Aumente el flujo de caja durante los períodos de crecimiento usando préstamos empresariales

Al contar con un análisis exhaustivo del flujo de caja y préstamos empresariales estratégicos, las empresas pueden ser capaces de cubrir las brechas de ingresos para que haya un menor número de altibajos.

Contar con una comprensión clara del flujo de caja ayuda a las empresas a entender a dónde va el dinero, así como las causas raíz de las brechas de flujo de caja.
Revisar la facturación, los cronogramas de pagos y los gastos operativos puede contribuir a entradas de efectivo más estables y a una liquidez más sólida en general.
Las proyecciones bien pensadas y las decisiones de financiamiento debidamente planificadas permiten que las empresas gestionen las brechas a corto plazo al mismo tiempo que se posicionan para el crecimiento sostenible.

Las finanzas de la empresa no siempre son sencillas. En ocasiones los activos están inmovilizados en otras cosas, como bienes raíces o inventario, o están conformados por el valor potencial, como las facturas de un ciclo de pago extendido. Estas cosas contribuyen al valor de la empresa, pero las compañías podrían tener dificultades si no hay suficientes ingresos líquidos para cubrir los gastos.

Aprender a mejorar el flujo de caja, lo que incluye los préstamos empresariales estratégicos, puede ayudar a las compañías a pagar las facturas, mantener la estabilidad y facilitar la expansión en el momento oportuno.

Identificación de los problemas de flujo de caja y sus causas

En varios escenarios, se realizará una venta de su producto o servicio y recibirá el dinero de esa transacción. Sin embargo, la logística diaria de cómo se llevan a cabo los negocios puede generar cierta irregularidad en el flujo de caja. Cuando los gastos superan el flujo de ingresos, esto puede generar altibajos en los que su empresa está nivelada un día y agitada el día siguiente. Las cinco reglas de la administración de flujo de caja son las siguientes:

Mantener libros precisos y actualizados le da la oportunidad de visualizar su plan financiero actual y tomar decisiones más informadas.
Mantener una reserva de efectivo establece un colchón para lo inesperado. La cantidad que una empresa conserva en reservas de efectivo normalmente depende de su tolerancia al riesgo y panorama financiero.
Facturar y realizar los cobros de forma proactiva puede ayudar a reducir una de las causas más comunes de las brechas de ingresos.
Separar las finanzas empresariales de las personales ofrece un panorama más claro de la posición de la empresa en términos de flujo de caja.
Simplificar la contabilidad ayuda a mantener las finanzas bajo control y descubrir tanto oportunidades como posibles obstáculos.

A partir de ahí, un plan de flujo de caja con el uso estratégico de préstamos empresariales puede ayudar a neutralizar o incluso prevenir la incertidumbre.

Reconocer las causas comunes del flujo de caja negativo

El primer paso es comprender qué es lo que genera el flujo de caja negativo. Estas son algunas situaciones comunes:

Pagos lentos de los clientes: si usted no ofrece servicios minoristas tradicionales, puede que tenga plazos de pago mucho más largos. Imagine que ha vendido el equivalente a $50,000 de materiales, pero sus clientes tienen plazos de pago a 30, 60 o incluso 90 días. Es posible que no reciba ese dinero hasta que pase otro trimestre.
Inventario con exceso de existencias: aunque el software de administración de inventarios ha mejorado con el paso de los años, es posible que aún haya ocasiones en las que haya invertido en inventario que todavía no se ha vendido. Su valor está inmovilizado hasta que se vendan los productos.
Gastos fijos elevados: las obligaciones a largo plazo, como cambiarse a una mejor ubicación o ampliar su plantilla, pueden extender el éxito de una empresa, aunque también generar desembolsos que superan los ingresos actuales.
Demanda estacional: si su empresa depende en gran medida de los repuntes estacionales, puede provocar caídas en el flujo de caja durante los períodos pico, en particular si experimentó un rendimiento menor al habitual durante uno de dichos períodos.

Estas no son las únicas razones detrás de los obstáculos del flujo de caja. Comprender qué es lo que genera estos problemas puede ayudar a identificar qué tipos de préstamos empresariales podrían ayudar a neutralizarlos.

Analizar las transacciones comerciales para identificar movimientos de efectivo

Los problemas de flujo de caja se pueden reducir si las ganancias de la empresa aumentan. Esto podría ocurrir de varias maneras. Por ejemplo, la compañía podría aumentar los precios, lo que daría márgenes más amplios para los bienes y servicios. Una empresa también podría reducir los costos operativos para que una menor cantidad de dinero se destine a los gastos. Centrarse en la retención de clientes puede fortalecer las cifras de ganancias al aumentar el valor del ciclo de vida del cliente, al mismo tiempo que encontrar nuevos mercados o un mejor acercamiento para los nuevos clientes también podría generar mayores ganancias.

