Una de las habilidades más importantes que puede tener el propietario de una empresa es saber cuándo se va a desacelerar el negocio. Para algunos, puede ocurrir durante el verano, cuando los clientes están de vacaciones y fuera de su rutina. Para otros, podría ser el invierno, cuando los propios negocios de los compradores se han desacelerado, por lo que requieren menos productos.

No importa cuándo ocurra, el desafío sigue siendo el mismo. Los ingresos pueden disminuir, pero los gastos se mantendrán bastante constantes. La nómina suele ser fija, los proveedores esperan el pago, sin mencionar los costos recurrentes como el alquiler, los servicios públicos, el seguro, los préstamos, etc.

Las temporadas bajas son inevitables, pero la falta de preparación puede hundir a un emprendimiento que no tenga un plan en marcha para resistirlas. Anticiparse es la clave, y es necesario prepararse en lugar de reaccionar. Implementar un plan con anticipación le brinda más opciones y una mayor flexibilidad cuando llega la desaceleración, por lo que es mejor abordar estos cuatro pasos cuanto antes.

Comenzar con un pronóstico semanal del efectivo

Según Shana Peterson-Sheptak, vicepresidenta ejecutiva y directora de ventas de préstamos para pequeñas empresas en PNC Bank, la administración eficaz del efectivo comienza con la visibilidad, y esto significa pronosticar los ingresos y los gastos.

Esto no debería hacerse de una semana a la otra, sino con al menos seis a ocho semanas de anticipación, lo que ofrece un panorama realista de los ingresos y egresos que se esperan.

“Es importante comprender qué pagos espera recibir, qué inventario tiene que comprar y luego pensar en su nómina, el alquiler y cualquier gasto fijo”, menciona Peterson-Sheptak.

La precisión absoluta no es el objetivo aquí, sino más bien identificar las brechas antes de que se conviertan en problemas graves. Los fabricantes pronostican rutinariamente los cronogramas de producción, las necesidades de mano de obra y los requerimientos de inventario. El flujo de caja merece el mismo nivel de atención. Una compañía que identifica un posible déficit con semanas de anticipación tiene tiempo para ajustar los planes de compra, fortalecer los esfuerzos de cobranza o evaluar las opciones de financiamiento.

Fortalecer el capital de trabajo mediante la aceleración de las cuentas por cobrar

Después de determinar la situación financiera propia, es el momento de mejorar la velocidad con la que el efectivo se mueve en la empresa.

Durante los períodos más lentos, Peterson-Sheptak recomienda plantearse una pregunta simple: “¿cómo acelera las cuentas por cobrar?”.

Para muchas empresas, la respuesta radica en perfeccionar los procesos existentes. Mejore la velocidad con la que se envían las facturas, revise los informes con regularidad, haga un seguimiento de las facturas pendientes e incluso considere utilizar algún tipo de incentivo para garantizar que las facturas se paguen más rápido.

El tiempo es dinero, e incluso mejorar la velocidad de los pagos en una semana puede tener un impacto sustancial en el resultado final cuando se aplica en toda la empresa.

Como explica Peterson-Sheptak, uno de los principios fundamentales de la administración del capital de trabajo es “cobrar sus ingresos más rápido y luego extender el pago a sus proveedores para conservar una mayor cantidad de efectivo en mano”.

Eso no significa retrasar los pagos indiscriminadamente ni perjudicar las relaciones con los proveedores. En lugar de ello, significa negociar plazos de pago, cronogramas de entrega y estrategias de compra que respalden tanto las necesidades operativas como la estabilidad financiera. Extender los plazos de pago, escalonar las entregas o programar las compras grandes en función de los períodos de mayor flujo de caja puede ayudar a preservar la liquidez mientras se mantiene la producción en marcha.

Revisar los gastos antes de que disminuyan los ingresos

Cuando la actividad empresarial disminuye, la mayoría de los propietarios se enfocan inmediatamente en aumentar las ventas, pero reducir los costos es igual de importante cuando los ingresos caen.

Es importante revisar los gastos discrecionales antes de que el flujo de caja se desacelere. Peterson-Sheptak plantea: “¿hay gastos que pueda gestionar de forma más estricta? No una reducción de costos en sí, sino preservar la flexibilidad cuando sea posible”.

Retrasar una compra o inversión que no sea imprescindible durante varios meses puede ayudar a mantener reservas de efectivo más sólidas sin interrumpir significativamente las operaciones. Por esta razón, el pronóstico es fundamental, porque estar a la mitad de una renovación o mejora no es el momento para darse cuenta de que se tiene poco efectivo.

Obtener liquidez antes de necesitarla

Con demasiada frecuencia, las empresas comienzan a buscar financiamiento después de que los saldos de efectivo empiezan a disminuir. Para ese momento, las opciones pueden ser más limitadas y las decisiones a menudo se toman bajo presión.

“Aquí es donde obtener liquidez o una línea de crédito con anticipación puede ayudarle a superar su temporada más baja”, dice Peterson-Sheptak.

Planificar con anticipación permite a las empresas enfocarse en las operaciones en lugar de luchar por conseguir capital cuando el efectivo escasea, y la tecnología también puede respaldar esos esfuerzos.

Las herramientas de administración de tesorería que brindan visibilidad en tiempo real de los saldos de las cuentas, las posiciones de caja y la actividad de pagos pueden ayudar a los fabricantes a tomar decisiones más informadas. Los servicios de Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) y ACH el mismo día pueden ayudar a las empresas a gestionar los tiempos de los pagos y los cobros, mientras que las plataformas como la plataforma de administración de efectivo PINACLE® de PNC pueden proporcionar una mayor visibilidad de la liquidez y respaldar los esfuerzos de pronóstico.

Prepararse antes de que llegue la temporada baja

Cada fabricante experimenta períodos en los que las condiciones de la empresa cambian. Ya sea que la desaceleración llegue durante el verano, en una época cercana a las fiestas o en otro punto predecible del ciclo, las empresas que navegan esos períodos de manera más eficaz suelen seguir el mismo enfoque: pronostican el efectivo con regularidad, gestionan el capital de trabajo de forma proactiva, revisan los gastos cuidadosamente y obtienen liquidez antes de que se convierta en una necesidad.

Peterson-Sheptak cree que la clave es prepararse antes de que surjan los desafíos, no después.

Los fabricantes dedican un tiempo significativo a planificar los cronogramas de producción, los niveles de personal y los requerimientos de inventario. Aplicar esa misma disciplina al flujo de caja puede ayudar a transformar la incertidumbre estacional en un desafío empresarial manejable.

Es posible que las temporadas bajas sean inevitables, pero las sorpresas en el flujo de caja no tienen por qué serlo. Los fabricantes que planifican con antelación suelen ser los que se encuentran en una mejor posición para resistir las condiciones cambiantes de la empresa con confianza, flexibilidad y resiliencia.