Consejos de cuentas por cobrar con un enfoque de renovación total

Un enfoque de renovación total es un tema común en esta época del año. Las ventas de garaje abundan a medida que la gente se encuentra ocupada haciendo espacio en el garaje, tal vez para nuevas compras. Los proyectos de mejoras en la casa se están llevando a cabo dentro y fuera después de un invierno largo y duro. No nos olvidemos de la mejora personal impulsada por los pensamientos de una nueva temporada de trajes de baño que se acerca rápidamente. Sí, un enfoque de renovación total. Y, cuando se trata de tu pequeña empresa, no hay mejor momento para arreglar tus cuentas por cobrar para ayudarte a cobrar deudas más rápido.

“El flujo de caja es el sustento de una pequeña empresa. Los controles periódicos de las prácticas vigentes y las nuevas ideas pueden ayudarte a garantizar que maximizas el flujo de caja”, expresó Matt Steenson, jefe de la Banca empresarial de PNC.

Estas son cuatro formas de actualizar las prácticas de cuentas por cobrar antiguas:

1. Ofrece un plan de pago a tus clientes: Muchas compañías tienen clientes con los que hacen negocios en forma esporádica. Pueden efectuar muchas transacciones con el cliente durante períodos cortos, y luego el cliente puede estar inactivo durante unas semanas o incluso meses hasta que necesita servicios de nuevo. En estos casos, considera ofrecer un plan de pago. La distribución de los pagos durante 12 meses, por ejemplo, puede ayudar a generar un flujo de caja más uniforme para ti y gastos de efectivo más constantes para tu cliente. Y, es un recordatorio mensual de tus servicios prestados. Solo asegúrate de consultar con un abogado e incluir el lenguaje que te permita revisar periódicamente los términos para garantizar que estás cobrando con precisión por los bienes o servicios que proporcionas.





2. Proporciona a la factura de tu compañía un cambio de imagen: Como cualquier propietario de empresa o director financiero (Chief Financial Officer, CFO) experimentado sabe, un contratiempo en el proceso de facturación puede enviar tu pago al limbo. Si has notado cuentas por cobrar retrasadas últimamente, puede ser el momento de revisar tu factura estándar para asegurarte de que sea clara, contenga toda la información esencial requerida por los clientes y esté diseñada de una manera que sea fácil de procesar, sobre todo con los nuevos procesos digitales disponibles hoy en día. En particular, asegúrate de presentar de manera clara y precisa qué bienes y servicios proporcionó tu empresa y a qué tarifa, de modo que el departamento de cuentas por pagar de tu cliente no tenga que buscar detalles que podrían retrasar el pago.
3. Trata a un cliente moroso como a un cliente valorado: Es la estrategia de “obtener más moscas con miel”. Mejora tu flujo de caja dedicándote activamente al trabajo a veces desagradable de cobrar las cuentas por cobrar vencidas. Muestra la compasión que le permite al cliente “salvar las apariencias”. Evita ser conflictivo al principio para no darle una justificación al cliente para retener el pago. Involucrar a una agencia de cobros debe usarse muy poco y solo como último recurso.
4. Pronostica el futuro: Ya sea que busques un préstamo empresarial o que trabajes en un presupuesto para tu empresa, las dos primeras preguntas serán “¿Cuánto capital necesitas?” y “¿Con qué propósito?”. Pero esto no debería ser una tarea de una sola vez por año. Revisa estas dos preguntas cada mes. Asegúrate de incluir en tu evaluación el capital que podrías necesitar para las compras de activos a largo plazo, como equipos, vehículos o tecnología. Compara el capital que necesitas frente a la cantidad de efectivo que esperas recibir de las operaciones comerciales y cuánto dinero en efectivo se puede recaudar vendiendo activos o recaudando capital.

“Siempre que sea posible, opta por recibir el pago mediante el procesamiento electrónico”, expresó Steenson. “Esperar un cheque impreso puede retrasar el efectivo en tu empresa durante tres a 10 días”.

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Si encuentras que tus clientes necesitan incentivos adicionales para acelerar los pagos, Matt Steenson sugiere ofrecer un descuento por pago anticipado o a tiempo. Muchos programas de facturación para las pequeñas empresas incluyen estas opciones de descuento como parte de tu factura.