Un flujo de caja estable y predecible es esencial para el buen funcionamiento de las pequeñas empresas y los trabajadores independientes. Sin embargo, los problemas de pago, desde simples errores de ingreso hasta fraude, pueden interrumpir ese flujo y crear un estrés innecesario. Ahora bien, proteger los pagos de los clientes no requiere sistemas complejos ni un equipo grande. Mediante la adopción de algunos hábitos prácticos, las empresas pueden mejorar la seguridad y la eficiencia de sus procesos de pago.
Uno de los pasos más importantes es elegir los métodos, o “rieles”, de pago correctos para procesar las cuentas por cobrar. No todos los tipos de pago son igualmente eficaces en todas las situaciones, por lo que la clave es hacer coincidir el método con el monto, la frecuencia y la naturaleza de la transacción.
Para pagos más pequeños y de respuesta rápida, los enlaces de pago pueden ser una opción conveniente tanto para las empresas como para sus clientes. Estos enlaces dirigen a los clientes a una página de pago alojada donde pueden pagar con una tarjeta de crédito, tarjeta de débito o billetera digital. Los enlaces de pago son fáciles de implementar, ofrecen una autorización de pago rápida y se pueden compartir a través de diversos canales digitales, como el correo electrónico, los mensajes de texto, las facturas y las redes sociales.
Aunque para implementarlos las empresas deben recurrir a un proveedor de servicios de pago, los enlaces de pago evitan tener que desarrollar y mantener su propia experiencia de pago de comercio electrónico, por lo que resultan una opción atractiva para las empresas que buscan aceptar pagos digitales sin complicaciones.
Para pagos más grandes o recurrentes, las transferencias bancarias, como las realizadas a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), suelen ser una mejor opción. Los pagos ACH pueden tardar varios días en procesarse, pero suelen tener cargos más bajos y son preferibles para las transacciones predecibles y programadas. En situaciones de alto valor, elegir un método más seguro y rastreable es especialmente importante.
Las transferencias electrónicas ofrecen una tercera opción para las transacciones urgentes de alto valor. Más rápidas que los pagos ACH y con excelente rastreabilidad, permiten transferencias directas de banco a banco que puede mejorar la visibilidad del flujo de caja, respaldar las necesidades de pago urgentes y facilitar transacciones grandes nacionales o internacionales. Sin embargo, las transferencias electrónicas suelen tener cargos más altos y generalmente son difíciles o imposibles de revertir una vez completadas. Por consiguiente, las empresas deben seguir procedimientos rigurosos de verificación y aprobación antes de iniciar pagos o aceptar cambios en las instrucciones de transferencia, especialmente cuando se trata de montos de pago elevados o de nuevos beneficiarios.
La clave es hacer coincidir el método de pago con el monto, la frecuencia y la naturaleza de la transacción.
| Características | Enlaces de pago | Pagos por ACH | Transferencias electrónicas |
Mejor para | Pagos pequeños, únicos o de respuesta rápida | Pagos grandes, recurrentes o programados | Pagos urgentes de alto valor nacionales o internacionales |
Velocidad de procesamiento | Generalmente 1 a 2 días laborales para el depósito de fondos | Generalmente 1 a 3 días laborales | El mismo día o casi en tiempo real, sujeto a horarios de corte y destino |
Costos de transacción | Pueden conllevar cargos de procesamiento más altos, especialmente para transacciones financiadas con tarjeta | Generalmente cargos por transacción más bajos | Generalmente cargos más altos que las alternativas ACH y las basadas en tarjeta |
Seguridad | Seguros cuando se procesan a través de proveedores reconocidos, aunque podrían ser más vulnerables a la suplantación de identidad si no se verifican los enlaces | Transferencia segura entre bancos con registros detallados de cada transacción | Altamente seguros con transferencia directa entre bancos y una sólida trazabilidad |
Canales de contacto con clientes | Accesibles a través de correo electrónico, mensajes de texto, códigos QR y redes sociales | Ideales para relaciones ya establecidas con clientes | Comúnmente utilizados para transacciones grandes nacionales e internacionales entre empresas |
Posibles desventajas | Cargos más altos y posible vacilación del cliente si los enlaces no le son familiares | Tiempos de liquidación más lentos y menos convenientes para algunos clientes | Cargos más altos, requisitos adicionales de información de pago y capacidad limitada para recuperar los fondos si los datos de pago son incorrectos |
Reversibilidad | Generalmente no se pueden cancelar una vez liquidados, aunque los comerciantes pueden emitir reembolsos | Capacidad limitada para detener o revertir transacciones antes de la liquidación o en casos de error o actividad no autorizada | Generalmente se consideran definitivas una vez enviadas
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“Elegir el medio adecuado para los pagos es un paso crucial para gestionar el flujo de caja, controlar los costos y ofrecer la experiencia de pago que sus clientes anticipan”, afirmó Dave Shorten, director de Ventas y Operaciones de Administración de Tesorería para Pequeñas Empresas de PNC Bank. “Cuando los propietarios de pequeñas empresas alinean sus opciones de pago con las necesidades de su negocio y sus clientes, pueden mejorar la eficiencia y posicionarse para crecer”.
