La buena gestión de organizaciones sin fines de lucro comienza con la Junta

La gestión efectiva es esencial para fortalecer la efectividad y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier empresa, y las organizaciones sin fines de lucro ciertamente no son la excepción. Hay mucho en juego: En el desafiante entorno de hoy en día, una junta de liderazgo sólida y comprometida puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En este documento cubrimos las funciones y responsabilidades de los directores de organizaciones sin fines de lucro y cómo es que las juntas pueden aprovechar las mejores prácticas para implementar buenas políticas y procesos de gobierno.

Las juntas de organizaciones sin fines de lucro desempeñan un rol vital

Si bien cada organización tiene sus características únicas, las juntas de organizaciones sin fines de lucro, por lo general, tienen la responsabilidad de tomar decisiones sobre estrategia, dirección, política y gobierno. El alcance de una junta normalmente incluye:

• Definir la misión y las metas de la organización, así como tomar decisiones sobre estrategias.
• Monitorear el desempeño organizacional para confirmar que la organización esté siendo gestionada de manera competente y que haya una rendición de cuentas en torno a las operaciones y los resultados de la organización.
• Ofrecer una administración efectiva de los recursos de la organización.
• Supervisar la estabilidad de la organización en áreas críticas, incluyendo integridad en los estados financieros, así como sistemas y controles de riesgo internos. 
• Reclutar, seleccionar, respaldar y evaluar a los altos ejecutivos de la organización.
• Evaluar y fortalecer la efectividad de la junta.
• Mejorar la imagen pública de la organización y generar apoyo para sus actividades.

De manera importante, un buen gobierno de la junta no involucra manejar asuntos cotidianos ni detalles operativos. En cambio, el rol de la junta es brindar dirección y orientación a la administración de la organización, así como monitorear el progreso; la junta no debe intentar gestionar la organización sin fines de lucro ni interferir con la administración de la organización. 

Miembros de la junta y sus responsabilidades fiduciarias

Los directores de una organización sin fines de lucro tienen obligaciones fiduciarias y, por consiguiente, tienen la responsabilidad de proteger y preservar los recursos de la organización para el beneficio público o los fines benéficos para los cuales se ha establecido la organización. Esto significa que los directores aceptan el rol de administradores de los activos de la organización sin fines de lucro para confirmar que los recursos sean utilizados en forma razonable y apropiada. Como personas de confianza, los miembros de la junta tienen la autoridad y la obligación de actuar en forma prudente y honesta, así como de buena fe a nombre de su organización sin fines de lucro. 

En general, el ejercicio de las responsabilidades fiduciarias involucra cumplir con los deberes de diligencia, lealtad y obediencia:

• Deber de diligencia: ejercer el juicio prudente en la toma de decisiones y supervisar todas las actividades que fomenten la efectividad y la sostenibilidad de la organización sin fines de lucro. 
• Deber de lealtad: actuar exclusivamente en el mejor interés de la organización sin fines de lucro en vez de procurar cursos de acción que fomenten el interés propio del miembro de la junta. 
• Deber de obediencia: confirmar que la organización sin fines de lucro acate la misión y el propósito establecidos, así como que actúe de acuerdo con las leyes aplicables y las prácticas éticas.

Una extensión del deber de obediencia es el deber de transparencia, que es la obligación de la junta de asegurar que la organización sin fines de lucro sea abierta con respecto a sus operaciones. Este deber de transparencia incluye confirmar que se presenten todas las declaraciones de impuestos y se pongan a disposición del público.

