Es difícil exagerar hasta qué punto la pandemia cambió el funcionamiento de las empresas y su relación con los clientes. Casi de la noche a la mañana, las compañías tuvieron que ingeniárselas para pasar al trabajo a distancia y atender a clientes con los que ya no se podía reunir en persona.

Aunque los retos a los que se enfrentaban las compañías tenían muchos matices en función de su industria y tamaño, la respuesta para muchos era la misma: aumento de la digitalización. Un informe de McKinsey & Company ha revelado que la pandemia aceleró en cinco años el paso de la economía mundial a lo digital. Ese cambio se manifiesta en todo, desde una fuerza laboral desde cualquier lugar cada vez más numerosa hasta el uso acelerado de bots y automatización para responder a las preguntas de los clientes.

Aunque no se discute que la pandemia aceleró las inversiones en digitalización, sería un error pensar que es la única razón por la que las compañías se han movido tan agresivamente para adoptar las herramientas digitales. De hecho, las compañías han estado digitalizando sus operaciones de forma constante durante todo el tiempo que ha progresado la innovación tecnológica, es decir, durante mucho tiempo.

Un área en la que las empresas han centrado sus esfuerzos de digitalización es en la administración de gastos, los sistemas y herramientas utilizados para procesar, pagar y auditar los gastos de los empleados, como los viajes y el entretenimiento. De hecho, una encuesta reciente ha revelado que el 47 % de las empresas utilizan un software de gastos específico, frente al 35 % en el 2019.

Los beneficios de la digitalización de los gastos

Una forma de entender por qué tantas compañías están explorando la digitalización es poner de manifiesto las ineficiencias, los costos y la frustración que conlleva la administración de gastos manual y en papel. Piensa en el proceso habitual que se desencadena cuando un empleado vuelve de un viaje de negocios y presenta una pila de recibos en papel y un informe de gastos.

Por parte del empleador, alguien tiene que revisar y examinar todos esos gastos para asegurarse de que se ajusten a la política de gastos de la compañía. Esto lleva tiempo y esfuerzo y a veces puede dar lugar a errores al transferir la información de un formulario a otro. Por parte de los trabajadores, el tiempo requerido para recuperar los gastos legítimos de la empresa no hace más que generar frustración.

La digitalización de los gastos elimina muchos de estos problemas e ineficiencias al desechar los formularios en papel y los procesos manuales. Entre los beneficios más destacados están:

Menores costos de procesamiento de gastos Según una estimación, el costo medio de procesar un informe de gastos de un empleado es de $58 En cambio, la digitalización introduce la automatización, que tiene como beneficio la mejora tanto de la velocidad como de la precisión del procesamiento. También puede reducir el costo a menos de $10

Mejora del flujo de caja La mayor rapidez en el procesamiento de los gastos, naturalmente, es algo que encanta a los empleados, ya que reciben rápidamente el reembolso de los fondos personales que han gastado en nombre de la compañía. Pero la velocidad de reembolso que permite la digitalización también ayuda a las compañías a gestionar mejor su flujo de caja.

Reducir las infracciones de gastos Gran parte del trabajo de quienes revisan y aprueban los gastos de los empleados es asegurarse de que cada compra se ajusta a la política de gastos de la compañía. Ese trabajo es mucho más fácil (y rápido) cuando el software incorpora controles que rechazan automáticamente o incluso impiden los gastos no autorizados. Una herramienta cada vez más popular para hacerlo es el uso de tarjetas virtuales. Se pueden emitir tarjetas virtuales a los empleados, que pueden utilizarlas solo para gastos específicos durante un periodo de tiempo definido (los empleadores pueden personalizar el uso de las tarjetas virtuales).

Cómo iniciar el viaje a la digitalización

Cualquier compañía que haya buscado algún nivel de digitalización sabe que el viaje puede ser a veces un poco accidentado. El éxito de la implementación de las nuevas herramientas digitales implica buenas elecciones y una comunicación consistente con los empleados que las van a utilizar.

Estos son los pasos para empezar:

Selecciona un software de gestión de gastos Hay muchas opciones disponibles, pero encontrar la adecuada para tu compañía significa hacer buenas preguntas. ¿Cómo se integrará el software con las soluciones digitales que ya utilizas? ¿Puede configurarse el sistema para abordar los flujos de trabajo que sigues? ¿El software es fácil de usar? ¿Otras compañías de tu industria y de tu tamaño utilizan el software que estás considerando?

Cumplir las normas Tu compañía ya tiene normas que regulan los gastos de los empleados. Asegúrate de que el software que elijas sea capaz de incorporar esas reglas.

Formar y educar Incluso el mejor software de gastos digitales de fácil uso no será adoptado ni utilizado por los empleados sin un poco de ayuda. Tómate el tiempo necesario para enseñar a los empleados y a los directivos a utilizar el software y haz hincapié en cómo les facilita la vida y mejora las perspectivas de la compañía.