Fundamentos de elaboración de presupuestos empresariales: su hoja de ruta para la asignación inteligente de ingresos

La elaboración de presupuestos financieros eficaz es un paso clave para la planificación y el análisis financieros de cualquier empresa. Sin embargo, ¿qué cantidad debe asignar a cada actividad para asegurar operaciones sin contratiempos e impulsar el crecimiento? No existe una respuesta universal, ya que eso depende de las condiciones del mercado, las proyecciones de ingresos, los costos, los márgenes de ganancias, el flujo de caja y otros factores.

Lo que es más importante aún, diferentes sectores requieren un enfoque diferente en cuanto a la elaboración de presupuestos. Este artículo muestra cómo asignar el presupuesto de su empresa basándose en industrias específicas, como las de atención médica, ventas minoristas, restaurantes, fabricación, alimentos y bebidas, agronegocios y servicios profesionales.

Comprender las principales categorías de presupuestos

Antes de profundizar en la asignación del presupuesto para sectores específicos, revisemos las seis categorías primarias que debe cubrir.

1. Gastos operativos

Esta categoría incluye los costos de las actividades esenciales cotidianas que se realizan para mantener el funcionamiento de su empresa. Los gastos operativos a menudo absorben una parte considerable del presupuesto de una empresa (p. ej., el 30 % de los ingresos totales). Por ello, es fundamental monitorear y optimizar dichos costos para la sostenibilidad a largo plazo.^[1] Los gastos operativos pueden cubrir el alquiler o el pago de arrendamiento para espacios de oficina, ventas minoristas o fabricación, los servicios públicos (p. ej., electricidad, agua, Internet y telefonía), seguros (p. ej., de propiedad, responsabilidad civil, etc.), suministros de oficina, licencias o suscripciones de software, mantenimiento y costos de reparación.

2. Nómina y dotación de personal

Muchas empresas gastan entre el 15 % y el 30 % de sus ingresos totales en gastos relacionados con los empleados.^[2] Los gastos de nómina y dotación de personal a menudo incluyen los salarios y sueldos por hora de los empleados, las bonificaciones y comisiones, los impuestos sobre nómina y los beneficios (p. ej., seguro médico, contribuciones para la jubilación), los programas de capacitación, incorporación y desarrollo profesional, así como los costos de mano de obra de los contratistas o trabajadores autónomos. Destinar un presupuesto suficiente para ofrecer una remuneración justa y permitir el crecimiento de los empleados puede ayudarle a atraer y retener a los mejores talentos al mismo tiempo que reduce los costos relacionados con la rotación.

3. Marketing y publicidad

El marketing es indispensable para la adquisición de clientes, la conciencia de marca y el crecimiento de los ingresos. La inversión insuficiente puede afectar su visibilidad y sus ventas, mientras que gastar en exceso sin tener un rendimiento de inversión claro puede agostar sus finanzas. Muchas empresas destinan entre el 5 % y el 10 % de sus ingresos totales a esta categoría.^[3] Su presupuesto de marketing y publicidad puede cubrir diversas actividades, por ejemplo, anuncios digitales, marketing por correo electrónico, marketing de contenido (p. ej., publicaciones en blogs, videos, optimización de motores de búsqueda), servicios creativos, patrocinios y eventos.

4. Crecimiento e inversión

Esta categoría incluye el dinero que se asigna para ampliar su empresa, mejorar los productos o servicios y realizar la compra de activos a largo plazo. Equilibrar las necesidades a corto plazo con la visión a largo plazo es fundamental para seguir siendo competitivo, y un ejemplo de asignación en esta categoría ronda el 10 % de los ingresos totales^[4]. Puede invertir en nuevos equipos o tecnología, investigación y desarrollo (R&D, por sus siglas en inglés), expansión a nuevas ubicaciones, lanzamiento de nuevas ofertas, automatización de los procesos de la empresa, capacitación de directivos y construcción de infraestructura interna.

