Una RFP permite a su organización describir sus objetivos, prioridades y expectativas para los posibles proveedores de servicios licitantes. Llevar a cabo el ejercicio de RFP sienta las bases para un plan de jubilación debidamente administrado y ayuda a identificar al proveedor que cumplirá con sus necesidades.

La RFP también juega un papel fundamental en el cumplimiento de la responsabilidad fiduciaria que se tiene de actuar con prudencia para el beneficio exclusivo de los participantes y beneficiarios del plan, y sirve como registro escrito del proceso sistemático relacionado con la selección de su proveedor de servicios del plan.

Nuestra experiencia en PNC Bank, National Association ha revelado seis prácticas prudentes que pueden ayudar a lograr el éxito de un compromiso de RFP.

Paso 1: Forme un equipo

Antes de emitir una RFP, se debe reunir un equipo de recursos internos para elaborar la RFP y dirigir el avance del proceso. Dicho equipo debe estar conformado por personas con diversos talentos y experiencia. Se debe buscar un equilibrio entre los beneficios de la inclusión y mantener un equipo de tamaño adecuado que contribuya a la responsabilidad y la eficiencia.

Qué hacer: la gerencia ejecutiva sénior debe formar el equipo y designar al jefe de equipo. Su primera entrega debe ser un cronograma de proyecto que incluya desde la elaboración de la RFP hasta la selección del proveedor de servicios.

Paso 2: Resuma las metas de su RFP

Articular sus objetivos ayudará a confirmar que las preguntas de su RFP van más allá de las preguntas convencionales y van al fondo de sus necesidades particulares. Por ejemplo, ¿necesita mejorar los niveles de servicio al cliente? ¿Necesitará incentivos no financieros de participación de los empleados debido a la capacidad limitada para igualar las contribuciones de los empleados? ¿Busca una gama de opciones de inversión sofisticadas o una oferta simplificada?

Qué hacer: Los miembros del equipo de RFP primero deben llegar a un acuerdo sobre la visión de la forma en que su plan de jubilación debe cumplir con las necesidades de la compañía y sus empleados.

Paso 3: Cree una RFP que sea clara e integral

Las preguntas trilladas y confusas harán que obtenga respuestas imprecisas que no le ayudarán a tomar una decisión. Asegúrese de cubrir la amplia gama de temas, incluyendo las inversiones, servicios, cargos y asuntos fiduciarios. Sea claro en cuanto a sus expectativas de estándares de servicio.

Qué hacer: Evite la RFP “estandarizada”, ya que no le ayudará a obtener las respuestas que necesita para su situación específica. Considere recurrir a un consultor externo que encabece la elaboración de la RFP.

Paso 4: Verifique y califique las respuestas de la RFP

Una vez que los proveedores candidatos hayan regresado las respuestas, deberá revisarlas y calificarlas a fin de seleccionar las mejores respuestas y pasarlas al siguiente paso del proceso.

Qué hacer: Utilice el periodo comprendido entre el momento en que envía la RFP y el momento en que recibe las propuestas para determinar un sistema para calificarlas. Considere crear calificaciones mínimas con las que se descalifique a un proveedor de servicios si este no cumple con estas calificaciones. Establezca prioridades para poder clasificar las propuestas de una mejor manera. Por ejemplo, ¿los cargos más bajos son más importantes que los sólidos servicios educativos? ¿Un extenso menú de inversiones tiene más valor que la tecnología más reciente?

Paso 5: Entrevista con orden del día

La entrevista es la primera vez en la que podrá conocer al posible proveedor de planes de jubilación. Debe intentar programar todas las entrevistas (el número óptimo es de 3 a 5) el mismo día. Eso le permitirá comparar las presentaciones con más facilidad.

Asegúrese de programar un periodo entre cada entrevista (de 45 a 60 minutos) para dar tiempo al equipo de hablar sobre lo que han escuchado y tomar apuntes.

Qué hacer: Elabore una orden del día para la reunión, para ayudar a confirmar que esta cubra los puntos que quiere que cubra, y no solo los que el candidato quiera cubrir. Debe estar preparado con una lista de preguntas cuyas respuestas necesite. Identifique las debilidades de las respuestas y haga uso de la reunión para permitir que el proveedor de servicios aborde sus inquietudes. Tenga en cuenta que los fiduciarios de los planes quizás únicamente basen las decisiones en lo que es mejor para el plan y sus participantes y no en los posibles beneficios para el patrocinador u otros, tales como los descuentos por otros productos no relacionados con el plan.

Paso 6: Seleccione un ganador

Su siguiente paso será la selección del ganador. Una vez que lo haya hecho, asegúrese de notificar su decisión al candidato seleccionado por escrito. Como muestra de respeto y agradecimiento a los demás candidatos, no olvide informarles su decisión.