• Utilice una cuenta de depósito para consolidar desembolsos múltiples en el mercado.
  • Aislar los reembolsos y las transacciones devueltas para proteger el efectivo operativo.
  • Haga la conciliación diaria con una lista de verificación repetible y sencilla.
  • Integre los datos y los informes para una visibilidad integral.

La capacidad de vender a través de canales múltiples puede tener implicaciones positivas y negativas. Aunque las plataformas de comercio electrónico le proporcionan más formas de llegar a los clientes, también presentan retos cuando llega el momento de conciliar sus desembolsos.

Cada mercado tiene su propia cadencia de desembolso, reservas y estructura de cargos. Con frecuencia el efectivo que recibe no coincide con sus datos de ventas. Además, los reembolsos y las transacciones devueltas suceden en días diferentes, lo que oculta el rendimiento real y hace que la conciliación sea una pesadilla.

Sin un centro operativo central, el área de finanzas dedica horas a perseguir las diferencias de tiempo, mientras que el área de operaciones pierde confianza en los números. Afortunadamente existe una solución simple: estandarice el movimiento del dinero canalizando todos los desembolsos a través de una sola cuenta de depósito y mantenga una rutina de conciliación consistente para restablecer la claridad. Aquí le explicamos cómo.

Convierta la cuenta de depósito en su centro de liquidación

Entonces, ¿cómo puede aprovechar una cuenta de depósito para alcanzar una visibilidad predecible y minimizar esas problemáticas irritaciones que provoca el preguntarse "¿A dónde se fue el efectivo?"

Comience por canalizar todos los desembolsos de plataformas y procesadores a una cuenta de depósito: su única fuente de información verdadera sobre el efectivo. Añada una cuenta con saldo cero (Zero Balance Account, ZBA) como subcuenta para gestionar devoluciones y reembolsos, lo que impide que esas actividades distorsionen su efectivo operativo. También puede contar con una subcuenta de impuestos sobre las ventas para reservar. Utilice una estructura de comprobación analizada con crédito por ganancias para compensar los cargos en transacciones de gran volumen, y configure su sweep diario para transferir los saldos de depósito en exceso a una cuenta de ahorros o a una cuenta de depósito money market (MMDA).

Además, implemente una gestión ligera que no le desacelere. Las medidas pueden incluir derechos basados en las funciones, doble aprobación para pagos salientes, bloqueos/filtros de ACH y alertas en tiempo real para crédito/débito elevado, beneficiarios por primera vez y devoluciones de ACH.

Siga una lista de verificación para la conciliación diaria

Una conciliación consistente es la mejor manera de mantener la visibilidad y la claridad. Siga esta lista de verificación para cubrir todos sus aspectos:

  1. Obtenga informes de liquidación de cada mercado, carrito y procesador. Incluya información como la fecha de desembolso, ventas brutas, cargos, reservas, reembolsos, transacciones devueltas e importe neto.
  2. Equipare los créditos de la cuenta de depósito por monto, fecha o referencia. Establezca un umbral pequeño para la variación e investigue los elementos que lo excedan.
  3. Etiquete los cargos de la plataforma y los costos de procesamiento en categorías consistentes del libro mayor. Evite utilizar etiquetas abarcadoras (p. ej., “misceláneos”) que oculten el margen.
  4. Contabilice los reembolsos el día que ocurran y etiquete el pedido original. Actualice el inventario cuando sea necesario.
  5. Registre las transacciones devueltas con la identificación del caso, código de motivo y fecha de liberación prevista. Además lleve un registro mensual de ganancias/pérdidas.
  6. Realice el seguimiento de las reservas o retenciones en un cronograma sencillo para hacer que las liberaciones futuras sean predecibles.
  7. Cierre el día equiparando el saldo de la cuenta de depósito con el total neto de liquidación. Documente cualquier excepción en un registro breve (p. ej., propietario, razones y ETA).

Consejos profesionales:

  • Normalice los campos de descriptores/memorandos en las exportaciones bancarias para que las correspondencias sean automáticas.
  • Mantenga un glosario compartido de “excepciones” (p. ej., plazos, parciales, liberaciones de reservas) para agilizar las resoluciones repetidas.

Adquiera claridad en los márgenes con la integración de comerciantes e informes

Integre sus datos de comerciante y procesador directamente en su contabilidad o entorno de inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés) para consolidar por canal las ventas brutas, los cargos, reembolsos y las transacciones devueltas. Establezca informes diarios de financiamiento y cargos, y monitorice la tasa de aprobación, el tamaño promedio de los tickets y la proporción de devoluciones para entender el costo real por dólar recaudado.

Al establecer una recopilación de datos consistente, cree una vista sencilla del margen por canal con la fórmula siguiente:

ventas brutas – cargos de plataforma/procesamiento – promociones/descuentos – reembolsos/transacciones devueltas = contribución neta

Revise este resumen semanal con operaciones para conocer hacia dónde se está desviando su margen. Después, redirija el gasto hacia canales con márgenes más elevados o negocie mejores términos de plataforma/procesador, convirtiendo las perspectivas obtenidas de los datos en una palanca para el crecimiento.

Convierta el caos multicanal en claridad del efectivo

La venta multicanal no tiene por qué ser confusa. Cuando usted consolida los desembolsos en una sola cuenta de depósito y sigue un ritmo de conciliación consistente, el caos desaparece y da paso a la claridad. Un experimentado socio bancario como PNC, puede ayudarle a garantizar una transferencia de dinero ordenada de manera que pueda operar con confianza su empresa de comercio electrónico. Reserve una cita con un representante bancario para establecer una estructura de cuenta que respalde una venta multicanal eficaz.