A medida que el año llega a su fin, la mayoría de los propietarios de empresas empiezan a evaluar cómo han sido los últimos 12 meses para sus compañías. Utilizar un ojo crítico para evaluar las cosas que han ido bien, y para determinar lo que no ha funcionado, es una forma fácil y barata de hacer cambios esenciales.

Por ejemplo, un tema que puede salir a la luz durante este periodo de juicio son los costos ocultos y los cargos que han estado arrastrando tu cuenta de resultados. Si haces un seguimiento de esos costos ocultos (que a menudo se esconden a la vista), podrás determinar mejor cuáles debes reducir o eliminar por completo. Algunas de las siguientes sugerencias te harán ahorrar más que otras, pero recuerda que cuando se trata de reducir costos, cada pequeño detalle cuenta.

El costo: papel y tinta

Es posible que no puedas eliminar por completo los costos de papel e impresión de tu empresa, pero digitalizar elementos como los recibos y la facturación no sólo reducirá drásticamente los márgenes de estos elementos, sino que también es mejor para el medio ambiente. Por ejemplo, una encuesta[1] descubrió que las empresas desperdician un promedio del 14% de sus ingresos en ineficiencias relacionadas con los documentos y la impresión, e imprimen un promedio de 10,000 páginas (con un valor aproximado de $725) por empleado al año. Si eso no es un incentivo suficiente, considera que sólo en Estados Unidos utilizamos aproximadamente 12.4 millones de árboles al año (y una tonelada de otros recursos) para imprimir nuestros recibos de papel[2].

El costo: Calefacción y acondicionamiento ineficaz

Puede parecer insignificante, pero si trabajas en un entorno de oficina que exige un cierto nivel de calefacción y refrigeración a lo largo del año, hacerlo de forma ineficiente podría estar costándote mucho dinero. Cambiar a un termostato inteligente o programable te ayuda a personalizar el control de la climatización de tu oficina para que el aire o la calefacción nunca se queden encendidos accidentalmente. Mientras tanto, mejorar las ventanas, o al menos apretar las juntas de las ventanas y puertas, puede ayudar a evitar costosas corrientes de aire

El costo: Suscripciones

Los costos mensuales o anuales de las suscripciones pueden realmente acumularse para una empresa, al igual que lo hacen en nuestra vida personal. A veces esto es inevitable, pero es una buena idea comprobar anualmente las suscripciones de tu empresa para asegurarte de que estás utilizando todo lo que pagas. Los elementos a verificar que podrían estar en el bloque de corte incluyen cosas como almacenamiento en la nube, software operativo y teléfono y/o Internet.

El costo: Costos financieros

Suponiendo que hayas requerido capital inicial para poner en marcha tu empresa, es posible que hayas recurrido a un préstamo (o a varios) para financiarte. Es una estrategia empresarial sólida revisar todos los préstamos empresariales que tengas cada año para asegurarte de que las condiciones no han cambiado, y para determinar cuánto estás pagando por cosas como los intereses y las comisiones anuales y de tramitación. Si estás pagando mucho por estas cosas, puede ser el momento de considerar llamar a tu banco para ver si puedes negociar unas comisiones más bajas, o pensar en refinanciar a un producto con tasas más bajas.

El costo: Cargos de servicios esenciales

Al igual que ocurre con la financiación de los préstamos, una vez que leas la letra pequeña te sorprenderá saber cuánto estás pagando en concepto de tasas por otros servicios empresariales esenciales, como la televisión por cable y el seguro. De nuevo, considera pedirle a tu actual proveedor que reduzca los cargos, o busca opciones que sean más favorables para tu balance.

El costo: Espacio de oficina

Si algo nos han enseñado los últimos 17 meses es que las prácticas empresariales tradicionales son un blanco móvil. Cuando el mundo se cerró el año pasado, muchas compañías descubrieron que no sólo sus empleados podían trabajar a distancia, sino que en realidad eran más eficientes trabajando desde casa. Una encuesta reciente[3] encontró que casi la mitad de las compañías planeaban utilizar un modelo de trabajo híbrido para la segunda mitad del 2021, lo cual es bueno porque casi el 30 por ciento[4] de los profesionales trabajadores dijeron que renunciarían si se vieran obligados a volver a una oficina después de la pandemia. Además de la posibilidad de conseguir un equipo más centrado y productivo, la reducción del tiempo presencial en la oficina también ofrece a los propietarios la oportunidad de reducir, o eliminar por completo, los gastos generales derivados del espacio de la oficina y los costos de los servicios públicos.

El costo: Contracción

En el mundo empresarial, la contracción se refiere a la pérdida de existencias. Esto puede ocurrir por varias razones, como el robo, los errores de los vendedores y/o de los documentos. Según una encuesta del 2020[5], la contracción está en su punto más alto, representando el 1.62% de los resultados de un minorista y costando unos $61.700 millones. Averiguar de dónde proceden la mayoría de tus problemas de pérdida es un buen comienzo para mitigar este riesgo concreto. Por ejemplo, si el problema son los robos en las tiendas, invertir en una mayor seguridad podría ahorrarte dinero al final. Si se trata de errores técnicos, considera un mejor sistema de gestión de inventario que te ayude a seguir y mantener los datos. Aunque pueda parecer que invertir en algo como la seguridad o la gestión de inventarios supone un gran costo inicial, más que un recorte, si estas mejoras te ahorran pérdidas de negocio a lo largo del año, probablemente los costos valgan la pena.

Los propietarios de empresas exitosas saben que las necesidades del negocio cambian con frecuencia. Evaluar cómo gastaste el dinero el año pasado, y reconocer dónde podrías tomar mejores decisiones monetarias, puede ayudarte a mantener tu negocio en plena forma financiera cada año.