5. Ahorros y fondos para emergencias

Muchas compañías asignan entre el 5 % y el 10 % de sus ingresos totales para financiar emergencias y cubrir gastos imprevistos para prevenir que dichas emergencias dificulten las operaciones del día a día.^[5] Contar con una reserva de efectivo suficiente asegura que no tenga que contraer deudas cuando se presenten eventos imprevistos. Debe considerar tener un fondo para emergencias que cubra de tres a seis meses de gastos operativos y dejar reservas para cubrir los períodos estacionales en los que hay pocas ventas. Además, es indispensable tener una reserva de efectivo para mitigar las desaceleraciones del mercado o las interrupciones de la cadena de suministro.

6. Pago de deudas

Las empresas de todos los tamaños pueden recurrir a préstamos o líneas de crédito para adquirir capital inicial, realizar una expansión o comprar equipo. Aunque las deudas no son intrínsecamente malas, la administración deficiente de las deudas puede obstaculizar el crecimiento. Liquidar sus deudas de forma constante y estratégica puede mejorar su capacidad crediticia, flujo de caja y salud financiera. La cantidad que una empresa asigna para cubrir los pagos mensuales de préstamos, los saldos de las tarjetas de crédito, el financiamiento de equipo, las líneas de crédito empresariales, etc., es variable, pero debe ayudarle a mantener su relación deuda-ingresos por debajo del 50 %.^[6]

Un ejemplo de asignación para esta categoría es del 5 % al 10 % de los ingresos totales^[6] para cubrir los pagos de préstamos mensuales, los saldos de las tarjetas de crédito, el financiamiento de equipo, las líneas de crédito empresariales, etc.

Elaboración de presupuestos empresariales por industria

Cada industria tiene requisitos particulares, y comprender los patrones de gasto típicos dentro de su sector puede ayudarle a tomar decisiones más inteligentes y estratégicas. Revisemos cómo personalizar las asignaciones de su presupuesto en función de las normas y las demandas operativas de la industria.^[7][8][9]

Asignación de presupuesto para empresas de atención médica

Las organizaciones de atención médica a menudo tienen costos fijos elevados (p. ej., seguros, cumplimiento y equipo) y deben contratar profesionales calificados. Además, deben mantenerse actualizadas con respecto a la tecnología médica y los sistemas de administración de pacientes o invertir en la ampliación de las instalaciones. Es indispensable dejar fondos de reserva para las contingencias legales y regulatorias, incluso en el caso de los consultorios pequeños. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para empresas pertenecientes al sector de atención médica:

Gastos operativos: del 30 % al 40 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 40 % al 50 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Crecimiento e inversión: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.

Asignación de presupuesto para empresas minoristas

Las empresas minoristas deben mantenerse visibles y ágiles. Por lo tanto, el marketing y los sistemas de inventarios representan inversiones clave. Las empresas minoristas en línea se inclinan al alza en marketing y a la baja en gastos operativos, mientras que las tiendas físicas normalmente asignan un mayor porcentaje de sus ingresos a los gastos operativos. También debe ser flexible en cuanto a la inversión de crecimiento para agregar SKU (Unidad de Mantenimiento de Existencias) nuevos o expandirse a nuevas ubicaciones. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para empresas pertenecientes a la industria de ventas minoristas:

Gastos operativos: del 20 % al 30 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 20 % al 30 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 10 % al 15 % de los ingresos totales.
Crecimiento e inversión: del 10 % al 20 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.

Asignación de presupuesto para restaurantes

Los restaurantes demandan una intensa actividad de trabajo y operaciones. La dotación de personal es fundamental para la calidad del servicio, y el aumento de los costos de los alimentos puede poner presión en los presupuestos. También debe reservar fondos para emergencias para cubrir las inspecciones sanitarias, el malfuncionamiento de los equipos y las fluctuaciones estacionales. El marketing y la publicidad se deben centrar en el compromiso con la comunidad local, las reseñas y las plataformas de entregas, y ambos son indispensables para mantenerse en la mente de los clientes. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para restaurantes.^[10]

Gastos operativos: del 25 % al 35 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 30 % al 40 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Crecimiento e inversión: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: del 5 % al 15 % de los ingresos totales.

