- Tanto el arrendamiento como el financiamiento de equipo ofrecen vías para que las empresas accedan a herramientas y tecnología sin realizar el pago total por adelantado.
- El arrendamiento puede ser apto para las empresas que buscan flexibilidad o tecnología que cambia rápidamente, mientras que el financiamiento puede ser una buena opción para los activos a largo plazo o esenciales.
- El costo total de arrendar puede superar el costo del financiamiento, aunque los gastos iniciales más bajos pueden respaldar la liquidez y el flujo de caja.
- La propiedad y el tratamiento fiscal varían significativamente entre las dos opciones, lo que influye en la planificación a largo plazo y la contabilidad.
- Las empresas pueden beneficiarse de evaluar las necesidades de ciclo de vida, la tolerancia al riesgo y las tendencias de la industria antes de elegir una vía.
Es raro encontrar una empresa que no necesite algún tipo de equipo para funcionar, por lo que iniciar o ampliar las operaciones generalmente implica la adquisición de algunos equipos. Los activos pueden ser costosos, pero pagarlos directamente no es la única opción que tienen las compañías. En algunos casos, quizás no resulte lógico destinar recursos valiosos a la compra de equipo. Tanto el arrendamiento como el financiamiento de equipo ofrecen maneras estructuradas para obtener lo que necesita, aunque cada opción conlleva implicaciones distintas en cuestiones de costo, propiedad y flexibilidad.
Identificar las necesidades de su empresa: el punto de partida
El primer paso para determinar si recurrirá al arrendamiento de equipo, el financiamiento de equipo o una compra directa es comprender el contexto completo de cada opción.
Comprender las diferencias básicas
A nivel fundamental, el arrendamiento y el financiamiento de equipo son distintos en cuanto a la propiedad. El arrendamiento implica pagar para adquirir el derecho de usar el equipo durante un período determinado, mientras que el financiamiento implica solicitar fondos prestados para comprar el activo.
Aunque es posible que en ocasiones los contratos de arrendamiento se conviertan en contratos de compra, al finalizar el plazo de arrendamiento no se adquiere la propiedad del equipo. El prestamista mantiene la propiedad. En el financiamiento, la empresa paga el equipo de acuerdo con un cronograma establecido durante un período de tiempo y, al finalizar dicho período, adquiere la propiedad del equipo.
Ambos enfoques pueden ayudar a conservar el capital de trabajo (y a reducir las crisis de efectivo) gracias a los costos mensuales constantes y predecibles, aunque los resultados financieros a largo plazo podrían ser distintos.
Emparejar la opción adecuada con el ciclo de vida empresarial o industria
¿Por qué no querría una empresa tener la propiedad directa de un equipo? En algunos casos, se trata de una estrategia óptima a largo plazo, aunque quizás deba considerar el ciclo de vida del equipo en su industria.
Por ejemplo, en el sector de atención médica, es posible que en ocasiones los equipos atraviesen cambios y actualizaciones de forma rápida. Financiar una máquina que cuesta varios miles o cientos de miles de dólares podría provocar que dicha máquina se vuelva obsoleta una vez que el centro de atención médica sea el dueño de esta. Sería necesario realizar su actualización, y el ciclo comenzaría de nuevo.
En las industrias en las que el equipo evoluciona con frecuencia, el arrendamiento puede ayudar a la empresa a mantenerse al día con los avances más recientes sin tener que repetir constantemente el ciclo de préstamo o establecer compromisos iniciales importantes.
Las industrias en las que el equipo es altamente especializado pero es menos probable que atraviese cambios importantes cada pocos años pueden descubrir que el financiamiento es una mejor opción. Esto permite que la empresa sea dueña del equipo una vez que termine el plazo de amortización. Esto podría ser cierto particularmente en el caso de las empresas establecidas que tienen necesidades estables o activos especializados que conservan su valor durante más tiempo o experimentan una depreciación más gradual.
Factores comunes que dan lugar al arrendamiento o financiamiento
El arrendamiento puede ser apto para las empresas que desean flexibilidad y un costo inicial mínimo. Puede resultar útil cuando:
- El equipo necesita actualizaciones frecuentes debido a los cambios rápidos de la tecnología o a las demandas cambiantes de los proyectos.
- Los pagos mensuales predecibles son preferibles a las inversiones iniciales elevadas.
- El mantenimiento o el manejo al finalizar la vida útil es costoso o complicado y es más conveniente dejárselo al arrendador.
- Los proyectos son a corto plazo o estacionales, y el tiempo que lleva recuperar la inversión inicial sería más prolongado de lo que resulta cómodo para la empresa. Por ejemplo, si tardaría 15 años en llegar al punto de equilibrio del costo de financiamiento, es posible que el arrendamiento sea la mejor opción.
