Las organizaciones sin fines de lucro necesitan servicios de calidad que sean proporcionados a un precio razonable por proveedores que entiendan sus valores organizacionales o su misión y se alineen con estos. Al evaluar los proveedores de servicios o llevar a cabo la diligencia debida periódica de tu programa de inversiones, una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) puede formar una parte valiosa del conjunto de herramientas de administración.

Como fiduciario, quizás lo que más te convenga es emitir una RFP periódicamente, según sea necesario, como respuesta a los asuntos con tu proveedor actual, para determinar que tu organización (y el programa de inversiones de esta) esté recibiendo el servicio que se merece.

En este artículo, hablamos sobre siete pasos clave para lograr un proceso de RFP eficaz y presentamos una lista con ejemplos de preguntas.

¿Por qué emitir una RFP?

Una RFP es una lista estandarizada de preguntas que se envía a los proveedores potenciales y puede ayudarte a elegir la mejor solución. Las razones por las que las organizaciones sin fines de lucro emiten solicitudes de propuesta de administración de inversiones pueden variar desde la recepción de activos nuevos y cambios en las metas de inversión, hasta cambios en la junta directiva e inquietudes referentes a los proveedores actuales.

A través de su enfoque estandarizado, una RFP permite que tu organización evalúe el panorama de proveedores potenciales de forma paralela y compare las capacidades que estos tienen para abordar las necesidades, objetivos e inquietudes clave de tu organización.

¿Cuáles son los siguientes pasos que recomendamos?

Una vez que tu organización decida emitir una RFP, hay varios pasos clave para que el proceso siga siendo eficiente y eficaz.

Paso uno: Establece un comité de RFP

Tu comité de RFP completará todos los pasos siguientes y es fundamental para que tu RFP tenga éxito. Este comité simplifica tu búsqueda y limita la RFP para que se centre en las necesidades, las metas y los objetivos específicos de tu organización para tener una representación diversa de varias partes interesadas internas. Sin embargo, no debes confundir esto con la necesidad de un comité grande, ya que un comité de tres a cinco personas es adecuado.

Paso dos: Identifica los posibles proveedores

Si actualmente tienes un proveedor de servicios de administración de inversiones, probablemente incluirás el proveedor en funciones como candidato. A partir de ahí, se debe tener en cuenta la opinión de todos los integrantes de tu comité de RFP en el proceso de selección para ayudar a mitigar los posibles conflictos de intereses entre los proveedores de servicios, el personal y los miembros del comité. Se pueden seleccionar las empresas potenciales al evaluar proveedores de servicios locales, echar un vistazo a directorios en línea, utilizar referencias personales o al emplear varios otros métodos. Debes asegurarte de limitar el número de proveedores de servicios que reciban la RFP a un número manejable. Esto ayudará a optimizar tu revisión y proceso.

Paso tres: Determina un cronograma de RFP

Tu comité de RFP debe identificar hitos claros y fechas límite antes de emitir una RFP. Este cronograma permitirá que tu organización asigne recursos adecuadamente y supervise que se esté cumpliendo con cada una de las necesidades o metas identificadas. Es más fácil establecer el cronograma al trabajar desde el final del proceso hacia el inicio. El cronograma de la RFP debe considerar:

  • ¿Cuándo quieres realizar la conversión de tu organización? ¿Tienes que dar aviso a tu proveedor existente? ¿Cuánto tiempo tomará a tu organización prepararse para esta transición?
  • ¿Cuándo realizará tu organización la selección final?
  • ¿Quieres usar las propuestas para reducir el número de proveedores y sostener presentaciones finales o simplemente quieres hacer la selección basándote en la propuesta? Si vas a sostener presentaciones, ¿cuál será la fecha?
  • ¿Cuánto tiempo necesitarás para evaluar las propuestas? ¿Vas a dedicar tiempo para hacer preguntas de seguimiento a los proveedores? ¿Cuál es la fecha límite para presentar las propuestas?
  • ¿Ofrecerás un periodo de preguntas y respuestas a los proveedores de administración de inversiones? ¿Cuál es la fecha límite para que te envíen preguntas? Consejo: Responde a todos los posibles proveedores una vez para evitar cualquier favoritismo.
  • ¿Cuál es la fecha de entrega de la propuesta?
  • ¿Cuándo emitirás la RFP? Consejo: Asegúrate de dar a los proveedores el tiempo suficiente para que presenten una propuesta exhaustiva y bien pensada.

