Resumen:
- La administración del flujo de caja consiste en comprender y controlar el momento en que el dinero entra y sale de una empresa, no solo en aumentar los ingresos.
- Los propietarios de empresas pueden fortalecer el flujo de caja al pronosticar el movimiento de efectivo esperado, acelerar los pagos de los clientes, programar estratégicamente los gastos, utilizar las velocidades de pago adecuadas y automatizar el monitoreo y la planificación de las finanzas.
Para muchos propietarios de pequeñas empresas, los desafíos del flujo de caja no se deben a la falta de ingresos. Se deben a una cuestión de sincronización. Las empresas pueden ser rentables en teoría y aun así enfrentar escasez de efectivo si los gastos vencen antes de que lleguen los pagos de los clientes.
De hecho, más de la mitad de los propietarios de pequeñas empresas informan que se les debe dinero por facturas impagadas, con saldos pendientes que promedian aproximadamente $17,500 por empresa.[1]
La buena noticia es que la administración del flujo de caja no tiene por qué ser complicada. Al realizar pronósticos con regularidad, acelerar los pagos entrantes, programar de manera estratégica los salientes y aprovechar las herramientas digitales, los propietarios de empresas pueden obtener una mayor visibilidad de sus finanzas y reducir las crisis de efectivo inesperadas.
“Comprender cuándo se espera que ingrese el dinero y cuándo deben pagarse las obligaciones puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas y evitar un estrés financiero innecesario”, dijo Charlie Stitcher, jefe de Productos de Pago para Pequeñas Empresas de PNC.
Aquí hay algunas formas prácticas en que los propietarios de empresas pueden ayudar a obtener un mayor control y conocimiento sobre el calendario del flujo de caja.
Crear un calendario de flujo de caja
El primer paso para una mejor administración del flujo de caja es comprender cuándo se espera que el dinero circule por su empresa. Crear un calendario de flujo de caja sencillo puede ayudar a identificar las deficiencias antes de que se conviertan en problemas.
Le recomendamos que elabore un resumen de las entradas de efectivo previstas, como los pagos de los clientes, los depósitos y los ingresos recurrentes, junto con las salidas previstas, como las nóminas, las compras de existencias, el alquiler y otros gastos operativos, para los próximos 30 a 60 días.
Las herramientas digitales, como Cash Flow Insight® de PNC, pueden ayudar a simplificar la administración del flujo de caja al consolidar los saldos, las transacciones y el movimiento de efectivo proyectado en una sola vista. Estas herramientas pueden ayudar a los propietarios de empresas a visualizar las tendencias del flujo de caja y monitorear las cuentas por cobrar y por pagar en un solo lugar.
Stitcher señala que una de las ideas erróneas más comunes entre las empresas en crecimiento es que más ventas se traducen automáticamente en un mejor desempeño financiero. En realidad, el crecimiento puede exponer vulnerabilidades en el flujo de caja porque los gastos suelen aumentar antes de que se cobren los ingresos.
Dado que casi dos tercios de los propietarios de empresas esperan que aumente la demanda de sus productos o servicios, según una investigación reciente de PNC, las empresas mejor posicionadas para un crecimiento sostenible pueden ser aquellas que pronostican y administran el flujo de caja con el mismo rigor con el que buscan nuevas oportunidades de ventas.
Acelerar la entrada de dinero
Mejorar la velocidad de los cobros puede fortalecer el flujo de caja entrante, y una de las formas más sencillas de hacerlo es enviar las facturas lo más rápido posible.
Los propietarios de empresas también pueden considerar:
- ofrecer opciones de pago digital cómodas;
- automatizar los recordatorios de pago;
- monitorear las cuentas por cobrar con regularidad;
- hacer un seguimiento rápido de las facturas vencidas; y
- ofrecer incentivos por pago anticipado para alentar a los clientes a pagar más rápido.
Estas prácticas son importantes porque los retrasos en la recepción de pagos siguen afectando a las empresas de todos los sectores. Una investigación de la Reserva Federal reveló que muchas pequeñas empresas informan dificultades relacionadas con la forma en que envían y reciben pagos, mientras que más de la mitad también mencionó el pago de los gastos operativos y la administración del flujo de caja irregular como desafíos en materia de finanzas.[2]
Sea estratégico con respecto a la salida de dinero
Gestionar el flujo de caja no se trata solo de cobrar el dinero más rápido. También se trata de tomar decisiones informadas sobre cuándo sale el dinero de la empresa.
