La contratación del primer empleado es un hito importante para cualquier propietario de una pequeña empresa. Representa una señal de crecimiento, dinamismo y confianza en el futuro de su empresa. De hecho, según la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos, más del 80 % de las pequeñas empresas no tienen ni un solo empleado.[1] Eso significa que no solo está creciendo, sino que pasa a formar parte de un grupo especial de propietarios de empresas que están listos para dirigir y crear algo más grande.

Pero antes de publicar vacantes de empleo o realizar entrevistas, es importante que comprenda las ramificaciones financieras que conlleva la contratación de un nuevo empleado. Desde la organización de la nómina y los impuestos hasta la planificación del flujo de caja y los beneficios para los empleados, preparar a su empresa para esa primera contratación garantiza una base sólida para el crecimiento futuro.

Está a punto de enfrentar una serie de nuevas responsabilidades financieras que podrían tomar por sorpresa a los nuevos empleadores. Estar preparado financieramente puede ayudar a garantizar una transición fluida y evitar un costoso paso en falso. Este artículo resume lo que debe saber antes de contratar a ese primer empleado, de modo que tenga más probabilidades de preparar a su equipo y a su empresa para el éxito a largo plazo.

La contratación es un hito financiero

Cuando contrata a ese primer empleado, lo que está haciendo no es solamente agregar una partida a su presupuesto. Este es un cambio decisivo significativo para su empresa y para usted en calidad de líder de la misma. 

Primeramente, desde la perspectiva emocional, ya no será un empresario por cuenta propia. Una vez que encuentre a la persona adecuada para contratarla, asumirá la responsabilidad de los ingresos y el sustento de dicha persona. Esa es una responsabilidad significativa.

Luego, desde el punto de vista financiero, integrar un empleado a su nómina afecta casi todos los aspectos de su empresa. A medida que administra el flujo de caja, las consideraciones referentes al seguro y el presupuesto operativo, dichas decisiones no le afectarán únicamente a usted. Ahora también tomará decisiones que también afectan a sus empleados. 

Por ello, antes de extender una oferta de empleo, evaluar la preparación financiera de su empresa es tan importante como asegurarse de haber encontrado al candidato adecuado.

El costo total de un empleado: no es solo el salario

Los nuevos empleadores a menudo subestiman el costo real que implica la contratación de un empleado. El salario solo es una parte de la ecuación. Una vez que tenga en cuenta los impuestos sobre la nómina, el seguro, los beneficios y los costos de incorporación, el compromiso financiero aumenta significativamente.

Los costos adicionales de contratar a un empleado incluyen:

  • Impuestos sobre la nómina del empleador (Seguro Social, Medicare y seguro de desempleo federal y estatal).
  • La mayoría de los estados exigen el seguro de compensación para el trabajador.[2] Los costos varían en función de la industria y el nivel de riesgo.
  • Beneficios como seguro de salud, contribuciones de la jubilación, tiempo libre remunerado y otros beneficios.
  • Los costos de incorporación incluyen el tiempo y los recursos que se invierten en la capacitación, las verificaciones de antecedentes, etc.
  • Entonces, un nuevo empleado que tiene un salario anual de $50,000 posiblemente genere un costo de $60,000 a $65,000 para la empresa. 

Subestimar el compromiso financiero de contratar a un nuevo empleado puede arruinar su presupuesto y ejercer una gran tensión en su flujo de caja. Sin embargo, es más probable que evite este problema si realiza un análisis de costos exhaustivo antes de tomar decisiones en cuestiones de contratación.

Planificación de flujo de caja antes de contratar

Antes de que invierta tiempo en publicar la descripción de un puesto de empleo, analice seriamente su flujo de caja mensual y anual. Pregúntese si la empresa puede solventar un salario de tiempo completo de forma constante. 

Resulta fácil sentirse confiado durante los meses de ingresos elevados, pero esa confianza puede desaparecer rápidamente cuando los ingresos se desaceleran. Si su empresa experimenta ingresos variables, asegúrese de tener en cuenta los meses en los que tiene menos ventas y cómo un nuevo empleado afectaría el flujo de caja. No cumplir con una fecha límite de la nómina no solo afecta la moral, sino que puede perjudicar la confianza, comprometer la retención y dar lugar a problemas de cumplimiento o sanciones.

Es por ello que es importante planificar con anticipación para que los ingresos irregulares no se interpongan en el cumplimiento de sus obligaciones de nómina. 

  • Analice tanto el escenario promedio como el escenario del peor de los casos antes de extender una oferta laboral. 
  • Elabore una proyección a 12 meses que tenga en cuenta las fluctuaciones de ingresos y simule cómo el salario, los impuestos y los posibles beneficios de un nuevo empleado impactarían en su presupuesto operativo mensual.

Otra manera de proteger su empresa durante esos meses de ingresos escasos es creando un fondo para emergencias donde conserve el equivalente a varios meses de costos de nómina. De esta manera, incluso si los ingresos disminuyen, estará en una mejor posición para cumplir sus obligaciones sin interrumpir las operaciones ni poner en riesgo la confianza de su equipo.

