En un mundo cada vez más digitalizado, la implementación de procesos de gestión electrónica de tesorería ofrece a las empresas una vía esencial para avanzar, no solo para lograr eficiencia, sino también para gestionar su capital de trabajo de manera eficaz. A pesar de los avances tecnológicos, muchas empresas todavía dependen de procesos en papel para la gestión de sus cuentas por pagar y cuentas por cobrar. En 2024, el 92 % de las organizaciones seguía utilizando cheques, lo que indica una clara demora en la adopción de soluciones electrónicas en comparación con los pagos de empresa a consumidor.1
Aunque las compañías puedan tener razones válidas para seguir utilizando cheques y facturas en papel, las desventajas de esta práctica son evidentes. Además del riesgo de fraude, quizás el factor más importante sea la demora inherente que implica el envío y la recepción de documentos en papel por correo postal.
“Depender de pagos o facturas en papel implica depender del servicio postal, y esto conlleva retrasos”, señaló Scott Bellomo, ejecutivo de operaciones de Administración de Tesorería de PNC. En los últimos años, el tiempo de tránsito del correo se ha deteriorado de forma considerable, al grado de que puede tomar semanas para que una factura física o un pago con cheque llegue a su destino previsto. Para gestionar eficazmente el capital de trabajo, el objetivo constante de una compañía debe ser reducir los días de cuentas por cobrar (DSO, por sus siglas en inglés) y agilizar la recuperación de los saldos de los clientes. Depender únicamente del servicio postal y de los procesos en papel solo contribuye a prolongar los plazos establecidos”.
Además de los retrasos, otros factores externos pueden añadir complicaciones, como la disponibilidad de empleados para manejar tareas de procesamiento de documentos físicos. Las interrupciones en la continuidad comercial operativa, como las ocurridas durante la pandemia de COVID-19 y los recientes desastres naturales en diversas regiones del país, pueden impedir a las empresas gestionar la impresión y el envío de facturas, así como el procesamiento de pagos recibidos en sus oficinas.
“Esto es algo que observamos durante la pandemia, cuando las empresas que no podían acudir a sus oficinas tuvieron que improvisar soluciones”, señaló Bellomo. Las entidades que obtuvieron los mejores resultados en aquel entonces y que siguen desempeñándose más eficazmente hoy en día son aquellas que minimizaron el uso de papel y destinaron el capital necesario para actualizar sus sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), con el fin de adaptarse a un entorno favorable al ámbito digital. Desarrollaron soluciones de circuito cerrado en las que pueden presentar facturas y realizar pagos electrónicamente”.
La optimización del ciclo de conversión de efectivo depende en gran medida de contar con soluciones interconectadas que automaticen y agilicen los procesos. Estas pueden incluir herramientas y plataformas como las soluciones avanzadas de cuentas por cobrar de PNC, que pueden ayudar a optimizar el flujo de caja y mejorar la eficiencia en la administración de cuentas por cobrar. Las herramientas digitales también pueden ser importantes en la ampliación del ciclo de pago en lo que respecta a las cuentas por pagar. Soluciones automatizadas como el enrutamiento inteligente o las cuentas por pagar integradas pueden ayudar a las empresas a reducir los costos de procesamiento y controlar los tiempos de liberación de fondos.
Bellomo indica que, aunque el cambio a sistemas digitales puede resultar abrumador para las empresas acostumbradas a utilizar facturación en papel y pagos con cheque, no tienen que enfrentar este proceso solas. “Estas soluciones digitales podrían parecer un cambio importante, pero la realidad es que su implementación no es complicada y pueden resultar en una mejora sustancial del rendimiento empresarial. En la Administración de Tesorería de PNC, tenemos el compromiso de colaborar estrechamente con las empresas, identificando e implementando soluciones personalizadas que respondan a sus necesidades particulares”.
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Fuentes
1. Hacer el cambio: de cheques a pagos digitales
