Iniciar su propio consultorio médico es un hito emocionante. La autonomía le permite brindar atención de calidad según sus propios términos, establecer relaciones perdurables con los pacientes y crear un entorno laboral que coincida con sus valores. Sin embargo, el trayecto desde la visión hasta el establecimiento de una clínica completamente operativa implica desafíos complejos. 

El presente artículo explora cómo establecer una base sólida para su nuevo emprendimiento. Estos son los pasos principales, desde la obtención de licencias, el financiamiento y la contratación, hasta la facturación y el cumplimiento, para crear un consultorio sostenible y gratificante en términos profesionales.

Reúna a sus asesores de confianza

Cada decisión que usted tome tiene consecuencias legales, financieras y operativas a largo plazo. Rodearse de un equipo de asesores de confianza ayuda a garantizar que su consultorio se estructure correctamente a fin de evitar errores costosos, mantener el cumplimiento y apoyar su crecimiento en cada etapa. 

  • Los expertos legales le ayudan a redactar o revisar los contratos, negociar el arrendamiento de su oficina y asegurar el cumplimiento con respecto a las regulaciones de HIPAA, la ley Stark y demás regulaciones en materia de atención médica.
  • Los profesionales contables y de impuestos que tienen experiencia en consultorios médicos pueden brindarle asesoramiento sobre la estructura de la empresa, implementar sistemas contables, ayudar a garantizar la presentación oportuna de las declaraciones de impuestos e identificar oportunidades para ahorrar en impuestos. 
  • Los consultores de consultorios médicos lo guían a través de los detalles de las empresas médicas emergentes, asesorándolo con respecto al diseño del flujo de trabajo, la hoja de ruta operativa, la selección de registros médicos electrónicos (electronic health records, EHR) y la acreditación ante los pagadores, entre otras cosas. 
  • Los socios de suministros médicos a menudo ofrecen orientación a los consultorios y proporcionan la tecnología y el equipo necesarios para ayudar en la implementación de las recomendaciones.
  • Los banqueros o asesores financieros pueden ayudarle a obtener un préstamo o una línea de crédito y brindarle asistencia con la elaboración de presupuestos y pronósticos y la planificación a largo plazo.

Establezca una base empresarial

Una base empresarial es el trampolín para lograr que su visión se vuelva realidad. Estas actividades de planificación pueden ahorrarle tiempo, dinero y estrés más adelante.

Realice el registro adecuado de su empresa

Elija la estructura legal adecuada para su consultorio, por ejemplo, una compañía profesional de responsabilidad limitada (PLLC), una corporación S (S Corp) o una empresa unipersonal. Su abogado y su contador pueden ayudarle a sopesar las ventajas y las desventajas en función de la protección contra la responsabilidad civil, las consecuencias fiscales y su plan de crecimiento. Después, registre la entidad ante la autoridad comercial de su estado, obtenga las licencias comerciales necesarias y solicite un número de identificación de empleador (EIN) del IRS.

Revise los documentos esenciales detenidamente

Los primeros documentos que firme pueden tener consecuencias perdurables en su consultorio. Pídale a su asesor legal que revise todos los contratos, como los contratos de préstamo, los contratos de arrendamiento de oficinas y los contratos de proveedores o servicios antes de firmarlos para evitar términos desfavorables que puedan limitar su flexibilidad o aumentar su carga financiera.

Establezca procesos contables

Su contador debe ayudarle a crear un sistema para monitorear los ingresos, los gastos, la nómina y los impuestos de forma precisa y transparente. Por ejemplo, debe elegir un software contable que se integre con su plataforma de facturación y sus cuentas bancarias para optimizar los flujos de trabajo. Implemente el procesamiento de nómina (incluso si solo es usted al principio), planifique la declaración de impuestos trimestral y separe las finanzas personales de las empresariales para simplificar la contabilidad y evitar problemas en cuestiones de cumplimiento.

