- Mantener separadas las cuentas empresariales de las personales protege sus activos personales de las obligaciones comerciales y acciones legales.
- Las cuentas separadas facilitan la preparación de impuestos y ayudan a los propietarios de empresas a monitorear los gastos deducibles de forma precisa.
- Las cuentas exclusivamente empresariales pueden ayudar a aumentar la credibilidad ante los prestamistas, proveedores y socios al mismo tiempo que se establece el historial del crédito empresarial.
- Tomar medidas como abrir una cuenta de cheques para empresas y utilizar tarjetas de crédito empresariales genera divisiones claras.
Emprender un negocio implica la administración de numerosas partes móviles. Usted está al frente de la atención al cliente, maneja el inventario e intenta lograr que todo marche como debe. Con toda esa actividad, resulta tentador utilizar su cuenta bancaria personal para todo, es decir, depositar cheques de los clientes en su cuenta personal, realizar el pago de insumos usando su tarjeta de crédito personal y conservar todo el dinero en un solo lugar.
Este enfoque parece más simple al inicio, pero genera problemas que se complican con el tiempo. Considere que sus finanzas personales y empresariales son dos cajas de herramientas separadas. Usted no mezclaría los utensilios de cocina con las herramientas del garaje de forma permanente. Con el tiempo, necesita tener las herramientas adecuadas en los lugares correspondientes.
Protección en cuestiones legales y fiscales
La razón más importante para mantener el dinero por separado radica en la protección. Cuando combina su dinero personal con el de la empresa, básicamente está indicando que usted y su empresa son la misma entidad.[1] Quizás no sea importante cuando todo marcha bien, pero se vuelve un problema serio cuando las cosas se complican.
Cuando todo el dinero de su empresa pasa por las cuentas empresariales dedicadas, usted tiene un registro completo de todo. El estado de cuenta de su cuenta de cheques para empresas se convierte en su hoja de ruta tributaria. Y no tiene que estar buscando entre las transacciones personales para identificar los gastos de la empresa.
Los propietarios de empresas pueden deducir gastos como suministros de oficina, equipo, comidas de negocios y viáticos. Sin embargo, solo puede deducir lo que pueda probar que de hecho se utilizó en la empresa. Tener cuentas separadas facilita la comprobación de dichos gastos cuando llega la temporada de impuestos, o en caso de que el IRS requiera explicaciones.
Mejores decisiones financieras
Dirigir una empresa implica tomar decisiones financieras todos los días. ¿Debería comprar ese nuevo equipo? ¿Puede permitirse contratar otro empleado? ¿Tiene suficiente efectivo para un mes con pocas ventas?
Estas decisiones se vuelven mucho más sencillas cuando puede ver exactamente cuál es el rendimiento financiero de su empresa. La administración de flujo de caja requiere la supervisión del dinero que entra y sale.
Las cuentas combinadas crean un panorama turbio. ¿Esos $2,800 en su cuenta son ganancias de la empresa o dinero personal que aún no ha transferido? Al mezclar el dinero de la empresa con el dinero personal, no es fácil identificar si la empresa de hecho genera una ganancia o simplemente sobrevive de subsidios personales.
El monitoreo eficaz del dinero le ayuda a identificar problemas anticipadamente y tomar decisiones inteligentes en cuanto al crecimiento. Sin embargo, solo funciona cuando el dinero de la empresa permanece en las cuentas de la empresa.
La mayoría de los software de contabilidad se conectan directamente con las cuentas bancarias de su empresa, lo que clasifica las transacciones automáticamente. Dicha automatización solo funciona si no combina sus transacciones personales con las de la empresa en las mismas cuentas.
Imagen profesional y crecimiento empresarial
Las cuentas empresariales separadas hacen que su negocio se vea como una empresa establecida y confiable. Si gira cheques o hace pagos desde una cuenta a nombre de su empresa, es posible que los proveedores y los clientes lo traten con más seriedad.
El crédito empresarial funciona de una forma diferente al crédito personal. Los bancos quieren ver que su empresa pueda manejar sus propias finanzas y pagar sus propias facturas. Cuando el dinero pasa por las cuentas personales, no es fácil establecer un historial de crédito empresarial separado.
Un crédito empresarial sólido permite acceder a mejores términos de préstamo, límites de crédito más elevados y más opciones de financiamiento a medida que crece el negocio. Sin embargo, establecer dicho crédito requiere mantener el dinero de la empresa separado desde el primer día.
Pasos de implementación sencillos
Separar sus finanzas personales de sus finanzas empresariales solo requiere unos cuantos pasos fundamentales:
- Abra una cuenta de cheques para empresas dedicada. Esta se convierte en el centro de todas las transacciones de la empresa: ingresan los pagos de los clientes y salen los gastos de la empresa. La mayoría de los bancos ofrecen servicios de banca empresarial diseñados para las compañías pequeñas.
- Debe pagarse a sí mismo un salario regular o realizar un retiro del propietario de la cuenta de la empresa a su cuenta personal. Esto genera una separación formal y deja en claro cuándo el dinero pasa del uso empresarial al uso personal.
- Configure sistemas de gestión de registros separados. Utilice diferentes carpetas para los recibos de la empresa, software de contabilidad separado para las transacciones de la empresa y sistemas de archivo exclusivos para los documentos de la empresa.
Además, recuerde que jamás debe usar las cuentas de la empresa para los gastos personales. Esta sencilla regla evita la combinación que genera problemas más adelante.
Mantenga la constancia
El secreto para la separación exitosa es la constancia. Capacite a los empleados y socios empresariales con respecto a por qué es importante mantener separados los gastos. Si necesita asistencia adicional, considere consultar con un contador que se especialice en las necesidades de pequeñas empresas. Este puede ayudarle a configurar sistemas que faciliten la separación e identifiquen los errores antes de que se vuelvan graves.
Una administración financiera adecuada requiere disciplina, pero ofrece resultados: menos estrés, mejores decisiones y una protección legal más sólida.
Su socio de crecimiento estratégico
Mantener separado el dinero de la empresa y el dinero personal representa una de las decisiones más inteligentes que puede tomar cualquier propietario de empresa. Esto protege sus bienes, simplifica los impuestos, mejora la credibilidad y ofrece el panorama financiero claro, necesario a la hora de tomar decisiones empresariales inteligentes.
Las soluciones integrales de banca empresarial facilitan la separación del dinero personal y el de la empresa, al tiempo que proporcionan las herramientas necesarias para gestionar adecuadamente el flujo de caja.
Desde las cuentas de cheques para empresas con procesamiento de pagos integrado hasta las herramientas integrales de flujo de caja, ofrecemos la infraestructura financiera que necesitan las empresas en crecimiento.
Hable con un especialista de pequeñas empresas de PNC hoy mismo sobre establecer cuentas empresariales separadas y desarrollar los sistemas financieros que respalden el crecimiento de su compañía a futuro.