Sin embargo, quizás sea menos eficaz cuando el uso a largo plazo permite que la propiedad resulte más económica o cuando el capital del activo es importante para la empresa. El financiamiento a menudo funciona adecuadamente cuando:
- El equipo seguirá siendo indispensable y confiable durante años a futuro.
- Generar capital o deducir la depreciación coincide con las metas financieras.
- El flujo de caja es lo suficientemente constante para manejar los costos iniciales o recurrentes más elevados.
- El tiempo para lograr el punto de equilibrio para el uso estacional hace que la inversión inicial valga la pena.
Realizar un análisis de costos exhaustivo, lo que incluye los costos secundarios, como el mantenimiento a largo plazo o el reemplazo de partes, puede ayudar a determinar si vale la pena ser dueño del equipo.
Comparar los costos, los compromisos y la flexibilidad
¿Cómo se ve en la práctica el arrendamiento en comparación con el financiamiento de equipo? Estas son algunas áreas a tener en cuenta al intentar tomar la decisión correcta para su empresa.
Costos iniciales vs. inversión a largo plazo
El financiamiento de equipo a menudo tiene costos iniciales más elevados debido a que el prestamista intenta determinar si la empresa puede asumir la amortización. Dichos costos ayudan a reducir el riesgo para el prestamista, aunque pueden generar una barrera inicial para que la empresa inicie el proceso.
El arrendamiento de equipo generalmente tiene menores costos iniciales debido a que, al final, no se tiene la intención de comprar. Esto puede preservar el capital de trabajo y resolver las barreras para adquirir el equipo, en particular si se trata de una empresa nueva.
El sacrificio es el tiempo. El arrendamiento puede permitir que se cuente con una mayor disponibilidad y flexibilidad de efectivo para gastos a corto plazo, y puede ofrecer una vía más sencilla para adquirir el equipo en primer lugar. El financiamiento puede reducir los costos vitalicios totales si el equipo conserva su valor con el paso de los años.
Flujo de caja, pagos mensuales y flexibilidad general
Generalmente ambos escenarios ofrecen pagos fijos y predecibles que a menudo incluyen mantenimiento y servicio. Sin embargo, el arrendamiento puede incluir disposiciones específicas que alteran el monto de pago en ciertas circunstancias. Leer el contrato de arrendamiento detenidamente, o bien, enviarlo al departamento jurídico si su empresa cuenta con este, puede prevenir sorpresas inesperadas en los pagos mensuales.
Los pagos de financiamiento también son predecibles, pero a menudo no incluyen cosas como los costos de mantenimiento o servicio. Estos corren por cuenta del comprador. Sin embargo, llega el momento en que finalizan, lo que permite que la empresa aproveche por completo el valor del equipo.
El arrendamiento puede ofrecer una mayor flexibilidad para actualizar o intercambiar el equipo, mientras que el financiamiento ata a la empresa a un activo durante la vida útil del mismo. El enfoque correcto quizás dependa de si su meta es la agilidad operativa o la retención de valor a largo plazo.
Evaluar la propiedad, el control y los escenarios de final de plazo
La siguiente parte para determinar si debe arrendar o comprar es analizar lo que esto significa en cuanto al control del equipo en sí y lo que sucede al finalizar el contrato.
¿Quién es el dueño del equipo y en qué momento?
El financiamiento de equipo significa que el equipo se convierte en un activo en el balance general, lo que posiblemente aumente el valor de la empresa, aunque también suma responsabilidades en cuestiones de mantenimiento. Una vez que termine el contrato, el programa de pagos finaliza y la empresa debe dar mantenimiento y servicio al equipo y deshacerse de este por cuenta propia.
En un arrendamiento, el arrendador generalmente conserva la propiedad del equipo. Dependiendo del contrato, es posible que la empresa tenga la opción de renovar el arrendamiento o devolver el activo. Algunos contratos de arrendamiento además ofrecen opciones para comprar el equipo al valor justo de mercado o por un porcentaje de un monto de valor determinado al finalizar el período de arrendamiento.
Decodificar las opciones de final del arrendamiento/plazo del préstamo
Lo que sucede al finalizar el arrendamiento o el contrato de préstamo puede depender del tipo de contrato y del préstamo o de la parte arrendataria. Saber qué esperar puede ayudarle a planificar con antelación y evitar costos imprevistos o interrupciones.
Es posible que los préstamos sean más simples. Una vez que finalice el período de amortización, la empresa asume la propiedad total del equipo. La compañía puede conservar el equipo, venderlo o comenzar a alquilarlo a otras partes.
En el caso del arrendamiento, el proceso de final del plazo varía. Algunos contratos le permiten realizar la compra directa del equipo, mientras que otros le exigen que lo devuelva o lo renueve. Estos detalles generalmente se especifican en el contrato de arrendamiento.
Algunos términos de uso común que debe conocer:
- Arrendamiento de valor justo de mercado: al finalizar el arrendamiento, puede comprar el equipo según su valor actual de mercado, devolverlo o renovar el arrendamiento.