Sin embargo, esto solo es una parte del panorama. Los problemas de flujo de caja podrían ser un síntoma de algo más profundo y no la causa del problema en sí. Analizar el flujo de caja, en lugar de solo centrarse en las ganancias, puede contribuir en gran medida a corregir la ineficiencia subyacente. Solicitar un préstamo sin tener esta comprensión básica puede neutralizar el problema de forma temporal y aun así generar cargas de deuda adicionales para la empresa.

Por ejemplo, una compañía puede creer que los problemas de flujo de caja se deben a menos ventas. Sin embargo, analizar los datos a nivel de transacción, como la rotación de cuentas por cobrar, los pagos a proveedores y la programación de gastos indica que el efectivo está quedando inmovilizado debido a la compra excesiva de inventario.

Otras razones para realizar un análisis exhaustivo del movimiento de efectivo son las siguientes:

Ayuda a evitar las deudas asignadas incorrectamente o la contratación excesiva de préstamos: al no tener claridad con respecto a cómo se mueve el efectivo en una empresa, podría contraer más deudas de las necesarias o adquirir el tipo incorrecto de deuda. Ese desajuste podría poner presión en el flujo de caja en el futuro.
Ayuda con las previsiones precisas: en relación con lo anterior, tener una mejor comprensión de sus ciclos de flujo de caja puede ayudarle a predecir mejor las posibles brechas y ayudarle a dirigir los préstamos de forma estratégica, en lugar de tomar decisiones meramente de forma reactiva.
Puede respaldar su caso para la aprobación de un préstamo: los prestamistas normalmente evalúan qué tan bien una empresa administra el efectivo. Tener un conocimiento detallado de su flujo de caja puede respaldar sus solicitudes de préstamos al demostrar su fiabilidad con el dinero.

Las deudas pueden conducir al crecimiento cuando este se basa en una clara comprensión de la dinámica del flujo de caja. Examinar los estados de cuenta puede revelar mucho sobre adónde va realmente el dinero. Busque:

Un desajuste entre el crecimiento de los ingresos y la entrada de efectivo para las operaciones.
Incremento de las cuentas por cobrar o de los saldos de inventario sin un aumento correspondiente en las ventas.
Préstamos a corto plazo frecuentes para cubrir los gastos.

Esto puede indicar que la liquidez se está reduciendo. ¿Qué puede hacer si su análisis identifica uno o varios de estos síntomas? Quizás deba tomar algunas medidas para aprender a mejorar el flujo de caja de la empresa y ayudar a poner las cosas en el camino correcto.

Ajustar las cuentas por cobrar y los términos de pago

Es necesario que las cuentas por cobrar y los términos de pago equilibren sus necesidades de flujo de caja con las de sus clientes.

Reducción de los ciclos de cuentas por cobrar

Realizar pequeños ajustes a las políticas de cuentas por cobrar podría tener efectos positivos en el estado general del flujo de caja de una empresa. ¿Cómo puede motivar a los clientes a que paguen antes al mismo tiempo que mantiene una buena relación con ellos? Estas son algunas posibilidades:

Ofrezca incentivos por pronto pago: dar a los clientes la opción de pagar anticipadamente, y lo que es más importante, recompensarlos por ello, puede motivarlos a aprovechar los pagos anticipados cuando sea posible. Un análisis de flujo de caja ofrece ideas sobre cómo hacer esto de forma realista. Por ejemplo, podría ofrecer un descuento del 2 % sobre las facturas que se paguen en un plazo de 10 días de su emisión.
Adopte sistemas digitales y automatizados cuando sea posible: en los días cuando se usaban documentos impresos, mantener las facturas y los cheques requería un esfuerzo humano significativo para llevar su control, evitar retrasos administrativos y resolver las cuentas. Lo mismo ocurría del lado del cliente. Un sistema automatizado puede significar que menos cosas se pasen por alto y ofrecer a los clientes una manera más sencilla de manejar los pagos.
Revise los términos de crédito del cliente: una renovación estratégica puede liberar efectivo al mismo tiempo que mantiene la relación con el cliente. Esto podría incluir la modificación de los términos en respuesta al crecimiento de la empresa, los períodos pico o las alteraciones del mercado.

Actualizar la forma y el momento en que el dinero entra a la empresa puede mejorar su flujo de caja para que usted no tenga que depender del financiamiento externo para las caídas a corto plazo.