Paso cuatro: Desarrolla la RFP

Este paso es esencial para confirmar que recopiles la información que es más importante para tu organización.

Inicia con una sección de descripción general que narre la historia de tu organización sin fines de lucro y la misión de esta. La descripción general debe incluir detalles que permitan a un administrador de inversiones ofrecer una solución personalizada y bien pensada, lo que incluye:

  • la declaración de política de inversión y los valores en cartera,
  • las expectativas y la situación actual (éxitos y decepciones),
  • los objetivos financieros actuales,
  • las metas financieras futuras, y
  • los informes necesarios.

Aspectos a considerar al desarrollar una RFP

Programa una sesión de intercambio de ideas para recopilar las experiencias, inquietudes y metas colectivas de tu comité de RFP y de los directivos de la organización. Esto puede ayudar a determinar la información más relevante que se debe recopilar para seleccionar el proveedor correcto. 

Después, deberás comenzar a preparar preguntas. Las preguntas se deben plantear de manera que te ayuden a decidir entre los contestadores. Aplica un enfoque estratégico con respecto a lo que vas a preguntar y cómo lo vas a preguntar. Evita las preguntas repetidas, ya que a menudo esto confunde a los proveedores y es posible que tengas que buscar entre información errónea para encontrar lo que tu comité necesita. Además, es posible que se pase por alto el evitar la agrupación. Al elaborar las preguntas, tu comité de RFP también debe tener en cuenta el número de preguntas. Debes equilibrar el nivel de detalle solicitado en cada pregunta y asegurar que tu solicitud sea intencionada. La meta es que recibas respuestas significativas para que las compares y las analices. 

Implementa la RFP

Una vez que tu organización decida lo que va a preguntar, el comité de RFP debe organizar las preguntas por secciones. Esto te ayudará a analizar varias propuestas y a evitar las repeticiones. También permitirá que los proveedores personalicen sus respuestas, pues tendrán una mejor comprensión de las preguntas que estás planteando. 

Crea tu RFP en un formato estándar, como Microsoft® Word. Esto ayudará a los proveedores potenciales de administración de inversiones a responder oportunamente usando un formato fácil de leer. Deberás indicar en tus instrucciones cuándo se debe entregar la propuesta, a dónde se debe enviar, si quieres recibir archivos electrónicos (en formato PDF) o libros impresos y el número de ejemplares que prefieres.

Considera la complejidad de tu cuestionario, ya que las respuestas personalizadas requerirán tiempo y reflexión. Si tu RFP es breve y contiene preguntas sencillas, un periodo de entrega de 10 días quizás sea suficiente. Si la RFP de tu organización se convierte en una parte del contrato o requiere respuestas detalladas y específicas, quizás sea más adecuado dar al proveedor de administración de inversiones aproximadamente un mes para que responda.

Paso cinco: Analiza las propuestas

Has creado una RFP para recopilar la información que es más importante para tu organización. Ahora es el momento para analizar detenidamente las propuestas presentadas. Cada uno de los miembros de tu comité y del equipo directivo debe recibir las propuestas para analizarlas antes de sostener una reunión como equipo. Cada una de las personas debe tomar apuntes, anotar las opiniones y enumerar cualquier cosa que haya sido un diferenciador.

Se recomienda que determines tus criterios de evaluación antes de distribuir la RFP. Si bien cada organización tendrá requerimientos únicos y evaluará los atributos de cada proveedor de servicios potencial de diferente forma, establecer un sistema de evaluación estándar ayudará a eliminar el favoritismo y a confirmar que cada evaluador aborde el proceso de manera uniforme.