Establezca relaciones bancarias

Elegir el socio bancario adecuado implica más que simplemente abrir una cuenta de cheques. Establecer una relación duradera con una institución financiera que comprenda las necesidades de los consultorios de atención médica le ayuda a administrar el flujo de caja de forma eficiente, optimizar los pagos y acceder al capital para el crecimiento. Un banquero experto puede ayudarle a estructurar sus cuentas para mejorar la visibilidad del flujo de caja y comprender sus opciones de financiamiento. Su banco debe proporcionar los siguientes servicios de banca esenciales:

  • Préstamos empresariales: una línea de crédito o un préstamo para pequeñas empresas ofrece una flexibilidad financiera fundamental para el capital inicial, el equipo o la expansión futura.
  • Cuentas depositarias: separe las cuentas de cheques y de ahorros para mantener las finanzas de su consultorio organizadas y en cumplimiento.
  • Procesamiento y automatización de tarjetas de crédito: su solución de pago debe integrarse con su plataforma EHR o de facturación y debe ofrecer la reconciliación automática.
  • Pagos a proveedores: las características ACH o de pago de facturas en línea le permiten automatizar los pagos recurrentes a proveedores, arrendadores, proveedores de servicios y compañías de servicios públicos.
  • Herramientas de protección contra el fraude: su banco debe proporcionar herramientas como pago positivo, autenticación de dos factores y alertas de cuenta para proteger sus fondos.
  • Administración de cuenta en línea: una sólida plataforma de banca móvil y en línea le permite monitorear saldos, aprobar transacciones, pagar facturas y gestionar usuarios desde cualquier dispositivo.

Construya y equipe su consultorio

Establezcamos su sede central. Una expansión meditada respalda las operaciones diarias sin problemas al mismo tiempo que demuestra profesionalismo y atención de calidad. Colabore con un despacho de diseño y construcción que tenga experiencia en espacios de atención médica para asegurar el cumplimiento, evitar errores comunes e incorporar las consideraciones de flujo de trabajo en la distribución. 

Seleccione proveedores de equipo confiables con base en la calidad del producto, los términos de la garantía, la reputación, la atención al cliente, la integración con su sistema EHR y otros sistemas y la capacidad de expansión, entre otras cosas. Además, planifique la administración constante del equipo. Por ejemplo, establezca contratos de servicio de rutina para el equipo de uso elevado, programas de mantenimiento regular para los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), sistemas de TI y dispositivos médicos, así como un proceso para monitorear las garantías y las llamadas de servicio, y un plan de contingencia para el equipo crítico.

Aborde las necesidades básicas de recursos humanos

Contrate un equipo a fin de cubrir las funciones básicas, como las funciones de recepcionista, asistentes médicos o enfermeros, especialista de facturación y codificación, y un administrador de oficina. Sea claro con respecto a las responsabilidades y expectativas en sus descripciones de puestos laborales, y tómese el tiempo para seleccionar a los candidatos en cuanto a sus habilidades e idoneidad cultural. Ofrezca capacitación para garantizar el cumplimiento con respecto a las normas OSHA y HIPAA. También debe implementar programas de tutoría y desarrollo de empleo para apoyar el crecimiento profesional y mejorar la retención de empleados.

Además, puede ofrecer un paquete de beneficios competitivo para atraer y retener a los mejores talentos. Los beneficios básicos que debe incluir son un seguro médico con asistencia médica, dental y oftalmológica, un seguro de vida que ofrezca tranquilidad y planes de jubilación, como los planes 401(k) o SIMPLE IRA, con contribuciones equivalentes del empleador para apoyar el bienestar financiero a largo plazo.

Proteja su empresa

Las pólizas de seguro adecuadas le ayudan a proteger su consultorio al mismo tiempo que le permiten continuar en funcionamiento durante los eventos de interrupción. 