Funciones fiduciarias críticas de la junta

Se espera que los miembros de la junta directiva sean participantes activos en las reuniones, que hagan sus tareas y que conozcan el trabajo de la organización sin fines de lucro. En el cumplimiento de sus obligaciones fiduciarias, la junta debe establecer y mantener un marco de política y administración dentro del cual opera la organización sin fines de lucro, que generalmente incluye:

• Establecer un presupuesto (típicamente sobre una base anual) que dedique recursos a los programas e iniciativas creadas para ayudar a la organización a cumplir su misión y metas.
• Diseñar e implementar un sistema para monitorear, evaluar y reportar regularmente sobre la condición y el desempeño financiero de la organización sin fines de lucro.
• Instalar un sistema de seguimiento del rendimiento y hacer que el director general y el personal de la organización sean responsables de los resultados y del cumplimiento de las políticas.
• Adoptar políticas para regir las principales transacciones, incluyendo la adquisición de activos.
• Crear un sistema de cumplimiento para confirmar que todas las presentaciones e informes de impuestos del IRS se completen satisfactoriamente y a tiempo y que se cumplan los requerimientos regulatorios y de divulgación.
• Implementar una auditoría externa independiente de manera regular (generalmente sobre una base anual) para evaluar la condición financiera y la viabilidad de la organización, incluyendo la efectividad de la administración del riesgo y los sistemas de control.
• Desarrollar una política de conflictos de intereses por escrito para confirmar que los miembros de la junta están familiarizados con los tipos de actividades o transacciones que pueden impactar su capacidad para servir como miembro de la junta o participar en ciertas decisiones.
• Crear e implementar políticas y directrices para las inversiones y los gastos, y supervisar la forma en que se gestionan las inversiones y lo que se gasta.

Responsabilidades de inversión y gastos fiduciarios de las juntas directivas

Como se ha mencionado, la junta directiva asume el papel de la administración de los activos de la organización sin fines de lucro para confirmar que estos recursos se utilicen de manera razonable y apropiada. Desde su adopción en 1972 por la Conferencia Nacional de Comisionados sobre Leyes Estatales Uniformes (NCCUSL), la Ley de Administración Uniforme de Fondos Institucionales (UMIFA) ha proporcionado orientación a las organizaciones sobre la gestión, la inversión y el gasto de los fondos en manos de las organizaciones sin fines de lucro. En el 2006, la Ley de Administración Prudente Uniforme de los Fondos Institucionales (UPMIFA) fue adoptada por la NCCUSL para abordar las deficiencias de la UMIFA y está diseñada para:

• Actualizar la norma de inversión prudente para los fondos sin fines de lucro.
• Proporcionar reglas y orientaciones más claras sobre el gasto de los fondos institucionales y permitir que las organizaciones sin fines de lucro se enfrenten más fácilmente a las fluctuaciones del mercado en el valor de los fondos.
• Simplificar las reglas sobre la liberación y modificación de las restricciones de los fondos benéficos para permitir una administración más eficiente.

De una forma u otra, las pautas de la UPMIFA se han implementado en todos los estados excepto en Pensilvania, que se abordará en la siguiente sección.

Acumulación y gasto de la UPMIFA

El cambio más significativo en la UPMIFA con respecto a las directrices anteriores es la eliminación de la limitación del valor histórico del dólar (HDV) en el gasto de los fondos institucionales. En el marco de la UMIFA, se podía gastar la apreciación neta de un fondo de dotación, aunque había que preservar el HDV. Por ejemplo, supongamos que una organización sin fines de lucro recibió una dotación original de $1 millón, que representa el HDV de la donación. Si el mercado posteriormente cae y el valor justo de mercado del fondo se reduce a $980,000, la organización sin fines de lucro no podrá tocar el dinero para gastos bajo las reglas antiguas. Sujeto a la intención del donante, la UPMIFA ahora permite a una institución acumular o gastar tanto de un fondo de dotación como la organización sin fines de lucro considere prudente para los usos, beneficios, propósitos y duración para los cuales se establece el fondo de dotación.

Hay excepciones a la regla más expansiva de la UPMIFA. Cuando un donante expresa su intención claramente en un instrumento de donación escrito, UPMIFA requiere que la organización benéfica siga las instrucciones del donante. Además, la UPMIFA no aplica a las fundaciones privadas que están en manos de fideicomisarios individuales o fideicomisarios comerciales, como los bancos o las compañías fiduciarias, incluso si el único beneficiario es una organización benéfica. Dichos fideicomisos se rigen por los instrumentos mediante los cuales fueron constituidos y por las leyes fiduciarias estatales correspondientes.