Asignación de presupuesto para empresas de fabricación

Las inversiones de capital, por ejemplo, la maquinaria, las instalaciones y las tecnologías de automatización de procesos dominan los presupuestos de crecimiento de las compañías de fabricación. Mientras tanto, los gastos operativos deben tener en cuenta las materias primas, los servicios públicos y la logística. Contratar mano de obra calificada y asegurar el cumplimiento en materia de seguridad puede aumentar los costos, mientras que la naturaleza que exige mucho capital que caracteriza a las operaciones puede generar más deudas. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para empresas de fabricación:

Gastos operativos: del 30 % al 40 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 20 % al 30 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.^[11]
Crecimiento e inversión: del 15 % al 25 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.

Asignación de presupuesto para empresas de alimentos y bebidas

Las marcas de alimentos y bebidas a menudo destinan el presupuesto a cuestiones de marketing para establecer la conciencia de marca y competir en un espacio abarrotado. El embalaje, la distribución y la colocación en tiendas minoristas representan los principales costos. Las compañías también deben asignar fondos para el crecimiento a fin de aumentar la producción y llegar a nuevos mercados. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para empresas pertenecientes a la industria de alimentos y bebidas:

Gastos operativos: del 25 % al 35 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 20 % al 30 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 15 % al 20 % de los ingresos totales.
Crecimiento e inversión: del 10 % al 15 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.

Asignación de presupuestos para agronegocios

La agricultura es una actividad estacional que requiere mucho capital y tiene elevados costos operativos en cuestiones de equipo, fertilizante, combustible, etc. Los fondos para emergencias son fundamentales para los riesgos del clima o la pérdida de cosechas. Muchas compañías también tienen deudas a largo plazo derivadas de la adquisición de terrenos y equipo. El marketing quizás sea mínimo para los productores de materias primas, pero es fundamental para los agronegocios que tienen modelos de especialidades o directos para el consumidor. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para compañías de agronegocios:

Gastos operativos: del 30 % al 40 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 15 % al 25 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Crecimiento e inversión: del 15 % al 20 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 10 % al 15 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.

Asignación de presupuesto para servicios profesionales

La nómina domina los presupuestos de las compañías que ofrecen servicios profesionales debido a que el talento y el tiempo son los principales generadores de valor. Los gastos operativos por lo general son bajos debido a que los gastos generales físicos son mínimos, mientras que los fondos para crecimiento a menudo se destinan a certificaciones, herramientas tecnológicas o expansión de servicios. Por lo general las deudas son menores, salvo en el caso de las compañías emergentes o las que realizan inversiones en infraestructura tecnológica. Este es un ejemplo de asignación de presupuesto para proveedores de servicios profesionales:

Gastos operativos: del 15 % al 25 % de los ingresos totales.
Nómina y dotación de personal: del 40 % al 60 % de los ingresos totales.
Marketing y publicidad: del 10 % al 15 % de los ingresos totales.
Crecimiento e inversión: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Ahorros y fondos para emergencias: del 5 % al 10 % de los ingresos totales.
Pago de deudas: hasta el 5 % de los ingresos totales.

Su camino hacia la elaboración de presupuestos inteligentes

Administrar su presupuesto no es un ejercicio de una sola vez. Siga estas mejores prácticas de elaboración de presupuestos para hacer ajustes a sus gastos en función de los objetivos y las necesidades empresariales:

Verifique su presupuesto cada mes y realice una revisión de gastos cada año.
Realice ajustes a la asignación con base en la etapa de ciclo de vida de su empresa y aborde las necesidades estacionales.
Consulte los estándares de referencia de la industria para perfeccionar la asignación de su presupuesto.

Asignar el presupuesto adecuado a las actividades pertinentes no es una tarea fácil, pero usted no está solo en este trayecto. PNC Bank apoya a las pequeñas empresas con una planificación cuidadosa y el financiamiento adecuado para crear un sólido presupuesto que cubra sus necesidades al mismo tiempo que sienta las bases para el crecimiento y la expansión. Reserve un horario con nuestro equipo para ver cómo podemos ayudarle.