Tu gestor de registros fue adquirido. Como fiduciario, ¿qué debes saber?

El sector de la gestión de registros de planes de jubilación se ha consolidado rápidamente en las últimas dos décadas. La adquisición del gestor de registros de un plan de contribuciones definidas Taft-Hartley (DC) puede causar incertidumbre y crear preguntas que los fideicomisarios necesitan responder.

Muchas juntas directivas de planes Taft-Hartley están trabajando con sus asesores para entender la consolidación de los gestores de registros y los cambios potenciales que podría causar para su plan y sus afiliados. Las juntas directivas de los planes tienen el deber de actuar con la debida diligencia y hacer preguntas. Esto puede adoptar diferentes formas, desde la informal hasta la formal:

  • reunirse con el gestor de relaciones del gestor de registros;
  • una Solicitud de información (RFI); o
  • una Solicitud de propuestas (RFP).

Al emprender un proceso de evaluación, los fideicomisarios toman una decisión informada -basada en la debida diligencia- sobre la relación de gestión de registros.

Consolidación de la gestión de registros

Veamos primero por qué se produce la consolidación. Los proveedores de servicios de gestión de registros se enfrentan a la disminución de los márgenes de beneficio en un entorno competitivo en cuanto a los precios, y muchos de ellos no pueden realizar la inversión en la tecnología necesaria para lograr economías de escala, satisfacer las crecientes necesidades de los clientes y proteger a los participantes de los crecientes riesgos de ciberseguridad. Si la gestión de registros no es parte de su estrategia principal, los proveedores de servicios financieros pueden optar por desprenderse de estas operaciones para poder centrarse en sus principales líneas de negocio.

No hay indicios de que esta tendencia de consolidación se frene. Por ejemplo, en enero de 2021 solamente, Empower Retirement completó la adquisición del negocio de planes de jubilación de MassMutual y anunció que había llegado a un acuerdo definitivo para adquirir el negocio de 401(k) de SunTrust, y Ascensus llegó a un acuerdo definitivo para adquirir el negocio de gestión de registros de patrimonio BB&T de Truist Bank.

Abordar las responsabilidades de los fideicomisarios

¿Qué debes hacer si el gestor de registros de tu plan de DC es adquirido?

Como fideicomisario de un plan Taft-Hartley, la selección de proveedores de servicios adecuados es una de sus responsabilidades fiduciarias más importantes. ERISA exige que cumplas con esa responsabilidad con cuidado, habilidad y diligencia al actuar en el mejor interés de los participantes y beneficiarios del plan. Esto implica utilizar un proceso prudente a la hora de elegir a los proveedores del plan, un proceso informado, razonado y basado en una investigación rigurosa.

Incluso si no fuera una responsabilidad fiduciaria, los fideicomisarios del plan deberían realizar una evaluación exhaustiva tras la adquisición de su gestor de registros. Vale la pena señalar que una evaluación no significa que tengas que o incluso que debas publicar una RFP. Te animamos a que hagas preguntas y realices la debida diligencia.

Esta debida diligencia puede ayudarte a evaluar los posibles cambios en los niveles de servicio y las tarifas que podrían aparecer en el camino. Y, desde luego, no querrás perderte ninguna de las nuevas ventajas, como las mejoras tecnológicas y las funciones ampliadas que podrían mejorar la administración del plan y los resultados para tus afiliados. Y, si estos cambios no te parecen apropiados, puedes dar el paso de convocar una licitación.

Decidir cómo hacer las preguntas

En la introducción, mencionamos tres enfoques: solicitar una reunión, una solicitud de información y una solicitud de propuestas. En la siguiente tabla, comparamos estos enfoques.

 
  Solicitar una reunión Solicitud de información Solicitud de propuesta
Intención Hacer preguntas al proveedor actual Hacer preguntas relacionadas con el servicio al proveedor actual y posiblemente compararlas con las respuestas de otros proveedores Solicitar propuestas de servicio a un grupo de proveedores para determinar cuál sería el mejor para el servicio en cuestión
Nivel de complejidad Menos compleja Algo compleja La más compleja
Tiempo necesario Corto Mediano Mediano-largo
¿A quién se le envía? Proveedor actual Proveedor actual, otros proveedores opcionales Varios proveedores
Ofrece un panorama competitivo No Sí, suponiendo que haya varios proveedores implicados Sí, suponiendo que haya varios proveedores implicados
Cantidad de preguntas Suelen ser menos preguntas y suelen centrarse en aspectos clave de la relación con el proveedor actual Suele abarcar una gama reducida de temas relacionados con los principales ámbitos de interés Cubre una amplia gama de temas, como información básica, servicios, tarifas, equipo de servicio, por nombrar algunos


¿Cuáles son las preguntas importantes que hay que hacer?

El mensaje es claro: No te limites a seguir la corriente si el gestor de registros de tu plan Taft-Hartley DC es adquirido o se fusiona con otra organización. Tanto si decides seguir con el proveedor actual como si no, es importante tomar una decisión informada y documentar el proceso para hacerlo. Además de las preguntas habituales de los proveedores, puedes preguntar:

  1. ¿Qué es lo que hace el gestor de registros y qué uso hace del trabajo organizado?
  2. ¿Cuál es su enfoque sobre la educación de los afiliados y el bienestar financiero?
  3. ¿Cuál es la experiencia del gestor de registros en el trabajo con planes multiempresariales y sus profesionales (TPA y consultores de inversión)?
  4. ¿Cambiará la experiencia de los afiliados?
  5. ¿Habrá funciones y servicios adicionales con la nueva organización? ¿Perderá nuestro plan alguna función o servicio?

Las respuestas a este tipo de preguntas te ayudarán a asegurarte de que comprendes bien la nueva relación y su impacto en el plan. Si las respuestas a alguna de ellas te hacen dudar, puede ser un buen indicador de que una RFI o RFP sería beneficiosa.

Pensamientos finales

Tu asesor debería mantenerte al día sobre las tendencias de consolidación de los gestores de registros, las implicaciones para tu plan y la importancia de utilizar un proceso disciplinado para evaluar tu relación con los gestores de registros. Ya sea que ese proceso de evaluación sea una reunión informal, un proceso formal de solicitud de propuestas o cualquier cosa intermedia, esto puede ayudar a la junta directiva de tu plan a estar seguro de que tu relación con el gestor de registros sigue siendo apropiada.

Para más información o para obtener ayuda en la emisión de una RFP para gestores de registros, comunícate con tu representante de PNC.