La directriz de prudencia de la UPMIFA es coherente con las normas que ya se aplican en todas las comunidades empresariales, jurídicas y de inversión: un miembro de la junta debe actuar de buena fe y con el cuidado que una persona ordinariamente prudente en una posición similar ejercería en circunstancias similares. Al tomar la determinación de acumular o gastar los activos del fondo patrimonial, la junta directiva de una organización sin fines de lucro debe aplicar la norma de persona prudente y considerar, si es relevante:

• La duración y conservación del fondo de dotación.
• Los fines de la institución y del fondo de dotación.
• Condiciones económicas generales.
• El posible efecto de la inflación o deflación.
• El retorno total esperado de los ingresos y la apreciación de las inversiones.
• Otros recursos de la institución.
• La política de inversión de la institución.

Los estándares de inversión de UPMIFA

La UPMIFA permite a los miembros de la junta directiva la libertad de implementar una política de inversión que cumpla con la intención del fondo de dotación y de usar su juicio empresarial en la administración de los activos del fondo. Al tomar decisiones sobre la administración e inversión de un fondo institucional, sujeto a la intención de un donante, la junta directiva debe considerar:

• Los propósitos benéficos de la institución y los propósitos del fondo institucional.
• Condiciones económicas generales.
• El posible efecto de la inflación o deflación.
• Las consecuencias fiscales esperadas, si las hubiera, de las decisiones o estrategias de inversión.
• El papel que cada inversión juega dentro de la cartera de inversión global del fondo.
• El retorno total esperado de los ingresos y la apreciación de las inversiones.
• Otros recursos de la institución.
• Las necesidades de la institución y del fondo para hacer distribuciones y preservar el capital.
• Una relación especial de un activo o un valor especial para los propósitos benéficos de la institución.

Las normas de inversión prudente de la UPMIFA requieren que una junta cumpla con su deber de cuidado y gestione los costos. Las decisiones de inversión deben ser consideradas como parte de la estrategia de inversión global y dentro del contexto de la cartera de inversiones del fondo institucional. La UPMIFA requiere la diversificación de los activos, en ausencia de circunstancias especiales, y la estrategia debe basarse en objetivos de riesgo-rendimiento que sean adecuados para la organización sin fines de lucro y el fondo. La junta puede delegar la administración e inversión del fondo a agentes externos siempre que actúen con prudencia y buena fe en la selección del agente y en el establecimiento del alcance y los términos de la delegación. La junta también debe revisar periódicamente el agente y su desempeño.

Divulgación y modificación de las restricciones

Con el tiempo, las circunstancias cambiantes pueden requerir ajustes en una dotación para permitir una administración más eficiente de sus fondos. Para disminuir la carga sobre las organizaciones sin fines de lucro, la UPMIFA establece normas para modificar las restricciones de los donantes sobre estos fondos, que generalmente requieren la aprobación de los tribunales.

Ley 141 de Pensilvania

Como se mencionó, Pensilvania es el único estado que no ha adoptado la UPMIFA en alguna forma. En cambio, Pensilvania opera bajo un estatuto estatal llamado Ley 141. La Ley 141, vigente desde 1998, permite a las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro determinar anualmente el monto de los ingresos disponibles para gastos de un fondo de dotación. Al tomar esta determinación, las organizaciones pueden seguir una política de retorno total, donde el retorno total se compone de intereses, dividendos y apreciación neta de capital, que incluye tanto las ganancias realizadas como las no realizadas. En los fondos para los que tiene autoridad de administración de inversiones, la junta puede elegir gastar entre el 2 % y el 7 % del valor justo de mercado del fondo para fines que beneficien a la organización. El valor de los activos bajo la Ley 141 es el promedio del valor justo de mercado de los activos en un período de tres años (o el promedio del valor justo de mercado de los activos en cualquier período más corto en el caso de activos mantenidos por la organización sin fines de lucro por menos de tres años).