Organizar la nómina

Administrar la nómina por cuenta propia podría parecer una opción simple para ahorrar costos, pero a menudo da lugar a un mayor riesgo y a posibles errores. Los errores relacionados con la retención de impuestos o con las fechas límite de las declaraciones pueden dar lugar a costosas sanciones del IRS y de su estado.

Al automatizar la nómina, las empresas tienen más probabilidades de minimizar el riesgo, garantizar el cumplimiento y dedicar más tiempo y energía al crecimiento de la empresa. Ya sea que recurra a un proveedor de nómina de servicio completo, instale un software de nómina o elija un sistema de nómina integrado al banco, cada opción está diseñada para agilizar los cálculos de impuestos, los pagos a los empleados y la administración del cumplimiento. Muchos sistemas de nómina integrados al banco también incluyen características como depósitos directos, informes detallados y recordatorios referentes a las declaraciones de impuestos trimestrales.

Elegir las cuentas bancarias empresariales adecuadas para la nómina

Cuando contrata un empleado, usted asume la responsabilidad legal de pagarle la cantidad correcta puntualmente y realizar el manejo correcto de los impuestos. Eso significa que su proceso de nómina debe ser preciso y confiable y estar bien organizado desde el inicio.

Una de las maneras más sencillas de asegurar la precisión es abrir una cuenta bancaria de nómina. Al separar las transacciones de nómina de los gastos generales de la empresa, usted podrá:

  • Monitorear las transacciones de nómina fácilmente sin tener que revisar compras no relacionadas.
  • Evitar el gasto accidental de los fondos destinados al pago de los empleados o de los impuestos sobre la nómina.
  • Asegurar la puntualidad en los pagos al establecer transferencias automáticas a la cuenta de nómina de forma anticipada a cada ciclo de pago.

Busque soluciones bancarias que:

  • Admitan depósitos directos y automaticen la retención de impuestos.
  • Automaticen las transferencias recurrentes para trasladar los fondos fácilmente de la cuenta operativa a la de nómina.
  • Generen informes que simplifiquen las declaraciones de impuestos trimestrales y la documentación de fin de año, lo que facilita que su empresa logre y mantenga el cumplimiento.

Las características anteriores pueden ayudar a reducir su carga administrativa y mejorar la transparencia, lo que resulta particularmente útil durante la temporada de impuestos o en el caso de una auditoría.

Cuándo (y cómo) debe considerar los beneficios desde una perspectiva financiera

Los beneficios de los empleados tienen el poder de darle una ventaja competitiva a su empresa, aunque también aumentan sus responsabilidades financieras.

No todas las empresas ofrecen los mismos beneficios a sus empleados. Los beneficios estándar son los que los empleados normalmente esperan recibir, como el seguro médico. Por otro lado, los beneficios estratégicos, como los horarios flexibles o las opciones de trabajo a distancia, pueden ayudar a atraer a los mejores talentos.

No sienta la presión de tener que ofrecer todos los beneficios de inmediato. Empiece al priorizar los beneficios estándar que sean sostenibles en términos financieros para seguir siendo competitivo. Cuando sea el momento adecuado, considere beneficios adicionales estratégicos que respalden sus metas y sean atractivos para su empleado ideal. Una buena regla general es aspirar a ofrecer valor a largo plazo sin asumir obligaciones excesivas con demasiada antelación. 

Considere cuáles son las ofertas que coinciden con su presupuesto y las que son más importantes para sus posibles postulantes. Por ejemplo, si va a contratar trabajadores calificados, las contribuciones para la jubilación o un plan de salud compatible con una cuenta de ahorros para la salud (HSA, por sus siglas en inglés) podrían ayudarle a atraer talento sin estirar demasiado su presupuesto.

Muchos bancos y socios financieros ofrecen productos como cuentas HSA, SEP IRA o cuentas de jubilación integradas a la nómina que permiten que la administración de estos beneficios sea más sencilla. 

Conclusión: la preparación financiera libera el crecimiento

Este es un gran paso. La contratación de su primer empleado significa que su empresa está creciendo. Tómese un momento para reconocer el éxito que ha logrado. Este éxito conlleva nuevas responsabilidades. Esperamos que este artículo le ayude a avanzar con confianza. 

Desde comprender el verdadero costo de la relación laboral hasta establecer sistemas de nómina y evaluar los beneficios, cada decisión que tome ahora construye las bases para la estabilidad a largo plazo de su empresa. 

A medida que su equipo crece, la planificación financiera constante y las consultas regulares con sus socios bancarios se vuelven incluso más importantes. Ya sea que esté explorando la nómina por primera vez o que esté buscando realizar una expansión de forma segura, PNC está aquí no solo para ofrecerle cuentas bancarias y herramientas, sino para servir como socio estratégico que puede ayudar a que su empresa prospere. Obtenga más información sobre cómo las soluciones para pequeñas empresas de PNC pueden apoyar su trayecto.