• Los seis controles de pago principales que debe implementar.
  • Medidas de seguridad en los reembolsos y recepción para bloquear estafas.
  • Acceso restringido y alertas en tiempo real para proteger la nómina.
  • Un plan de implementación de 30 días para poner en marcha la prevención de brechas.
  • Métricas clave a monitorear para fortalecer su defensa.

Las clínicas de atención médica mueven grandes sumas de dinero previsibles todos los días. Desde las transferencias electrónicas de fondos (EFT) de pagadores y los pagos de pacientes, hasta los ajustes y reembolsos, el volumen y la frecuencia de estas transacciones convierten a las cuentas operativas en objetivos atractivos para los delincuentes. Un cambio en los datos bancarios o un cargo no autorizado podrían pasar desapercibidos fácilmente, lo que agota la tesorería operativa y afecta al pago de nóminas.

El número de organizaciones de salud que perdieron más de $200,000 debido a ciberataques se cuadruplicó entre 2024 y 2025.[1] Las clínicas no deben tomarse las medidas de ciberseguridad a la ligera. La buena noticia es que unos cuantos controles bancarios orquestados estratégicamente y rutinas sencillas en recepción pueden bloquear muchos de los ataques más comunes. Aquí le mostramos cómo evitar que su clínica se convierta en una estadística más.

Los seis controles de pago principales para clínicas

Implemente estos controles de tesorería, simples pero efectivos, con la ayuda de un profesional de banca empresarial como PNC:

1. Reducir el número de cheques procesados

Los cheques en papel son uno de los métodos de pago de mayor riesgo y menor visibilidad. Reducir el volumen de cheques puede ayudar a disminuir la exposición a beneficiarios alterados, artículos falsificados e interceptación de correspondencia. En lugar de cheques, fomente el uso de pagos electrónicos para proveedores, reembolsos y transferencias internas siempre que sea posible.

2. Utilizar una solución de pago positivo

Si debe pagar con cheques, utilice una solución de Pago positivo para evitar que se cobren cheques alterados o falsificados. Usted envía al banco la información de los cheques que ha emitido, y este verifica el monto, el número de cheque y el beneficiario antes de liquidarlos. Usted puede revisar las excepciones en línea y detener cheques alterados o no autorizados antes de que se retiren los fondos.

3. Realizar la transición a pagos ACH

Los pagos ACH ofrecen un mayor control y rastreabilidad. Implemente aprobaciones dobles (es decir, separe las funciones de creación y aprobación de un pago) y filtros o bloqueos de ACH para reducir el manejo manual y minimizar el riesgo de desembolsos no autorizados. Adicionalmente, establezca un umbral de monto para partidas de alto riesgo, como reembolsos grandes o pagos a proveedores, y solicite una segunda aprobación.

4. Mejorar el proceso de desembolso controlado

El desembolso controlado es un servicio de administración de efectivo corporativo. Su banco proporciona una notificación diaria temprana de todos los cheques que se liquidan en una cuenta, lo que mejora la visibilidad del flujo de caja. Las clínicas pueden anticipar sus necesidades de liquidez e identificar transacciones inusuales en cuanto ocurren. Dado que la duración promedio de un fraude es de 12 meses, detectar actividades sospechosas a tiempo es fundamental para minimizar los daños.[1]

5. Actualizar las políticas, tecnologías y controles internos con regularidad

Los controles de seguridad solo son efectivos si se alinean con los flujos de trabajo actuales. Realice auditorías periódicas de sus funciones financieras y lleve a cabo verificaciones de antecedentes de sus empleados. Asimismo, implemente el control doble para los pedidos de medicamentos, material de laboratorio o suministros; proteja las terminales de tarjetas de crédito y el inventario de cheques ante personal no autorizado, y realice el seguimiento de sus finanzas con tecnologías de reporte en línea y conciliación.

6. Implementar una capacitación integral en seguridad de pagos

Sus equipos de recepción, facturación y finanzas son su primera línea de defensa. La capacitación continua y basada en funciones les ayuda a reducir errores, reconocer solicitudes sospechosas, seguir los procedimientos de verificación y derivar las inquietudes rápidamente a una instancia superior. Capacite a sus empleados para que estén atentos a estos comportamientos que son señales de alerta:

  • Vivir con lujos por encima de sus posibilidades.
  • Un divorcio reciente, problemas de dinero o dificultades familiares.
  • Relaciones inusualmente cercanas con proveedores o clientes.
  • Problemas de control, como la falta de disposición para compartir tareas o el cerrar sus escritorios con llave.
  • Acosar o intimidar a otros empleados.
  • Negativa a compartir funciones o a capacitar a otros.
  • Irritabilidad, suspicacia o actitud defensiva.
  • No tomarse días libres, trabajar por las noches o los fines de semana cuando no hay nadie más presente.

