Tu compañía de bienes raíces comerciales siempre ha sido vulnerable al fraude. Investigaciones recientes descubrieron que el 88 % de las compañías entrevistadas fueron objetivos del fraude cibernético en 2019.[1] Sin embargo, el fraude ha seguido aumentado durante los desafíos de la COVID-19 y los desafíos económicos de hoy en día.

Compañías de todos los tamaños están utilizando procesos operativos y procedimientos no estándar, ya que ha surgido la necesidad de adaptarse a las nuevas situaciones de trabajo. Gran parte del personal de oficina, si no todo, está trabajando desde casa. Los empleados a cargo de las actividades de pago quizás no tengan acceso al mismo respaldo impreso que normalmente tu empresa puede requerir para las solicitudes de pago. De manera similar, es posible que iniciar un pago conlleve una mayor cantidad de trabajo manual en comparación con los sistemas automatizados que tienen controles integrados. Por esta razón, en un afán por asegurar que tu empresa siga operando sin problemas y reducir al mínimo los retrasos en el procesamiento de pagos, los empleados pueden verse tentados a saltarse los controles estándar en el preciso momento en el que deberían tener mucho más cuidado.

Las situaciones siguientes se basan en estratagemas reales que fueron reportadas a Bienes raíces PNC por clientes de bienes raíces comerciales. ¿Tú o tu equipo han oído hablar de una actividad fraudulenta como las siguientes, o han sido víctimas de una?

Cierre de propiedades: muchas personas diferentes pueden estar involucradas en el cierre del préstamo comercial. Puede haber una oleada de correos electrónicos provenientes de abogados u otras personas que trasmiten instrucciones de pago, lo que genera la oportunidad para que ocurra el fraude durante el proceso de pago. Bienes raíces PNC está al tanto de varias ocasiones en las que las instrucciones de pago fueron redirigidas a la cuenta de un estafador a través de un correo electrónico vulnerado. Además del retraso del cierre, esta actividad delictiva puede llegar a provocar que una empresa pierda millones de dólares.

Depósito de cheques: aunque ha habido un aumento en el número de pagos electrónicos, en 2018 se realizaron 14,500 millones de pagos con cheque.[2] Esto incluye tanto los pagos de empresa a empresa como los pagos de empresa a inquilino. Debido a la expansión de la capacidad de los dispositivos móviles, ahora es posible depositar cheques desde tu teléfono. Los estafadores están robando los cheques y los están depositando desde su teléfono para luego cobrarlos en su banco local antes que el sistema se actualice, lo cual puede generar pérdidas considerables para la empresa.

Actualización de información: la información de pago de los inquilinos, los proveedores y los empleados cambia frecuentemente, lo que requiere actualizaciones constantes, a menudo deprisa. Esto puede provocar que tu personal ignore los protocolos apropiados, y que esto dé lugar a que se realice un depósito a una cuenta fraudulenta o a que el pago de un proveedor sea enviado directamente al delincuente.

Tres herramientas para combatir el fraude

Los riesgos antes mencionados podrían haberse disminuido al emplear las herramientas y los servicios de administración de tesorería que ofrece tu banco.

  1. Durante el proceso de cierre del préstamo o al momento de actualizar la información del sistema, los servicios de verificación de cuenta pueden ayudar a identificar las discrepancias entre el nombre del beneficiario que figura en la cuenta de pago y tu beneficiario previsto, lo que te permite validar la información antes de liberar los fondos.
  2. Validar las solicitudes de pago directamente con el supuesto solicitante también puede ayudar a reducir el riesgo. La verificación debe hacerse mediante el contacto directo con una persona conocida que utilice un número de teléfono conocido. Es muy importante no verificar el pago por correo electrónico ni mediante el número de teléfono proporcionado en el correo electrónico.
  3. Los programas Positive Pay y ACH Positive Pay te permiten monitorear los débitos que se procesan para pago con cargo a tu cuenta y rechazar las transacciones no autorizadas antes de que ocurran pérdidas.

Mientras continúas evaluando tus procesos de administración de tesorería y defiendes tus cuentas contra el fraude, hay dos aspectos a considerar.

Primeramente, continúa educando a tu personal al realizar pruebas aleatorias e impartir sesiones de capacitación. Ser consciente de los diferentes tipos de fraude que afectan tu industria es la mejor primera línea de defensa.

En segundo término, confirma que tus cuentas utilicen las herramientas de protección contra fraude que ofrecen tus instituciones financieras o tus compañías de seguros.