Más allá de elegir los rieles correctos, la consistencia también es importante. Aunque es importante ofrecer un par de opciones de pago, estandarizar la forma en que los clientes le pagan reduce la confusión y limita las oportunidades de error o fraude. Cuando los clientes saben exactamente cómo se espera que paguen, el proceso se vuelve más fluido y seguro para todos los involucrados.
Precaución con las solicitudes de cambio
Si bien elegir el riel de pago correcto es una parte importante para proteger su empresa, muchas estafas de pago tienen éxito porque los delincuentes convencen a alguien para que envíe dinero o cambie los detalles de pago a través de lo que parece ser una solicitud de rutina.
Las solicitudes de “cambio de banco” son solicitudes formales para cambiar la institución bancaria o los datos de la cuenta asociados a pagos o a otras transacciones financieras. Aunque pueden representar una solicitud legítima para cambios de pago necesarios, estas solicitudes también pueden ser un punto de entrada común para el fraude. Requieren una evaluación cuidadosa, sobre todo si llegan por correo electrónico o parecen urgentes.
Es muy importante no confiar únicamente en un correo electrónico para autorizar una solicitud de cambio de banco. En su lugar, confirme la solicitud utilizando un segundo método de comunicación confiable, como una llamada telefónica o un mensaje a través de un canal ya establecido. Incluso en pequeñas empresas de solo una o dos personas, incorporar un paso adicional de verificación puede evitar pérdidas considerables.
Establecer controles internos, como un proceso de verificación de múltiples puntos o múltiples personas, para cambios en los pagos puede agregar una capa adicional de protección contra posibles fraudes. Por ejemplo, puede estipular que cualquier cambio en los datos de pago se revise dos veces, ya sea por dos personas o por la misma persona en dos momentos diferentes, antes de implementarse. Mantener un registro conciso de cómo se verificó la solicitud agrega una capa adicional de responsabilidad.
Antes de cambiar las instrucciones de pago, tenga en cuenta lo siguiente:
- verifique la solicitud utilizando un número de teléfono conocido;
- confirme la información actualizada de la cuenta directamente con el proveedor o el cliente;
- tenga cuidado con las solicitudes urgentes que requieren una acción inmediata;
- fíjese si hay pequeños cambios en las direcciones de correo electrónico, números de cuenta o nombres de beneficiarios; y
- considere una segunda revisión para pagos grandes o de nuevos beneficiarios.
“Los procesos de verificación rigurosos ayudan a prevenir el fraude, pero también ayuda confiar en su instinto”, dijo Shorten. “Si una solicitud parece inusualmente urgente, difiere del patrón habitual de comunicación de un cliente o evita una verificación adicional, vale la pena hacer una pausa y examinarla más de cerca”.
Administración de reembolsos
Aunque proteger del fraude los pagos emitidos y recibidos es importante, las empresas también deben prestar especial atención a lo que sucede después de recibir un pago. Si no se administran con la debida diligencia, los reembolsos a los clientes pueden generar problemas financieros y contables propios. Combinar la actividad de reembolso con los fondos operativos diarios puede crear confusión y provocar un gasto excesivo accidental.
La solución principal es separar los reembolsos de su cuenta operativa principal mediante la creación de una reserva dedicada o mediante un seguimiento detallado dentro de su sistema de contabilidad. Cuando se emite un reembolso, transferir esos fondos a una reserva separada asegura que no se asignen por error a los gastos operativos.
Separar su cuenta operativa de los fondos de reserva mejora la claridad de su contabilidad, facilita la conciliación y ayuda a asegurar que siempre tenga fondos disponibles cuando necesite reembolsar a un cliente. También brinda mayor visibilidad de su capital de trabajo real, permitiendo una mejor toma de decisiones financieras a largo plazo.
Convertirlo en rutina
Gestionar los pagos y mantener los gastos operativos separados de las reservas no tiene por qué ser complicado. Los propietarios de pequeñas empresas pueden beneficiarse de establecer una rutina de revisión sencilla. Una revisión diaria rápida de los pagos recibidos puede ayudar a detectar cualquier anomalía, mientras que las revisiones semanales pueden utilizarse para conciliar las cuentas y confirmar que se hayan recibido los pagos esperados.
Documentar sus procesos de rutina en una simple lista de verificación puede ayudar a asegurar que las tareas se realicen de manera organizada a medida que su empresa crece. Además, establece una base sobre la que puede edificar si decide agregar controles más formales en el futuro.
“Las rutinas más efectivas suelen ser las más simples”, señaló Shorten. “Al revisar continuamente la actividad, es posible identificar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas mayores que afecten sus finanzas y sus relaciones con los clientes”.
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