Las empresas también pueden fortalecer el flujo de caja de las siguientes maneras:
- alinear los calendarios de pago con los ciclos de ingresos siempre que sea posible;
- consolidar las fechas de pago recurrentes para mejorar la visibilidad de las obligaciones futuras;
- programar los pagos con anticipación para reducir el riesgo de incumplimiento de los plazos y mejorar la planificación;
- priorizar los gastos esenciales, como la nómina, los impuestos y los seguros;
- mantener la continuidad operativa mediante la planificación de los pagos a los proveedores y las compras de inventario; y
- identificar gastos flexibles, como proyectos discrecionales, suscripciones o actualizaciones que pueden retrasarse si el flujo de caja se vuelve ajustado.
Como señala Stitcher: “Tener una comprensión clara de estas prioridades puede facilitar la toma de decisiones y ayudar a las empresas a superar las presiones del flujo de caja a corto plazo con mayor confianza”.
Adaptar la velocidad de pago a la situación
No todos los pagos requieren la misma urgencia.
Las transacciones de rutina a menudo se pueden programar con anticipación utilizando métodos de pago electrónico tradicionales que ofrecen previsibilidad y eficiencia. Pero las necesidades comerciales no siempre siguen un cronograma predecible.
Un envío inesperado de inventario, una solicitud de último minuto de un proveedor u otra necesidad urgente pueden requerir acceso a capacidades de pago más rápidas.
Comprender las opciones de pago disponibles, incluidas herramientas como ACH el mismo día y Pagos en tiempo real, puede ayudar a las empresas a responder de manera más efectiva cuando el tiempo se vuelve crítico.
“Las empresas quieren cada vez más flexibilidad en la forma en que mueven el dinero”, dijo Stitcher. “Tener acceso a una variedad de opciones de pago permite a los propietarios elegir la velocidad adecuada para la situación, ya sea que estén manejando un pago de rutina o respondiendo a una necesidad comercial urgente”.
Crear un ritmo mensual de flujo de caja
Una de las formas más efectivas de simplificar la administración del flujo de caja es establecer una rutina mensual repetible para revisar las entradas de efectivo, las obligaciones y las necesidades futuras.
Un ritmo mensual simple podría incluir:
- Pronosticar: revise los ingresos esperados y los principales gastos próximos para los siguientes 30 a 60 días.
- Cobrar: supervise las cuentas por cobrar pendientes y haga un seguimiento de los pagos atrasados de los clientes.
- Optimizar: evalúe los próximos pagos a proveedores, los posibles descuentos por pago anticipado y las necesidades de efectivo.
- Ajustar: compare los resultados reales con su pronóstico y actualice los planes para el próximo mes.
Incluso una breve revisión mensual puede ayudar a identificar posibles déficits de efectivo antes de que se conviertan en problemas mayores.
Deje que la automatización se encargue de una mayor parte del trabajo
La administración del flujo de caja no tiene por qué ser una tarea manual. Las herramientas digitales de administración del flujo de caja, incluidas soluciones como Cash Flow Insight® de PNC, pueden ayudar a las empresas a monitorear la actividad de las cuentas, realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, y obtener una imagen más clara del flujo de caja esperado.
“El acceso a información oportuna puede marcar una diferencia significativa en la forma en que las empresas administran el flujo de caja”, dijo Stitcher. “Las herramientas de automatización y visibilidad pueden ayudar a los propietarios a identificar tendencias, anticipar necesidades y dedicar menos tiempo al seguimiento de las transacciones y más tiempo a centrarse en el crecimiento”.
Integración de todos los elementos
Las empresas que pronostican constantemente el flujo de caja monitorean las cuentas por cobrar y aprovechan las herramientas de pago digital pueden anticipar mejor los posibles déficits y tomar decisiones más informadas.
Para obtener más información sobre las soluciones de administración del flujo de caja y las herramientas digitales disponibles para respaldar su negocio, explore los recursos y servicios para pequeñas empresas de PNC.