  • El seguro de negligencia médica lo protege contra los reclamos de negligencia profesional o daños.
  • El seguro de responsabilidad general brinda cobertura para accidentes y lesiones que se produzcan en sus instalaciones.
  • El seguro de propiedad comercial lo protege contra los daños al espacio, mobiliario y equipo de su consultorio.
  • El seguro de responsabilidad cibernética cubre los costos relacionados con las filtraciones de datos o ataques cibernéticos.
  • El seguro de interrupción comercial le ayuda a sustituir la pérdida de ingresos si su consultorio cierra temporalmente debido a un evento cubierto por el seguro.

Además de estructurar su consultorio para aislar sus finanzas personales de sus obligaciones profesionales (p. ej., con una PLLC o S-corp), considere incluir un seguro de responsabilidad integral, un seguro por discapacidad, un seguro de vida y un seguro de persona clave para añadir un nivel de protección adicional para usted y su familia. 

Realice las acreditaciones ante los pagadores y negocie los cargos

Durante el proceso de acreditación, los pagadores de seguros verifican las calificaciones que usted posee para brindar atención y recibir reembolsos por sus servicios. Empiece tan pronto como sea posible (p. ej., de 3 a 6 meses antes de su fecha de inauguración prevista), ya que el período de revisión a menudo tarda entre 60 y 120 días. Muchas aseguradoras obtienen la información directamente de la base de datos del Consejo para la Atención Médica Asequible de Calidad (Council for Affordable Quality Healthcare, CAQH), por lo que es fundamental mantener registros precisos y actualizados.

Una vez que usted reciba la aprobación de un pagador, debe negociar su contrato y sus tasas de reembolso. Investigue cuáles son las tasas predominantes correspondientes a su especialidad y zona geográfica, compare las ofertas de múltiples pagadores, destaque su propuesta de valor, manténgase al tanto de las revisiones periódicas de las tasas mientras establece su reputación y comprenda los términos contractuales adicionales al tema de honorarios (p. ej., los límites de presentación oportuna y los requisitos de autorización previa) para proteger sus intereses financieros.

Implemente estrategias para establecer un consultorio rentable

Abrir las puertas es solo el principio. Para establecer un consultorio médico próspero y sostenible, se necesita tener disciplina empresarial, establecer relaciones y realizar una supervisión estratégica constante. Desarrolle y mantenga un plan de negocio que funcione basado en el rendimiento real, evalúe la combinación de servicios con regularidad y explore nuevas oportunidades de ingresos. También debe establecer redes con colegas y desarrollar una sólida red profesional para generar las recomendaciones de pacientes.

Además, interactúe con la comunidad local para fomentar la confianza y la lealtad. Por ejemplo, puede participar en ferias de salud, patrocinar causas locales u organizar eventos de exámenes de salud gratuitos. No olvide hacer consultas regulares con su equipo de asesoramiento para analizar el rendimiento financiero, evaluar los contratos y los cambios regulatorios, reevaluar la cobertura de los seguros y analizar las mejoras operativas o los planes de expansión.

Realice el lanzamiento de su consultorio médico con seguridad

Desde reunir un equipo de asesores de confianza y gestionar la acreditación hasta equipar su oficina, contratar personal y sentar las bases financieras y legales, cada paso es fundamental para preparar su consultorio para el éxito a largo plazo. A través de la preparación, la orientación profesional y el compromiso con el aprendizaje continuo, su nuevo emprendimiento puede prosperar tanto en términos clínicos como financieros. 

Un socio bancario que tenga una vasta experiencia en brindar apoyo a los proveedores de atención médica es indispensable para ayudarle a acceder a las herramientas financieras adecuadas y tomar decisiones financieras sensatas. En PNC Bank, nuestras soluciones financieras integrales para profesionales de atención médica ayudan a nuestros clientes a prosperar a medida que emprenden un emocionante hito profesional. Programe una reunión hoy mismo para dar el primer paso decisivo.