A medida que su empresa crece, también aumenta la complejidad relacionada con la administración de sus finanzas. Aunque anteriormente se la consideraba el campo de interés de las grandes corporaciones, la administración de tesorería es cada vez más indispensable para ayudar a las empresas pequeñas y medianas a fortalecer el flujo de caja, reducir el riesgo y planificar el crecimiento.
Este artículo explora los conceptos básicos de la administración de tesorería y cómo los propietarios de empresas pueden hacer uso de varias técnicas para agilizar las operaciones, proteger sus activos, prepararse para la expansión y maximizar su salud financiera.
¿Qué es la administración de tesorería?
La administración de tesorería supervisa el flujo de caja y los riesgos financieros de una empresa al emplear técnicas como la posición de caja, los controles de pago y las soluciones de liquidez. Esta ayuda a garantizar que su compañía tenga la cantidad de dinero correcta en el lugar y en el momento adecuados para funcionar sin problemas, cumplir sus obligaciones e invertir en el crecimiento.
La administración de tesorería va más allá de la banca básica al ofrecer maneras sofisticadas para monitorear el flujo de caja, proyectar las necesidades, controlar los pagos salientes y gestionar las relaciones con bancos y proveedores. Es particularmente valiosa para las empresas que tienen operaciones en múltiples ubicaciones, atienden a diferentes mercados o manejan diversas fuentes de ingresos y proveedores.
Quizás usted se pregunte, “¿la administración de tesorería es demasiado complicada para las pequeñas empresas?” Por el contrario, esta da una mayor claridad y control, lo que faculta a los propietarios de empresas para que tomen decisiones más inteligentes usando datos financieros en tiempo real para mejorar su salud financiera al mismo tiempo que reducen los riesgos y se mantienen ágiles. Un asesor de administración de tesorería con experiencia puede guiarle a través de la implementación por fases para usar las características adecuadas correspondientes a su etapa de crecimiento.
Exploremos las herramientas y las técnicas esenciales de administración de tesorería para empresas pequeñas y medianas.
Lleve el control de su dinero con las herramientas de posición de caja
Necesita un panorama claro y actual de sus finanzas para tomar decisiones prudentes. Las herramientas de posición de caja ofrecen la visibilidad en tiempo real de la ubicación de su dinero en todas sus cuentas. Puede ver qué cantidad está inactiva en una cuenta de cheques, inmovilizada en cuentas por cobrar o disponible para invertir.
¿Por qué es importante esta información? La falta de visibilidad a menudo se traduce en la pérdida de oportunidades, préstamos innecesarios y sobregiros. La buena noticia es que las herramientas de tesorería modernas le pueden brindar la claridad para tomar decisiones informadas y la posibilidad para automatizar las acciones.
Por ejemplo, puede mantener cuentas separadas para operaciones, nómina y reservas. Puede automatizar los barridos de cuenta al finalizar cada día hábil para transferir los fondos excedentes de sus cuentas de nómina y operaciones a una cuenta high-yield de reserva. Si el saldo de alguna cuenta cae por debajo de un umbral predeterminado, el barrido extrae fondos automáticamente para cubrir los gastos.
Haga que su efectivo le dé un mayor rendimiento sin perder la liquidez
El efectivo inactivo en una cuenta de cheques con intereses bajos es una oportunidad perdida. ¿Qué sucedería si pudiera poner ese dinero a trabajar, es decir, que genere un rendimiento sin tener que sacrificar el acceso a este cuando usted lo necesite?
Las cuentas de ahorro high-yield para empresas, las cuentas money market o los instrumentos de inversión a corto plazo ofrecen tasas de interés competitivas con un riesgo mínimo. Le permiten aumentar sus reservas de efectivo, pero permiten que estas mantengan la liquidez suficiente para cubrir los gastos operativos, la nómina o los costos imprevistos. Mientras tanto, las herramientas como las transferencias de efectivo automáticas le permiten depositar y sacar fondos de las cuentas que generan intereses basándose en umbrales predeterminados, lo que le ayuda a mantener un equilibrio óptimo entre la liquidez y el rendimiento sin la necesidad de una supervisión manual constante.
Otras características incluyen las cuentas con saldo cero, las cuales le permiten consolidar el efectivo de múltiples cuentas en una cuenta maestra para facilitar el monitoreo, y los informes de efectivo, los cuales presentan un resumen de su posición de caja disponible para informar las acciones oportunas.
Sin embargo, identificar el punto justo en el que puede acceder a su efectivo mientras genera valor no siempre es sencillo. Un profesional de banca de confianza puede ayudarle a adaptar una estrategia que coincida con sus patrones de flujo de caja, su tolerancia al riesgo y sus metas de crecimiento, lo que hace que su efectivo tenga un mayor rendimiento sin poner en riesgo la liquidez.
Agilizar y asegurar los pagos y las cuentas por cobrar
La administración manual de los pagos y las cuentas por cobrar se vuelve tardada y proclive a los errores a medida que la empresa crece. Las herramientas de administración de tesorería pueden ayudarle a ahorrar tiempo y reducir los riesgos asociados con los errores humanos y los retrasos. Por ejemplo, los pagos en tiempo real, como las transferencias ACH y los pagos por transferencia electrónica trasladan el dinero de forma rápida y segura. El depósito a distancia reduce los traslados al banco, mientras que los servicios de procesamiento de pagos permiten que su banco cobre y procese los cheques de los clientes en nombre suyo, lo que agiliza los depósitos y mejora la visibilidad del flujo de caja.