Agilizar los gastos y optimizar las salidas

Otra manera de abordar los desafíos de flujo de caja es analizar cuáles gastos son necesarios para la estabilidad y el crecimiento futuro de la empresa. Este es un análisis estratégico de cómo sus desembolsos están haciendo que su empresa avance hacia sus metas.

Realizar el control y el monitoreo de los gastos

Ahora que ha mejorado la forma en que cobra el dinero, es momento de examinar la forma en que lo está gastando.

Aunque las empresas no pueden evitar todos los desembolsos, una auditoría de gastos podría ayudar a descubrir dónde se están presentando fugas de dinero.

Clasifique los costos en las categorías esenciales y discrecionales: esto destaca cuáles gastos podrían apoyar las operaciones y los ingresos y cuáles no tienen un impacto tan relevante.
Genere un sistema de automatización: de manera similar a la sección anterior, la automatización puede reducir los puntos ciegos en los gastos al proporcionar el monitoreo automatizado y señalar los gastos que superan las proyecciones de costos. Los datos como estos pueden informar las decisiones referentes a los gastos que son necesarios.
Revalúe y negocie los contratos, las relaciones comerciales, las suscripciones y demás gastos recurrentes: por ejemplo, podría recibir un descuento por volumen para los períodos pico de parte de su proveedor actual, o descubrir un costo de suscripción que no genera una diferencia significativa en las metas generales de la compañía.
Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) financieros para ayudar a monitorear el avance: de la misma manera que los KPI para las funciones comerciales como las de marketing o ventas hacen que sea posible determinar qué es lo que está funcionando, los KPI financieros le permiten ver sus gastos como una parte dinámica de la estrategia comercial completa.

Implementar la previsión y planificación del flujo de caja

Comprender cómo el efectivo entra y sale ayuda a simplificar las previsiones. La previsión y planificación del flujo de caja podría cerrar la brecha entre la planificación de la empresa y la toma de decisiones en tiempo real. Idealmente, una compañía podrá planificar con antelación de una manera más sencilla y resistir los problemas imprevistos, ya que no todos estos supondrán una emergencia.

Prepararse para las necesidades de efectivo a corto y largo plazo

Las necesidades de flujo de caja constan de dos partes. Lo que una empresa necesita en este momento quizás no coincida con lo que necesitará en cinco años. Ambos componentes deben contar con categorías separadas para neutralizar los posibles problemas.

Necesidades de efectivo a corto plazo

El efectivo a corto plazo permite que las empresas cubran los gastos diarios, es decir, los gastos recurrentes o inmediatos que permiten que las operaciones continúen. Estos incluyen ciertas cosas como los pagos de alquiler o hipoteca, la nómina y las compras de inventario. Pueden variar con las operaciones diarias o durante los cambios estacionales, dependiendo del tipo de empresa.

El flujo de caja operativo normalmente abarca estos tipos de gastos, pero las empresas también podrían aprovechar las herramientas de préstamo como una línea de crédito empresarial.

Necesidades de efectivo a largo plazo

El flujo de caja a largo plazo generalmente se dirige al crecimiento estratégico y a las inversiones, en particular a las iniciativas que permiten que la empresa crezca y se amplíe. Estas iniciativas llevan tiempo y se desarrollan con el paso de los años, por lo que la planificación es un poco distinta en este caso. Dichas acciones son estratégicas y no impulsivas, y aunque es posible que tarde algunos años en ver los frutos, la previsión podría ayudar a determinar cuándo podría generarse un retorno sobre la inversión.

El financiamiento a largo plazo puede ayudar a que estos tipos de proyectos se hagan realidad. Los programas de pago estructurados y los plazos con intereses fijos pueden brindar estabilidad para garantizar que el reembolso de estos tipos de préstamos sea sostenible.

Por qué es importante prepararse de manera diferente para las necesidades a corto y largo plazo

La razón por la que una empresa podría necesitar un plan separado para los gastos a corto plazo y los gastos a largo plazo es que cada tipo de gasto afecta la liquidez y la estabilidad financiera de la empresa de una forma distinta. Después puede reunir los planes para ver el panorama completo.

Programación y predictibilidad: los gastos a corto plazo a menudo se pueden gestionar de forma conjunta con las previsiones continuas de flujo de caja. Sin embargo, es posible que las previsiones a corto plazo nunca brinden la preparación necesaria para que una empresa emprenda una inversión más grande sin cierto tipo de beneficio financiero inesperado.
Fuentes de financiamiento: el efectivo a corto plazo generalmente se gestiona a través de reservas internas o líneas de crédito flexibles. Los proyectos a largo plazo dependen de acuerdos de financiamiento más formales que implican sumas más elevadas, períodos de pago más largos y en ocasiones una garantía o inversión de capital.
Administración del riesgo: planificar a corto plazo sin tener en cuenta el largo plazo puede provocar que los pagos y desembolsos superen los ingresos. Por el contrario, planificar únicamente a largo plazo podría generar un apalancamiento excesivo. Planificar para ambos ayuda a asegurar que el financiamiento se realice de forma estratégica.
Equilibrio de flujo de caja: las previsiones a corto plazo ayudan a mantener la estabilidad operativa, pero las previsiones a largo plazo ayudan a asegurar que los planes de crecimiento sean sostenibles. Ambas perspectivas dan a las empresas la oportunidad de equilibrar la liquidez presente con la rentabilidad futura.

