Si estás ordenando tu vida financiera para comenzar el año, otro factor que debes considerar es: ¿cuánto tiempo debes conservar los documentos financieros?

“En realidad, muchas personas conservan los documentos durante mucho más tiempo de lo que deben”, expresa el estratega patrimonial sénior de PNC, Jim Benedict, que tiene tu oficina en Charlotte, Carolina del Norte. “Es bueno tener cuidado con tus documentos, pero eso no significa que debas conservarlos todos para siempre”.

Para estar seguro, guardar tus documentos puede ahorrarte muchas molestias si un prestamista, minorista o gobierno disputa tu información financiera. Benedict señala que los documentos pueden confirmar donaciones benéficas si eres auditado por el IRS o ayudarte a confirmar que has pagado una deuda. Y algunos documentos, como los documentos de planificación patrimonial, deben conservarse para siempre.

“No todos los documentos financieros son creados iguales, así que debes tener cuidado con lo que tienes y lo que descartas”, expresa.

No es divertido tratar de conseguir documentos cuando has perdido los originales. Haz el esfuerzo de mantenerlos protegidos y seguros desde el principio para que no tengas que preocuparte en el caso de que ocurra algo terrible, como un incendio o una inundación.

Debes hablar con tu experto financiero si tienes preguntas o inquietudes específicas, pero aquí te proporcionamos una pauta rápida respecto a si debes guardar o triturar tus documentos:

Ahorrar

  • Documentos de planificación patrimonial: un testamento, un poder notarial, una directiva de atención médica y cualquier documento relacionado con tus bienes debe protegerse, ya sea en una caja de seguridad o una caja fuerte ignífuga.
  • Certificados de acciones: Benedict expresa que nunca deberías conservarlos por tu cuenta. En cambio, pide a tu corredor que los conserve. Sin embargo, si tienes certificados en papel, deben guardarse en un lugar seguro. “Puede llevar mucho tiempo reemplazar los certificados de acciones extraviados”, afirma Benedict. Sucede lo mismo con cualquier tipo de bono.
  • Avisos de amortización del préstamo: consérvalos para siempre, ya que un día puedes necesitar pruebas de que efectivamente pagaste un préstamo, incluidos los préstamos estudiantiles y los préstamos para automóviles.
  • Certificados de nacimiento y defunción, licencias de matrimonio, tarjetas del seguro social, documentos de baja militar, pólizas de seguro de vida permanentes: consérvalos para siempre en un lugar seguro.
  • Declaraciones de impuestos: como regla general, todas las declaraciones de impuestos y cualquier documento que respalde tus presentaciones deben conservarse durante siete años. En caso de ser auditado, el IRS te pedirá registros bancarios, cheques cancelados y recibos que respalden tu declaración. Benedict señala que el IRS espera reclamaciones de donaciones benéficas respaldadas con el recibo de la organización benéfica que mencione el nombre de la organización benéfica, la fecha de la donación y el monto. “Un cheque cancelado no será suficiente”, expresa.
  • Registros de propiedades: los documentos de préstamos hipotecarios y de préstamos con garantía hipotecaria deben conservarse, al menos, hasta que se paguen, pero es una práctica recomendable conservar el registro como un seguro de que pagaste los préstamos. Conserva los registros de levantamiento de gravámenes.
  • Recibos de mejoras del hogar: cuando vendas tu vivienda, puedes limitar tu impuesto sobre las ganancias de capital añadiendo las mejoras que has realizado en el hogar, a lo largo de los años, al monto que pagaste por la vivienda. Las mejoras incluyen ampliaciones, tejado nuevo y paisajismo. Pero debes tener pruebas.

Triturar

  • Comprobantes impresos de recibos de pago de salario : tritúralos al final del año. Solo asegúrate primero de que los comprobantes coincidan con el formulario W-2 anual de tu empleador.
  • Recibos y estados de cuenta de tarjeta de crédito: tritúralos una vez que hayas comprobado que tu estado de cuenta mensual coincide con los recibos.
  • Facturas: puedes triturar tus facturas tan pronto como se haga efectivo tu pago.
  • Documentos legales, como poderes notariales, pasaportes y testamentos anteriores: tritúralos una vez que los nuevos se hayan firmado y guardado correctamente. No querrás que los documentos anteriores caigan en manos equivocadas, y quedes expuesto al robo de identidad.

“Es prudente saber lo que debes conservar y lo que debes triturar”, expresa Benedict. “Dado que tenemos problemas con el hecho de que nuestras identidades sean robadas, no querrás hacer más fácil el hecho de que los estafadores o delincuentes cibernéticos te causen problemas”.