Implementación de medidas de seguridad en reembolsos y recepción

Los reembolsos son una de las formas más comunes de explotación en las clínicas. Aquí le mostramos cómo reducir sus riesgos:

  • Estandarice su proceso de reembolsos, por ejemplo: verificación de elegibilidad → aprobación por lotes → desembolso (RTP®/ACH el mismo día para mayor rapidez) → notificación automática al paciente. Mantener los reembolsos en un flujo por lotes reduce los errores y evita las brechas de seguridad oportunistas.
  • Realice una verificación antes de emitir un reembolso, cotejando la identificación del paciente, la fecha del servicio y el método de pago original. Asimismo, solicite una segunda revisión para casos fuera del patrón (por ejemplo, reembolsos elevados o reembolsos a una tarjeta distinta a la original).
  • Siga las normas de higiene para transacciones con tarjeta no presente (CNP) y utilice AVS (verificación de dirección) o confirmación de códigos de seguridad CVV. Implemente un proceso de verificación para inconsistencias o señales de alto riesgo. Asimismo, conserve los recibos y las descripciones para minimizar los riesgos de recargos.
  • Prohíba las solicitudes realizadas únicamente por correo electrónico para prevenir estafas de cambio de cuenta bancaria de proveedores o pagadores. En su lugar, llame a un número conocido (no al que aparece en el correo electrónico) para verificar la información de cuenta nueva o actualizada, y registre los detalles en su sistema.

Protección de la nómina: el corazón de su clínica

Una nómina estable y segura es fundamental para las operaciones de su clínica. Financie la nómina un día laboral antes y mantenga un margen operativo moderado para evitar las prisas de último minuto. Documente los horarios de corte, los períodos de aprobación y los aprobadores de respaldo para garantizar la consistencia.

Establezca una “vía de emergencia”: una opción de control doble y aprobada para casos excepcionales. Por ejemplo, las transferencias ACH el mismo día y las plantillas de transferencias electrónicas preaprobadas ayudan a gestionar correcciones de último minuto, evitando al mismo tiempo los pagos de formato libre y alto riesgo. También debe reforzar el control de acceso activando la autenticación de múltiples factores (MFA) y permitiendo que solo los directores financieros agreguen beneficiarios o cambien los datos bancarios. 

Por último, active las alertas en tiempo real para el período de nómina para nuevos beneficiarios, cargos de alto valor y cambios en los permisos de usuario. Esta medida de seguridad brinda a la dirección visibilidad inmediata sobre cualquier actividad inusual.

Un plan de implementación de 30 días y métricas de éxito

Siga este plan de implementación de cuatro semanas para establecer las bases del éxito a largo plazo.

  • Semana 1: active los “seis controles principales” e identifique las funciones (por ejemplo, quién crea y quién aprueba un pago). Además, active las alertas y asegúrese de que se envíen a las personas indicadas.
  • Semana 2: publique un procedimiento operativo estándar (SOP) de una página para reembolsos y un guión para la recepción. Configure las alertas de frecuencia de reembolsos y realice una prueba completa de un reembolso para verificar el flujo de trabajo.
  • Semana 3: realice simulacros de 20 minutos, como “cambio urgente de cuenta de proveedor” o “avalancha de reembolsos de viernes”. Recopile las lecciones aprendidas, capacite a su personal y perfeccione sus procesos.
  • Semana 4: realice una revisión de acceso de usuarios y elimine los inicios de sesión inactivos. Asimismo, documente la ubicación de los registros, la configuración de las alertas y las decisiones sobre excepciones para futuras revisiones.

No olvide realizar un seguimiento del desempeño de estas medidas. Registre las excepciones suspendidas (por ejemplo, mediante Pago positivo y filtros ACH), el tiempo del ciclo de reembolsos, el índice de recargos, el tiempo de respuesta a alertas y la tasa de éxito de la nómina para fundamentar las mejoras continuas.

Establecer una clínica resiliente al riesgo sin añadir complejidad

La prevención del fraude no tiene por qué ser abrumadora ni costosa. La combinación adecuada de controles de tesorería, medidas de seguridad en recepción y procedimientos de pago claros puede ayudarle a cortar de raíz los ataques más comunes. Al realizar un seguimiento de algunas métricas clave, podrá fortalecer sus procesos con el tiempo para lograr operaciones más rápidas y seguras.

Un profesional bancario de confianza con amplia experiencia en el sector de atención médica, como PNC, puede ayudarle a adaptar e implementar diversas medidas de seguridad para respaldar sus operaciones. Programe una cita con nuestro representante bancario empresarial y explore las maneras en las que podemos ayudarle a frenar las amenazas.