• El trabajo estacional puede complicar la nómina debido al cambio de cuadrillas, los horarios impredecibles y los cambios de último minuto.
  • Las opciones de pago digitales como el depósito directo, las tarjetas de nómina y la Cámara de Compensación Automatizada (Automated Clearing House, ACH) el mismo día pueden ayudar a garantizar que los trabajadores reciban sus pagos a tiempo.
  • Los recordatorios claros de las planillas de horarios, las verificaciones anticipadas de los fondos de nómina y una lista de verificación simple para cambios de última hora pueden ayudar a evitar los apuros de nómina al final de la semana.

A menudo los sistemas de nómina están diseñados para horarios fijos de oficina. Sin embargo, el trabajo agrícola estacional rara vez se ajusta a ese molde, pues prefiere seguir el horario de la madre naturaleza en lugar del horario tradicional de nueve a cinco.

Los cambios de plantilla, los cambios en los horarios de los trabajadores, el clima y la programación de la cosecha pueden alterar incluso los ciclos de nómina más planificados. ¿Cómo puede su empresa manejar la nómina estacional con menos complicaciones y una mayor constancia? Siga leyendo para identificar las posibles soluciones para su empresa.

Por qué se complica la nómina estacional e ideas para simplificarla

La agricultura estacional puede abrumar a su equipo de nómina. Las plantillas cambiantes, los supervisores a distancia, las tormentas y las cosechas tardías pueden generar imprevisibilidad en la nómina y los ciclos de flujo de caja.  

Además, es posible que los trabajadores estacionales no tengan cuentas bancarias, por lo que los pagos con cheque o efectivo son la norma. En ocasiones estas opciones son las menos convenientes para las empresas, en particular en el caso del efectivo, que requiere conteo manual, separación y entrega en mano.

Los cheques también pueden presentar inconvenientes. Por ejemplo, es posible que deba volver a girar los cheques extraviados o realizar actualizaciones de último minuto a la nómina que son tardadas para que el personal las procese, lo que posiblemente dé lugar a pagos tardíos.

Cuatro posibles soluciones de nómina estacional para su empresa

Optimizar las operaciones de la nómina estacional puede implicar la modernización de sus prácticas de nómina. Estas son algunas posibles ideas para ayudarle a pagar a las cuadrillas a tiempo, sin importar qué cambios tenga su fuerza laboral durante la temporada.

  • Depósito directo (ACH): cuando sea posible, dar de alta a los nuevos empleados en el depósito directo puede ser una manera sencilla para hacer que su nómina sea más eficiente y flexible. Verifique la cuenta del trabajador realizando un micro depósito o la validación del proveedor de nómina.
  • Transferencia ACH el mismo día: para los trabajadores que estén dados de alta en el depósito directo, considere los pagos ACH el mismo día cuando necesite corregir los cheques de pago rápidamente debido a los cambios en los horarios.
  • Tarjetas de nómina: para los trabajadores que no tengan una cuenta bancaria o no puedan darse de alta en el depósito directo, las tarjetas de nómina pueden solucionar la situación. Estas tarjetas prepagadas recargables están diseñadas específicamente para su uso en cuestiones de nómina, lo que permite que sea más sencillo para los agronegocios pagar a los trabajadores y que los empleados reciban y utilicen sus fondos.  
  • Sistema de pago de usuario a usuario (Peer-to-Peer, P2P): los sistemas de pago en línea transfieren el dinero digitalmente de forma segura entre dos partes. Algunos ofrecen cuentas empresariales que permiten a los empleadores pagar a los trabajadores. Los trabajadores pueden acceder a múltiples maneras para utilizar su dinero o retirarlo que no requieren una cuenta bancaria.

Cómo limitar las aprobaciones de nómina y el acceso a las cuentas dentro de su equipo

Es posible que no tenga que preocuparse por los desembolsos de nómina no autorizados ni el acceso a sus cuentas si realiza los pagos de sus trabajadores mediante ACH. Su cuenta bancaria de pequeña empresa puede poner límites con respecto a lo que ciertos empleados pueden hacer con la cuenta. O bien, su sistema de nómina podría tener controles con respecto a cómo se aprueba la nómina.

Por ejemplo, podría limitar el acceso para que los líderes de campo envíen y consulten el estado de cada trabajador en la aplicación de nómina, mientras que únicamente una persona designada de su equipo de finanzas puede aprobar y liberar la nómina.

Tres consejos para evitar apuros de último minuto en la nómina

Si bien es posible que el trabajo estacional requiera una mayor flexibilidad en la nómina, sigue habiendo maneras para evitar los apuros de último minuto en la nómina. Estas son algunas sugerencias para tener una experiencia de nómina más fluida, incluso durante la temporada alta o períodos impredecibles.

  • Recordatorios de fechas de corte: considere enviar mensajes de texto o correos electrónicos automatizados a los supervisores 24 horas antes del vencimiento de las planillas de horarios.
  • Verificación de fondos de nómina: durante la temporada alta, puede optar por confirmar que la nómina está totalmente financiada antes del mediodía de cada viernes y mantener una pequeña reserva de efectivo en mano en caso de que necesite realizar cambios de último minuto en la nómina.
  • Lista de verificación de excepciones: con respecto a cualquier cambio de último minuto en la nómina, vuelva a revisar las horas, confirme los datos bancarios y anote quién autorizó el cambio. Utilice la opción de transferencia ACH el mismo día únicamente cuando sea necesario.

Cómo gestionar la nómina estacional de una forma más eficaz

La nómina estacional puede presentar complicaciones propias. Aún así, las soluciones de nómina adecuadas y los controles del equipo pueden ayudar a su empresa agrícola a reducir los retrasos, los errores y las correcciones de último minuto durante la temporada en la que hay más trabajo. Obtenga más información sobre maneras para optimizar su nómina en la página de perspectivas de pequeñas empresas de PNC para agronegocios.