Aprovechar el financiamiento y otras herramientas de flujo de caja

En las épocas en las que los ingresos no cubren los gastos previstos o las metas empresariales a largo plazo, los préstamos empresariales pueden ayudar a cerrar dichas brechas. Algunas opciones incluyen las siguientes:

Una línea de crédito empresarial brinda un acceso flexible a los fondos para cubrir las necesidades a corto plazo, como la nómina o el inventario. Usted solo paga intereses por lo que utilice.
Los préstamos a plazos ofrecen financiamiento mediante una suma global para inversiones a largo plazo, como las compras de equipo o la ampliación de las instalaciones.
Las tarjetas de crédito comerciales simplifican la administración de gastos al mismo tiempo que mejoran la programación del ciclo de efectivo.
El financiamiento de facturas o el factoraje convierte las facturas impagas en capital de trabajo inmediato.
Los préstamos respaldados por la SBA pueden ofrecer términos favorables y pagos iniciales más bajos para las empresas elegibles.

Administrar las brechas de flujo de caja con responsabilidad

Las brechas de flujo de caja ocurren debido a que los negocios rara vez representan una línea recta. Administrarlas con responsabilidad se refiere a abordar el desajuste sin poner en riesgo la estabilidad financiera a largo plazo.

Usar el financiamiento de forma estratégica en lugar de reactiva implica una combinación entre el conocimiento profundo de las fluctuaciones de su empresa y las opciones de financiamiento correspondientes a los diferentes tipos de necesidades. Esto le brinda un panorama más claro de cuáles son sus opciones y cómo abordar cada situación financiera de forma estratégica. La deuda es neutral. Dependiendo del contexto, podría ser un obstáculo o un beneficio para una empresa.

Podría resultar útil plantear algunas preguntas para determinar la diferencia:

¿Dependo de los préstamos empresariales para cubrir los gastos operativos? Esta pregunta puede ayudar a determinar si las brechas de flujo de caja tienen una naturaleza logística o representan una necesidad genuina.
¿Sé cuándo probablemente se presentará mi siguiente brecha de flujo de caja? Algunas brechas podrían ser verdaderamente inesperadas, aunque las previsiones regulares pueden aclarar una parte del misterio con respecto a cuándo entra el efectivo y cuándo deja de entrar.
¿Cuento con las reservas suficientes para resistir las interrupciones sin tener demasiado efectivo inmovilizado? Una provisión para épocas inciertas depende de su tolerancia al riesgo, el tipo de empresa y otros factores contribuyentes. Asegúrese de que esté equilibrando la estabilidad con la toma de riesgos estratégicos para el crecimiento de la empresa.
¿Cómo me pagan mis clientes y qué tan rápido me pagan? Un tipo común de brecha de flujo de caja es la diferencia entre el vencimiento de los gastos y cuándo se reciben los pagos de los clientes. Incluso las pequeñas modificaciones en dicho proceso podrían cubrir esas brechas y marcar una diferencia en el flujo de caja.
¿Estoy emparejando el tipo correcto de financiamiento con el objetivo correspondiente? Hemos hablado varias veces sobre utilizar el tipo correcto de financiamiento en este contexto, pero vale la pena repetirlo. Diferentes préstamos empresariales pueden ayudar a reducir la tensión generada al financiar ciertas operaciones o metas.
¿Cuento con un experto de confianza a quien pueda consultar? Desarrollar una relación con un socio financiero puede ayudar con las preguntas más riesgosas y la planificación a largo plazo.

Asegurar que el crecimiento siga siendo sostenible con un plan de flujo de caja integral

La mejora del flujo de caja no es solo una corrección por única ocasión ni es un sistema que puede implementar y olvidar. Aprender a mejorar el flujo de caja empresarial requiere un conocimiento profundo sobre el funcionamiento interno de la empresa y el contexto en el que la compañía lleva a cabo sus operaciones. Combinar una estrategia operativa con la disciplina y buenas herramientas financieras puede sentar una base en la que el efectivo sea estable y el financiamiento impulse el éxito.