Una manera de crear un sistema de evaluación es utilizar las secciones principales del documento de RFP como guía. Al emplear este enfoque, enumerarías los atributos de cada sección que son más importantes para el comité y luego asignarías una calificación o ponderación a cada atributo. Esto puede ayudar con el proceso de comparación.

Paso seis: Reduce el número de candidatos

Tu organización ahora se encuentra en la etapa final del proceso: la realización de entrevistas con los candidatos y la selección de la empresa ganadora.

Tu comité de RFP y demás personas a cargo de la toma de decisiones deben reunirse en persona con los proveedores que hayan obtenido las calificaciones más altas. Esta es una buena oportunidad para obtener más detalles sobre las empresas y sus procedimientos. Asegúrate de dar el tiempo suficiente para que los proveedores expliquen sus propuestas a tu equipo conforme al nivel de detalle pertinente. Determina con antelación los criterios que utilizarás para realizar la selección final. Una posible pregunta para una situación de voto decisivo puede ayudar en esta decisión.

Paso siete: Selecciona el finalista

Una vez que tu comité de RFP seleccione al proveedor ganador, confirma los términos del servicio y explica a grandes rasgos el proceso de transición. Avisa a los demás proveedores de servicios que no fueron seleccionados e identifica cualquier aspecto específico que haya sido clave para tomar la decisión de no seleccionarlos. Es importante proporcionar comentarios específicos referentes a lo que un proveedor hizo bien y, quizás aún más importante, lo que no hizo bien.

Conclusión

Emitir una RFP es un proceso que puede llevar mucho tiempo, aunque es una herramienta importante para los fiduciarios. Ya sea como respuesta a las inquietudes que tengas con respecto a tu proveedor actual o como parte de una diligencia debida periódica, te puede ayudar a evaluar si tu proveedor de servicios sigue siendo adecuado para las necesidades de tu programa de inversiones.

Para obtener más información, ponte en contacto con tu representante de PNC.


Ejemplos de preguntas de la RFP[1]

Descripción general de la empresa 

  1. Proporcione el nombre, cargo, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la persona a quien debemos contactar con respecto a su propuesta. 
  2. Proporcione un resumen breve y general de la empresa/organización matriz y de la unidad que proporcionaría servicios de administración de inversiones a dotaciones y fundaciones. 
  3. ¿Cuánto tiempo lleva su empresa proporcionando servicios de inversión discrecionales? 
  4. Explique cualquier posible conflicto de intereses que podría generarse por el hecho de que su empresa preste servicios a nuestra organización. 
  5. Describa la cobertura que ofrece por errores y omisiones. 
  6. En los últimos cinco años, ¿su organización se ha visto involucrada en algún litigio comercial, procedimiento legal o investigación regulatoria? 
  7. Proporcione una descripción del compromiso que su organización tiene con la diversidad, la igualdad y la inclusión. 
  8. Proporcione una descripción del compromiso que su organización tiene con las organizaciones sin fines de lucro en las comunidades en las cuales presta servicios. 

Experiencia del cliente 

  1. Identifique su modelo de servicio del cliente.
  2. Identifique el equipo que se dedicará a atender nuestra organización. Proporcione sus biografías detalladas, su experiencia con organizaciones sin fines de lucro y el número de clientes que ha atendido.
  3. Identifique los recursos de personal adicionales que ayudarán al equipo enumerado arriba a atender a nuestra organización. Proporcione sus biografías detalladas y su experiencia con organizaciones sin fines de lucro.
  4. ¿Cuál es la accesibilidad del equipo enumerado arriba?
  5. ¿Cuáles son las capacidades únicas de educación, liderazgo intelectual o servicio del cliente que ofrecerá a nuestra organización?
  6. ¿Su(s) representante(s) se reunirá(n) con nuestro comité de inversiones en nuestra ubicación? ¿Con qué frecuencia? ¿Qué se analizará en dichas reuniones?
  7. Describa cómo su empresa brinda continuidad de servicio en el caso de la rotación profesional.
  8. Describa las políticas de su empresa referentes a la confidencialidad de la información del cliente.
  9. ¿Qué información/informes está(n) disponible(s) en línea?
  10. ¿Cómo ayudaría a nuestro comité de inversiones a cumplir con sus responsabilidades fiduciarias?

