Si estás dirigiendo una firma de servicios profesionales, probablemente hayas notado que tu mayor desafío es también tu mayor oportunidad: tu camino hacia la expansión conlleva una inmensa flexibilidad. Por ejemplo, si estás ofreciendo consultoría, podrías contratar a un equipo y expandirte a una agencia. También puedes enseñar en talleres, desarrollar software o hacerte cargo de nuevos tipos de productos.

Con tantas oportunidades potenciales, puede ser difícil averiguar el camino que es adecuado para ti en el futuro. La expansión también puede introducir nuevos riesgos e incertidumbres: uno de los más grandes es tu flujo de caja. ¿Cómo te preparas para una posible pérdida inicial? ¿Cuándo será el momento adecuado?

Estas son las lecciones que la fundadora de una agencia de mercadotecnia, Crystal Kendrick, presidenta de The Voice of Your Customer, aprendió de la transición de su empresa de un servicio de compras secreto a una consultoría de mercadotecnia de pleno derecho.

Fortalece tu posición financiera

Como propietario de una pequeña empresa, la salud de tu empresa está en tus manos: depende de ti establecer la estrategia y absorber los riesgos. Por ello, antes de tomar la decisión de expandirte, debes estar preparado mentalmente para un gran cambio en tu flujo de trabajo. Sobre todo, necesitas tener una reserva financiera que te haga sentir empoderado y en paz con tu decisión. ¿Por qué tomar riesgos personales innecesarios?

“Cuando inicié mi empresa, fui muy afortunada de estar en una situación financiera personal aceptable, ya que no tenía mucha deuda personal y mi hipoteca era asequible para mi estilo de vida...” expresa Kendrick. “Mis costos iniciales fueron bajos porque inicié mi empresa en casa”.

Antes de que Kendrick incluso tuviera planes para hacer crecer su negocio, mantuvo sus costos bajos para asegurarse de que pudiera crear una reserva financiera personal.

“Simplemente tuve la suerte de tener una empresa rentable y estable, además de una línea de crédito que me permitía funcionar”, expresa Kendrick. “Desde el principio, priorizaba tener bajos costos mensuales y bajos costos fijos, tanto personal como profesionalmente, lo que me permitió cubrir los gastos iniciales”.

Al principio, los altos márgenes pueden colocar a tu empresa en la mejor posición posible para crecer y con el tiempo, los ahorros generados por los bajos costos pueden sumarse.

Diversifica tu cartera de clientes y estructuras de pago

Cuando Kendrick tomó la decisión de hacer crecer su negocio de un servicio de compras secreto a una agencia de mercadotecnia, se comprometió a lograr su objetivo de no tener deudas. Aunque dependía de unas cuantas líneas de crédito, se enfocó en poder pagar sus cuentas en su totalidad cada mes. Ella acredita su rentabilidad temprana a su sólido control sobre el flujo de caja.

“Cuando uno está haciendo negocios con corporaciones, uno se arriesga a lidiar con ciclos de pago largos”, expresa Kendrick. “Por esa razón y para evitar problemas de cobros, nos centramos en el crecimiento de nuestra cartera de clientes de organismos gubernamentales que nos pagaban en ciclos regulares”.

“El año fiscal del gobierno es de 1ro de julio a 30 de junio, así que mis ingresos entraban en grandes cantidades durante el verano, pero no eran tan abundantes durante el invierno”, expresa Kendrick.

Para evitar posibles contratiempos en los ciclos de pago y para crear ingresos más estables, tomó la decisión de diversificar su cartera de clientes según sus años fiscales, trabajando con empresas locales que trabajan en un año calendario de 1ro de enero a 31 de diciembre.

“Y hacer eso nos permitió gestionar mejor nuestro flujo de caja, y nuestros recursos, y nuestros horarios de trabajo, y nuestra eficiencia porque ahora estábamos haciendo más trabajo durante el año y recibíamos más pagos durante el año, en lugar de grandes sumas globales al mismo tiempo cada año”, expresa Kendrick.

Mantén a los asesores financieros cerca

Una de las lecciones más importantes que aprendió Kendrick fue mantener cerca a sus asesores financieros.

“Necesitas tener una buena relación con tu tenedor de libros y tu contador”, expresa Kendrick. “Si solo hablas con estos individuos una vez al año, te arriesgas a meterte en un lío”.

Para Kendrick, ese lío era una gran carga tributaria imprevista durante su primer año de negocios. Al haber pasado por este desafío, ella enfatiza la importancia de mantener cerca a los asesores financieros durante las etapas de expansión de una empresa.

“No estaba separando mis costos o gastos correctamente”, expresa Kendrick. “Es importante tener esta orientación por adelantado, para crear un plan de crecimiento sostenible y predecible, garantizando al mismo tiempo que tus líneas de crédito personales permanezcan intactas”.

Fue un buen consejo financiero que ayudó a Kendrick a darse cuenta de que el flujo de caja estaba enteramente en sus manos.

“Un simple cambio que hicimos cuando nos expandimos fue a nuestras prácticas de facturación”, expresa Kendrick. “Ahora pedimos un 5 o un 10 por ciento, una pequeña cantidad, por adelantado solo para asegurarnos que estamos configurados eficazmente en los sistemas de pago de nuestros clientes y que no surjan problemas cuando facturamos el monto total”.

Es una técnica logística sutil que le da a Kendrick un mayor control y previsibilidad sobre sus finanzas. En cualquier momento dado, puede predecir la situación de caja de su empresa. ¿El resultado? Kendrick también tiene previsibilidad sobre la estrategia de expansión de su compañía.