El enfoque de la política de rendimiento total proporciona a la junta directiva una flexibilidad significativamente mayor que la opción de una política de capital e ingresos en la que la organización sin fines de lucro solamente puede gastar los intereses y dividendos del fondo.

Ley 141 de Pensilvania

Como se mencionó, Pensilvania es el único estado que no ha adoptado la UPMIFA en alguna forma. En cambio, Pensilvania opera bajo un estatuto estatal llamado Ley 141. La Ley 141, vigente desde 1998, permite a las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro determinar anualmente el monto de los ingresos disponibles para gastos de un fondo de dotación. Al tomar esta determinación, las organizaciones pueden seguir una política de retorno total, donde el retorno total se compone de intereses, dividendos y apreciación neta de capital, que incluye tanto las ganancias realizadas como las no realizadas. En los fondos para los que tiene autoridad de administración de inversiones, la junta puede elegir gastar entre el 2 % y el 7 % del valor justo de mercado del fondo para fines que beneficien a la organización. El valor de los activos bajo la Ley 141 es el promedio del valor justo de mercado de los activos en un período de tres años (o el promedio del valor justo de mercado de los activos en cualquier período más corto en el caso de activos mantenidos por la organización sin fines de lucro por menos de tres años).

El enfoque de la política de rendimiento total proporciona a la junta directiva una flexibilidad significativamente mayor que la opción de una política de capital e ingresos en la que la organización sin fines de lucro solamente puede gastar los intereses y dividendos del fondo.

Recomendaciones sobre el gobierno de las organizaciones sin fines de lucro: inversiones y gastos

El concepto de persona prudente en el entorno legal y operativo de hoy en día no exige el éxito con cada resultado: nadie podría cumplir con ese estándar. Más bien, se centra en la forma en que las juntas directivas toman decisiones. Las juntas directivas habrán cumplido con sus responsabilidades fiduciarias si sus acciones se basan en juicios bien informados y si se adhieren a un proceso disciplinado de toma de decisiones. A menudo llamado “prudencia de procedimiento”, hay pasos que las juntas pueden tomar para fortalecer la administración de las organizaciones sin fines de lucro, incluyendo:

• Desarrollar políticas y procesos sólidos y bien pensados para la administración del plan.
• Documentar el cumplimiento de estas políticas y procedimientos.
• Construir archivos de auditoría a los que se pueda acceder fácilmente si es necesario.

Teniendo esto en cuenta, muchas juntas directivas de organizaciones sin fines de lucro están implementando prácticas estándar para confirmar que sus organizaciones están cumpliendo con los requerimientos de la UPMIFA y sus obligaciones fiduciarias con respecto a la inversión y el gasto. Algunas de estas son:

Prácticas representativas de inversión y gasto para organizaciones sin fines de lucro
 

Deberes fiduciarios de la Junta	Acciones de las juntas
Conocer las normas, leyes y cualquier disposición sobre fideicomisos	Los directores están bien versados en temas relacionados con la organización sin fines de lucro.
Preparación de la declaración de política de inversión, política de gastos y política de aceptación de regalos	La junta ha aprobado una Declaración de Política de Inversión, Política de Gastos y Política de Aceptación de Regalos por escrito, las cuales se revisan anualmente y se modifican según sea necesario.
Diversificar los activos según el perfil de riesgo-rendimiento específico de las organizaciones sin fines de lucro	Las directrices de asignación de activos y los parámetros de reequilibrio son aprobados por la junta.
Confirmar el cumplimiento de las directrices y políticas de inversión y gasto	Las recomendaciones y decisiones tomadas para las inversiones y los gastos se documentan y se mantienen en los archivos.
Uso de profesionales prudentes y documentación de la diligencia debida	Todos los profesionales prudentes (administradores de dinero, custodios, consultores, legales) son aprobados por la junta y las decisiones son registradas y mantenidas.
Control y supervisión de los cargos de inversión	Todos los cargos relacionados con las inversiones y la custodia se revisan como parte de un análisis de cargos anuales, que incluye puntos de referencia competitivos.
Monitorear las actividades de los profesionales prudentes	Se realizan reuniones trimestrales de revisión de inversiones y se documentan las consideraciones y decisiones.
Evitar los conflictos de intereses y las transacciones prohibidas	Los directores deben verificar y atestiguar cualquier conflicto de interés potencial.
Confirmar el cumplimiento de la intención del donante	Los acuerdos de donación se revisan para aclarar la intención del donante cuando sea necesario; se considera el uso de disposiciones de liberación o modificación para abordar los fondos problemáticos de los donantes.

