En teoría, podría parecer que una compañía con números altos de cuentas por cobrar está en una buena posición. La realidad es que no es necesariamente así. El dinero en efectivo que se atribuye a las cuentas por cobrar, aunque legalmente ejecutable para el pago, es más como un crédito, y el crédito no es dinero tangible para una empresa todavía.

Aunque las cuentas por cobrar se consideran activos en un balance general, el dinero retenido en sus cuentas por cobrar aún no ha sido pagado por el cliente. La promesa de demasiado dinero en efectivo podría ser perjudicial para el negocio por varias razones. Para empezar, cuando los clientes atraviesan sus propias dificultades financieras, pueden tratar de retrasar el pago a sus proveedores. Esto es especialmente cierto en periodos de alta inflación, cuando el costo de los bienes y servicios tiende a subir en general. Esto influye en la rapidez con la que sus cuentas por cobrar se convierten en dinero en efectivo real. De hecho, las pequeñas y medianas empresas admiten que alrededor del 11 % de sus facturas se pagan después de la fecha de vencimiento[1].  

Mantener unas cuentas por cobrar elevadas también puede provocar una grave falta de liquidez, costos de financiación innecesarios cuando no se dispone de suficiente dinero en efectivo para cubrir los gastos o, en el peor de los casos, puede hacer que las empresas cierren por completo si una parte excesiva de su efectivo está retenida en las cuentas por cobrar.  

Si descubre que su empresa tiene problemas de liquidez a menudo, a pesar de mantener un saldo relativamente alto de cuentas por cobrar, puede que haya llegado el momento de reexaminar sus procesos de facturación y pago y establecer sistemas que mantengan su flujo de caja... bueno... fluyendo.   

Automatizarlo 

Digitalizar su empresa puede ayudarle en varios ámbitos, y cobrar es uno de ellos. Según una encuesta, el 52 % de los dirigentes de finanzas y servicios empresariales estaban totalmente de acuerdo en que la digitalización de sus cuentas por cobrar sería esencial para elevar el nivel de su compañía.[2]. Aunque requiere un impulso inicial de dinero y mano de obra, desviar parte de sus recursos hacia la digitalización de sus cuentas por cobrar puede liberar tiempo en el futuro y reducir o eliminar los retos repetidos.  

La automatización de las cuentas por cobrar también puede aumentar la satisfacción de los clientes: El 35 % de las empresas afirman que los problemas de comunicación con el cliente son su mayor reto a la hora de cobrar, y el 85 % de los ejecutivos de alto nivel mencionan la mala comunicación entre los consumidores y las cuentas por cobrar como uno de los problemas que provocan los impagos[3].  

Antes de lanzarse a la digitalización, haga balance de su actual proceso de cuentas por cobrar para descubrir cuáles son sus principales desafíos. Las empresas suelen ver problemas relacionados con la falta de transparencia en la facturación, el no envío de facturas o recordatorios a tiempo y una comunicación deficiente sobre las expectativas. El uso de una plataforma automatizada puede reducir los errores humanos, eliminar las conjeturas y agilizar las cosas para ambas partes.

Incentivar los pagos anticipados o a tiempo

La automatización puede facilitar el proceso de facturar y recibir dinero, pero si busca formas adicionales de atraer a sus clientes para que paguen a tiempo o antes, ofrecer incentivos es una manera de hacerlo.

Un incentivo habitual son los descuentos por pago anticipado. Si opta por esta vía, investigue primero para que el descuento que ofrezca no suponga una rebaja excesiva de su pago. Esto podría resultar especialmente perjudicial si demasiados clientes aceptan la oferta. Según una encuesta, las pequeñas y medianas empresas (PYME) ofrecen en promedio descuentos del 4.1 % por pago anticipado, y de hasta el 4.8 % a los clientes con plazos de pago superiores a 30 días.[4]. Estos descuentos se acumulan rápidamente, así que haga los cálculos y determine lo que es fiscalmente viable antes de hacer cualquier oferta.  

Si esto no funciona, o resulta que no es fiscalmente viable, otra forma de conseguir que los clientes paguen más rápido es imponer un recargo por demora en los pagos.  

Negocie primero y luego actúe en serio 

Usted quiere clientes contentos, y trabajar con ellos de forma profesional debe ser siempre su primera medida. Sin embargo, si lo ha intentado y sigue sin conseguir que los clientes paguen, es hora de actuar en serio.  

Enviar una cuenta morosa a una agencia de cobros es una decisión importante que debe tomarse en serio y sólo después de haber hecho todos los demás intentos, incluida la búsqueda de un plan de pago alternativo que funcione para ambas partes, para recibir el pago. La mayoría de las pequeñas empresas esperan a que el pago esté entre 90 y 120 días vencido antes de enviarlo a una agencia de cobros. La agencia suele cobrar entre el 20 % y el 50 %[5] de lo que recupera, pero en este caso, más vale algo de dinero que nada.  

Es importante que revise con frecuencia sus procesos de facturación y cuentas por cobrar para asegurarse de que le están funcionando y realizar los ajustes necesarios. Tener muchos clientes está muy bien, pero lo que paga las facturas es el dinero en efectivo en caja.

Más información sobre los problemas comunes de flujo de caja que las pequeñas empresas deben evitar.