La velocidad es esencial, pero la seguridad es igual de importante. Los servicios de tesorería también ofrecen poderosas herramientas de protección contra el fraude: El pago positivo concilia los cheques que se presentan para pago con una lista preautorizada, la autorización doble requiere que dos personas aprueben las transacciones de alto valor y los límites de transacciones restringen el monto o la frecuencia de las transferencias.
Por ejemplo, usted cargaría los detalles del cheque en su banco cuando su compañía expida un cheque. Cuando se presenta el cheque para pago, el banco lo coteja con la lista cargada. El banco le alertará que apruebe o rechace la transacción si algo no coincide. Estas medidas de protección pueden ayudar a reducir los riesgos de fraude y brindarle tranquilidad.
Respalde el crecimiento estratégico con la proyección y la planificación precisas
Hacer crecer una empresa no solo requiere visión y ambición. Necesita perspectivas precisas para planificar los próximos pasos. Las herramientas de proyección de flujo de caja de las plataformas de administración de tesorería o los servicios de asesoramiento le permiten modelar los ingresos y gastos futuros, prever los déficits de efectivo y tomar decisiones de asignación de recursos proactivas.
Su banco o sus asesores de tesorería pueden apoyar este proceso ayudándole a modelar escenarios financieros basados en sus metas estratégicas, por ejemplo, expandirse a una nueva ubicación, invertir en equipo, aumentar la cantidad de personal o lanzar un nuevo producto, al proporcionarle proyecciones basadas en datos financieros en tiempo real que se adapten al ciclo de efectivo particular de su empresa.
Las proyecciones precisas no solo respaldan la toma de decisiones internas. También fortalecen su perfil financiero ante los prestamistas e inversionistas. Tener una vista clara de su posición de caja futura le permite negociar términos de crédito favorables, manejar las deudas de forma inteligente y aprovechar las oportunidades de crecimiento sin que su empresa asuma obligaciones excesivas.
¿Le convienen los servicios de administración de tesorería?
Estas son las señales que indican que puede estar listo para recibir servicios de administración de tesorería:
- Usted hace malabares con los saldos de efectivo crecientes de varias cuentas que tienen poca visibilidad en cuanto a la liquidez total.
- Su flujo de caja variable hace que sea difícil predecir cuándo transferir dinero o cubrir los gastos.
- Usted administra estructuras de proveedores o clientes cada vez más complejas que implican múltiples tipos de pago, ubicaciones o contratos.
Aunque los servicios de tesorería solían considerarse herramientas para las corporaciones grandes, las soluciones modernas son adaptables y personalizables, lo que las hace aptas para las empresas pequeñas y medianas que buscan establecer una estructura financiera sólida para respaldar el crecimiento a largo plazo.
Además, no tiene que adoptar todos los procesos y herramientas de una sola vez. Muchos bancos y proveedores de tesorería ofrecen servicios modulares que usted puede implementar por fases con el tiempo. Por ejemplo, puede empezar con las herramientas básicas de visibilidad de efectivo o prevención del fraude, para luego integrar las herramientas de proyección, administración de liquidez y automatización de pagos a medida que sus necesidades evolucionan.
Asuma el control de su salud financiera para impulsar su visión
La administración de tesorería no tiene por qué ser complicada. A medida que su empresa crece, sus herramientas financieras deben evolucionar en consecuencia. PNC ofrece servicios de administración de tesorería adaptables y flexibles que se amoldan a sus necesidades al ofrecer claridad, control y confianza para administrar el efectivo, proteger los activos y planificar de forma estratégica.
Nuestro enfoque, que es uno de los mejores de la industria, permite que las empresas pequeñas y medianas aprovechen las tecnologías innovadoras a través de la perspectiva de nuestros equipos experimentados, quienes comprenden los requisitos particulares de la industria para liberar nuevas posibilidades para su compañía:
- Las soluciones de cuentas por pagar ofrecen una visibilidad mejorada con respecto a su cadena de suministro financiera.
- Las soluciones de cuentas por cobrar reducen la intervención manual y aumentan el procesamiento directo.
- Las opciones de pago electrónico son compatibles con los procesos de pago más rápidos y transparentes.
- Las soluciones de administración de liquidez aseguran que usted cuente con la cantidad correcta de efectivo en el lugar y en el momento adecuados.
- Los servicios de administración de efectivo captan la información necesaria para satisfacer los requisitos de gobierno y seguridad.
- Las herramientas de prevención del fraude protegen a sus activos contra la delincuencia cibernética y el fraude de pago.
Además, le acompañaremos en cada etapa del camino para implementar los procesos y las herramientas adecuados según sus necesidades. Su asesor especializado trabajará con usted para evaluar sus operaciones y su plan de crecimiento, recomendar la combinación adecuada de soluciones, introducir gradualmente las características adecuadas en el momento oportuno y agilizar sus procesos financieros.
¿Está listo para explorar cómo nuestros servicios de administración de tesorería le pueden ayudar a impulsar el rendimiento? Programe una cita para analizar sus necesidades.