Las tendencias que hay que vigilar

El surgimiento de la generación del milenio: los Baby Boomers están dando paso rápidamente a la generación del milenio, también conocidos como Generación Y (adultos que alcanzaron la mayoría de edad en el 2000 y después). Según el Instituto Brookings, la generación del milenio constituirá el 75 % de la fuerza laboral para el 2025. El liderazgo de las organizaciones sin fines de lucro estará compuesto cada vez más por la generación del milenio, quienes tendrán un conjunto de habilidades y un enfoque para liderar organizaciones que se diferenciarán de las generaciones anteriores. Este grupo de edad es también una clase de donantes que está creciendo en importancia. A medida que la generación del milenio entre a la fuerza laboral y tenga dinero para dar, las organizaciones necesitarán poner en marcha estrategias para involucrarlos de la mejor manera posible.

Conciencia de las redes sociales: las redes sociales están creciendo en importancia como una forma de comunicar el trabajo y las necesidades de una organización sin fines de lucro. Los donantes pueden aprender y participar en el trabajo de una organización sin fines de lucro de muchas maneras diferentes, lo que ayudará a impulsar a las organizaciones sin fines de lucro a segmentar sus mensajes y a establecer estrategias de comunicación a través de múltiples canales y dispositivos. Estar al día con la última tecnología es esencial para que una organización sin fines de lucro sea vigente y logre la sostenibilidad.

Privacidad de las organizaciones sin fines de lucro: las violaciones de seguridad tanto en el sector privado como en el público han expuesto la información confidencial de muchos estadounidenses. El mundo de las organizaciones sin fines de lucro tendrá que prestar cada vez más atención al tipo de preguntas sobre la privacidad de los datos que están surgiendo a un ritmo alarmante.

Demanda creciente de resultados visibles: los principales donantes ven sus donaciones como inversiones destinadas a producir algún resultado tangible. Quieren ver cómo los programas de una organización y sus contribuciones crean directamente un impacto positivo. No se trata del esfuerzo, sino del logro.

Acceso a los macrodatos: los macrodatos se están volviendo omnipresentes y más fáciles de gestionar y comprender. Como señala la Stanford Social Innovation Review, cada vez son más las organizaciones que aprovechan con éxito los datos de análisis de patrimonio externo para evaluar la capacidad de donación de un donante.

El crecimiento de organizaciones sin fines de lucro de corta duración: las organizaciones en transición que se centran en la solución de problemas y luego se disuelven, desafiarán cada vez más a las organizaciones sin fines de lucro establecidas. En el futuro, el panorama de las organizaciones sin fines de lucro probablemente incluirá un número significativamente mayor de organizaciones sin fines de lucro formadas para períodos de 3 a 5 años, según lo previsto por la Stanford Social Innovation Review.

Conclusión

El gobierno efectivo juega un papel crítico en el éxito y la viabilidad de una organización sin fines de lucro en el desafiante mundo de hoy. Aunque los requerimientos técnicos para las juntas directivas pueden parecer complejos, hay algunos pasos sencillos que todas las juntas pueden tomar para confirmar que los directores están cumpliendo con sus obligaciones fiduciarias y ayudando a la organización sin fines de lucro a lograr sus metas. Requiere algo de trabajo, pero las organizaciones sin fines de lucro y las juntas directivas necesitan políticas claras y procesos disciplinados para confirmar que las operaciones funcionen sin problemas de todos modos. A fin de cuentas, el establecimiento de un marco de gobierno sólido es en realidad solamente una parte de la buena administración.