Para que cualquier pequeña empresa tenga éxito, los propietarios deben tener un conocimiento sólido de cómo entra y sale el dinero en efectivo de la compañía. Desafortunadamente, el capital es uno de los principales dolores de cabeza a los que dicen enfrentarse los propietarios de pequeñas empresas. Por ejemplo, una encuesta reveló que más de un tercio de las pequeñas empresas encuestadas señalaron la “falta de capital” como la razón número uno por la que la empresa tuvo que cerrar.[1]

Una gestión adecuada de flujo de caja implica planificar tanto las entradas como las salidas de ingresos para que su compañía tenga siempre a mano el dinero que necesita para operar. Sin embargo, para ello los propietarios de pequeñas empresas y sus equipos financieros deben conocer a fondo sus actuales procesos de pago y deudas, así como un plan sobre cómo manejar cualquier posible interrupción del flujo de caja en el futuro.

Por suerte, la mayoría de los problemas de flujo de caja se derivan de unas pocas causas comunes. Los propietarios de empresas que comprendan dichas causas tendrán más probabilidades de evitarlas o, al menos, de tener un plan para cuando surjan.

Evitar fondos de emergencia

Las empresas, al igual que las personas, deben estar preparadas para lo inesperado. Sin embargo, las encuestas[2] indican que el 17% de los propietarios de empresas afirman que si se enfrentaran a dos meses de descenso de ingresos tendrían que cerrar, y otras estadísticas indican que el 25% de las empresas no volverán a abrir después de un desastre.[3]

Las pequeñas empresas que disponen de fondos de emergencia tendrán más posibilidades de cubrir gastos imprevistos, como una factura de impuestos elevada, un aumento en los costos de suministros o reparaciones tras un desastre, por ejemplo, lo que las sitúa en una posición ventajosa. Para constituir su fondo de emergencia, empiece por calcular cuánto necesita (cuánto dinero cubriría sus gastos inmediatos durante un mes, por ejemplo, y luego cuántos meses quiere tener ahorrados), y empiece a ahorrar aunque sea un pequeño monto cada mes teniendo esa meta en mente. Establezca un calendario periódico y automático para no olvidarse nunca, e ingrese los fondos en una cuenta destinada exclusivamente a emergencias.

En lugar de un fondo de emergencia, las pequeñas empresas tienen otras opciones en caso de dificultades. Una línea de crédito puede ayudar a cubrir gastos imprevistos, por ejemplo, o un préstamo de la Administración de Pequeñas Empresas.   

No elaborar un presupuesto 

Elaborar un presupuesto es el primer paso para tener un control real de los gastos, pero en 2021, más de la mitad (54 %) de las pequeñas empresas no tenía uno documentado formalmente.[4]

Las pequeñas empresas que deseen elaborar un presupuesto deben crear metas específicas y realistas, y sobrestimar los gastos (es decir, esperar pagar más por artículos este año de lo que pagó el anterior) le pondrá en ventaja. Mientras que algunos propietarios de pequeñas empresas pueden considerar que un presupuesto es limitante, con un presupuesto debidamente documentado en mente, las empresas tienen un enfoque financiero, así como algo con lo que trabajar a la hora de considerar en qué gastar a lo largo del año. 

Recuerde que un presupuesto es un objetivo móvil, y que las metas pueden cambiar con frecuencia y rapidez. Asegúrese de revisar su presupuesto a medida que cambien las cosas, como cuando su empresa se amplíe, por ejemplo, o cuando la inflación provoque un fuerte aumento del costo de los bienes, e implemente un sistema para realizar un seguimiento adecuado de todas las piezas móviles, de modo que siempre sepa dónde están sus grandes gastos y pueda ajustarlos en consecuencia. 

Recibir pagos atrasados de los clientes

Los clientes son la esencia de cualquier pequeña empresa. Cuando los clientes se retrasan en los pagos, esos retrasos pueden causar verdaderos problemas. Desafortunadamente, es bastante habitual que los clientes se retrasen en los pagos: el 87 % de las empresas afirman que suelen cobrar después de la fecha de vencimiento de sus facturas.[5]

Las pequeñas empresas pueden hacer algunos pequeños cambios para evitar este problema. Enviar la facturación rápidamente y aceptar múltiples opciones de pago es un buen comienzo. También es importante aclarar los términos y expectativas de pago antes de prestar el servicio y en cada factura. Pedir un depósito o el pago completo por adelantado, así como cobrar un cargo por pago atrasado, también puede ayudar a garantizar el cobro de sus servicios. 

Crecimiento descontrolado 

Casi la mitad de los propietarios de empresas encuestados afirmaron que este año tienen previsto ampliar su actual ubicación, servicio o sitio web, y otro 11 % tiene previsto abrir una nueva ubicación, servicio o sitio web.[6]

Por lo general, el crecimiento se considera algo positivo para las pequeñas empresas, pero cuando se produce rápidamente o sin un plan, puede tener un impacto negativo en los resultados de una compañía. A medida que se produce el crecimiento, las empresas también necesitan ampliarse en consecuencia. Esto suele significar más empleados, un mayor número de equipos o mejores equipos, y tal vez incluso un espacio de oficinas más grande o un aumento de los gastos de envío. 

Todo propietario de empresa inteligente debe prepararse para el crecimiento creando un plan de gastos para cuando esto ocurra. Por ejemplo, algunas maneras de pagar los gastos relacionados con el crecimiento incluyen el financiamiento a través de un banco, la solicitud de un préstamo para pequeñas empresas o, para compras más pequeñas, tal vez comprar cosas usando una tarjeta de crédito empresarial. Cada una de estas opciones tiene sus pros y sus contras, que deberán considerarse en función de las necesidades de cada empresa. Investigar y elaborar un plan con anticipación puede ahorrar tiempo valioso cuando, con suerte, llegue el crecimiento. 

No pagarse un sueldo a sí mismo 

Cuando su empresa se encuentra en dificultades o le preocupa el dinero en efectivo, es lógico que evite pagarse un sueldo a sí mismo para invertir más dinero en la compañía. De hecho, el 26 % de los propietarios de pequeñas empresas no se pagan a sí mismos un salario, según una encuesta realizada en 2022.[7]

Los expertos dicen que esto es un error por varias razones. No solo supone más estrés para usted, lo cual puede distraerle de la empresa, sino que también repercute negativamente en la solidez de la empresa y podría causarle grandes problemas a la hora de pagar los impuestos. En lugar de quedarse sin un salario, investigue y remunérese adecuadamente. Una encuesta reveló que el 46% de los fundadores se pagan a sí mismos menos de $100,000 al año,[8] pero los consultores, los empresarios de la misma línea de trabajo y los grupos comerciales de la industria son buenos lugares para empezar cuando se está considerando un salario justo para uno mismo que refleje con precisión cómo le está yendo a su empresa. 

Los problemas de flujo de caja pueden ser un gran factor de estrés para las pequeñas empresas, pero también pueden evitarse si se entiende cómo suelen producirse. Si pone en práctica algunas de las sugerencias anteriores, tendrá más posibilidades de mantener el flujo de caja para poder centrarse en cosas más importantes, como el crecimiento de su compañía.