Servicios de administración de inversiones

  1. Enumere todos los servicios estándar que proporciona con su solución discrecional de administración de inversiones.
  2. ¿Cuál es su filosofía de inversión, y cuál es el enfoque que aplica para implementar dicha filosofía?
  3. Describa el desarrollo, la colaboración de las declaraciones de política de inversión, la construcción de la cartera y los ajustes a la cartera/política.
  4. ¿Recomienda un enfoque activo o pasivo con respecto a la inversión? ¿Por qué?
  5. ¿Cuáles son los instrumentos de inversión que usted utiliza y recomienda? ¿Existe un requerimiento de fondos propios?
  6. Describa cómo aborda el riesgo.
  7. Proporcione una cartera hipotética basada en su declaración de política de inversión actual. Indique los retornos históricos (correspondientes a un año, tres años y cinco años).
  8. Describa cómo se eligen los parámetros de referencia y cómo se compara el rendimiento con el de carteras similares.
  9. Mencione lo que usted considera que destaca sus servicios de administración de inversiones en comparación con la competencia.

Investigación y selección del administrador

  1. ¿Cuenta con un equipo especializado para cuestiones de investigación, selección y supervisión del administrador de inversiones? En caso afirmativo, descríbalo.
  2. ¿Mantiene una base de datos de administradores/fondos? En caso afirmativo, ¿la base de datos se recopiló internamente o se adquirió de un proveedor externo?
  3. Describa su proceso de selección de administradores.
  4. Describa la supervisión continua y la diligencia debida referente a los administradores. 
  5. ¿Cuántos administradores monitorea actualmente?
  6. Describa los criterios que emplearía para determinar si se debe despedir un administrador.

Medición y evaluación del rendimiento 

  1. Describa su sistema de monitoreo del rendimiento. 
  2. ¿Con qué frecuencia genera informes de evaluación de rendimiento para los clientes? ¿Analiza los informes con el cliente en persona? 
  3. Describa los tipos de análisis que incluye en un informe típico de evaluación de rendimiento. Proporcione los detalles referentes a los que se incluye en su informe o incluya un ejemplo.
  4. ¿Sus informes de rendimiento se pueden personalizar para cumplir nuestras necesidades específicas? Explique su respuesta.
  5. ¿Qué es lo que usted considera que destaca su medición y evaluación del rendimiento en comparación con la competencia?

Servicios de custodia 

  1. ¿Su empresa ofrece servicios de custodia? En caso afirmativo, proporcione un resumen de los servicios.
  2. ¿Los saldos de efectivo se invierten de forma automática? Describa cómo.
  3. ¿Los servicios de custodia tienen costos adicionales?
  4. ¿Qué es lo que usted considera que destaca sus servicios de custodia en comparación con la competencia? 

Enfoque en las organizaciones sin fines de lucro 

  1. ¿Cuenta con un equipo especializado para atender a las organizaciones sin fines de lucro? En caso afirmativo, describa dicho equipo.
  2. Describa su experiencia con los clientes de organizaciones sin fines de lucro y todo producto o servicio especial que ofrezca a este sector. Incluya un desglose de su base de clientes de dotaciones y fundaciones por tipo de cliente y rango de tamaño de activos.
  3. Proporcione tres (3) referencias de clientes de organizaciones sin fines de lucro que hayan sido atendidas por su organización por más de dos años y que tengan un tamaño y un propósito similares.
  4. Describa sus servicios de cuentas secundarias.
  5. Describa sus servicios del programa de donación planificada. 
  6. Describa sus servicios de inversión responsable.