Dirigir una pequeña empresa implica desempeñar varias funciones diferentes, y una de las funciones con las que debe sentirse cómodo si quiere que su empresa tenga éxito es la actividad contable. Tener un buen proceso de contabilidad para una pequeña empresa es necesario para comprender de dónde vienen sus ingresos, en qué está gastando dinero y qué áreas de su empresa son las más rentables. Conocer los pormenores de su flujo de caja puede ayudarle a tomar decisiones más informadas que pueden ayudar a hacer crecer su empresa.

Además, mantenerse al tanto de su contabilidad le será útil durante la temporada de impuestos cuando necesite proporcionar información detallada sobre sus ganancias y gastos.

Siga leyendo para ver más perspectivas sobre los conceptos básicos de contabilidad para pequeñas empresas.

Paso 1. Elija el método de contabilidad adecuado

Una manera de hacer que su proceso de contabilidad sea más sencillo es elegir el método que funcione para usted. Existen dos métodos populares a los que recurren la mayoría de las pequeñas empresas:

  • Partida simple: Con este método, registrará cada transacción financiera individual una sola vez en su registro de contabilidad general. El proceso de partida simple es una buena opción para las empresas unipersonales o los trabajadores independientes que únicamente realizan una o dos transacciones comerciales por mes.
  • Partida doble: El método de partida doble implica más trabajo pero le ayudará a evitar los errores de contabilidad, y este es el motivo por el cual normalmente es la mejor opción si tiene que gestionar muchas transacciones diferentes al mes. Con el método de partida doble, realizan dos asientos por cada transacción en dos cuentas diferentes, por ejemplo, la cuenta de dinero en efectivo y la cuenta de equipo si realizó la compra de un equipo. Hacer asientos dobles le da una segunda oportunidad para detectar cualquier error.

Con respecto a las cuentas, debe establecer las cuentas adecuadas para pequeñas empresas para gestionar correctamente el libro mayor de su empresa. Cuando de contabilidad se trata, las cuentas no se refieren a cuentas bancarias; sino que son simplemente las categorías que organizan determinadas transacciones financieras.

Estos son algunos ejemplos populares de cuentas:

  • Dinero en efectivo
  • Dividendos
  • Equipo
  • Ganancias retenidas
  • Salarios y remuneraciones
  • Cuentas por pagar
  • Cuentas por cobrar
  • Gasto por seguro
  • Gasto por interés
  • Ingresos por interés
  • Interés a pagar
  • Bienes raíces
  • Gasto por alquiler
  • Ingresos por alquiler
  • Gasto por suministros
  • Ingresos por servicios no devengados
  • Gastos de servicios públicos
  • Inventario
  • Capital del propietario
  • Ingresos por ventas
  • Suministros

Paso 2. Implemente un proceso de mantenimiento de registros confiable

La clave para lograr que la contabilidad sea un proceso fluido es mantenerse al día. Cuanto menos riguroso sea con respecto a mantener sus registros, más difícil le será gestionarlos, y más fácil será que pase por alto los ingresos y los gastos.

Hágase el hábito de registrar cualquiera de los siguientes eventos cuando menos una vez por semana (o idealmente, el mismo día en que ocurran):

  • Pagos de facturas
  • Compras
  • Facturas entrantes
  • Ventas

Paso 3. Elabore reportes financieros

Comprender cómo el dinero entra y sale de sus diferentes cuentas puede ayudarle a obtener perspectivas valiosas sobre la salud de su empresa, lo que le conducirá a la toma de decisiones más informadas con respecto a la forma en que opera su empresa.

Para tener una mejor comprensión de la salud financiera de su empresa, puede elaborar diversos reportes financieros.

Estos son tres reportes útiles para comenzar:

  • Balance general: El balance general es un documento que resume los activos, los pasivos y el capital de una empresa en un momento dado y muestra la condición actual de la empresa y su capacidad para expandirse o reservar dinero en efectivo.
  • Estado de ganancias y pérdidas (P&L): El estado de ganancias y pérdidas (P&L), que también se conoce como un estado de ingresos, presenta los ingresos, costos y gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado, y se utiliza para comparar las ventas y los gastos, así como para hacer proyecciones.
  • Estado de flujo de caja: El estado de flujo de caja es similar al estado de ganancias y pérdidas (P&L), pero excluye los rubros que no corresponden a dinero en efectivo, como la depreciación. También presenta las ganancias y los gastos de la empresa, al igual que la cantidad de dinero en efectivo de la que se puede disponer de inmediato para el pago de facturas.

La conclusión

Estos tres pasos son un punto de partida muy bueno, aunque a medida que su empresa crezca, deberá desarrollar aún más su proceso de contabilidad. Idealmente, llegará a un punto en el que pueda contratar un contador que le ayude a administrar las finanzas de su empresa. Mientras tanto, vale la pena investigar diferentes programas de software de contabilidad que le ayuden a optimizar su proceso de contabilidad y elaborar reportes financieros.