- Arrendamiento de capital: esta opción le permite comprar el equipo por un cargo nominal una vez que finalice el arrendamiento. Una versión de esto es la adquisición simbólica. Al recibir un tratamiento más parecido al de un préstamo, este tipo transfiere una parte de los riesgos de propiedad y recompensas al arrendatario.
- Arrendamiento con opción de compra del 10 %: ofrece el derecho a comprar el equipo por el 10 % de su costo original al finalizar el plazo.
- Arrendamiento operativo: un arreglo de plazo más corto en el que el arrendador conserva la propiedad; a menudo se utiliza para el equipo que se vuelve obsoleto rápidamente.
- Pago global: se adeuda un pago final más elevado al finalizar el plazo de un préstamo o arrendamiento; a menudo se utiliza para reducir los primeros pagos mensuales.
Calcular el impacto fiscal y contable
Analicemos los números.
Beneficios fiscales comunes y sus límites
Tanto el arrendamiento como el financiamiento pueden ofrecer beneficios fiscales para su empresa, pero la estructura que define tales beneficios y cómo puede reclamarlos serán diferentes.
Con el financiamiento, es posible que el equipo califique para deducciones, como la revalorización, mediante la cual se distribuye el costo del activo a lo largo de su vida útil. Los pagos iniciales también se pueden deducir dependiendo de la estructura tributaria de su empresa y del propósito del préstamo. Esto reduce los ingresos sujetos a gravamen.
Los pagos de arrendamiento normalmente se consideran gastos de la empresa y podrían deducirse por completo durante el año en que se realicen. Esta es una deducción bastante simple, por lo que también puede ayudar a agilizar una parte de la preparación de impuestos de la empresa. Es posible que el monto total deducido dependa de la clasificación del arrendamiento, que puede ser operativo o de capital, y la forma en que el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) defina su contrato.
Límites y consideraciones importantes:
- Límites de depreciación: los límites de depreciación de bonos y los establecidos en la Sección 179 podrían cambiar anualmente, lo que afecta la cantidad que puede deducir.
- Requisito de uso en la empresa: el equipo se debe utilizar principalmente para los fines de la empresa para que pueda calificar para deducciones.
- Clasificación del arrendamiento: se puede realizar la reclasificación de algunos arrendamientos para efectos tributarios, lo que podría alterar la forma en que se reconocen los gastos.
- Momento de adquisición de la propiedad: si la propiedad se transfiere al finalizar el arrendamiento, las deducciones pueden cambiar en los años fiscales futuros.
Consultar con un profesional en impuestos calificado puede ayudar a aclarar cuál es la opción que ofrece el beneficio más sostenible de acuerdo a su situación.
Consecuencias contables y en el balance general
El arrendamiento y el financiamiento también afectan a los balances generales de formas distintas. Un equipo arrendado aparecería en el balance general como un gasto o pasivo, lo que depende de si se clasifica como gasto operativo o de capital. Un equipo financiado suma un activo a la empresa, aunque, debido a los pagos, también suma un pasivo.
Quizás las compañías deban considerar cómo el arrendamiento o el financiamiento inclina la balanza de la relación de deuda o de la utilización de crédito, o cómo podría afectar la capacidad futura para solicitar préstamos a medida que avanza el plazo del contrato.
Reconocer los riesgos ocultos, las limitaciones y la idoneidad
Es posible que la decisión de arrendar o financiar al final dependa de la salud y las metas de la empresa. Ambas opciones ofrecen posibles vías para adquirir el equipo requerido para iniciar o expandirse, aunque explorar todas las ventajas y desventajas podría hacer que la decisión sea más clara.
Desventajas y restricciones del arrendamiento
El arrendamiento puede ofrecer una vía inicial más sencilla para adquirir equipo y los pagos predecibles podrían mantener una mayor cantidad de capital de trabajo en el banco. Sin embargo, existen ciertas desventajas en cuanto a elegir el arrendamiento de equipo.
El arrendamiento puede generar costos más elevados en general debido a que los pagos quizás no conduzcan a la propiedad. Cuando el arrendamiento venza, es posible que la empresa además deba negociar un nuevo contrato o compra, lo que también puede incluir costos adicionales.
Los contratos de arrendamiento pueden incluir restricciones en cuanto al uso del equipo, ya que este aún es propiedad del prestamista. El arrendamiento puede impedir la realización de modificaciones al equipo. También podría prohibir el subarrendamiento o la venta si su modelo de negocio cambia. En algunos contratos de arrendamiento, la rescisión anticipada del contrato puede generar penalizaciones.
Y aunque tener menos responsabilidades en términos de servicio, reparaciones y mantenimiento podría reducir la carga de uso de la compañía, también puede hacer que resulte más difícil adaptar el equipo a las necesidades operativas.
El arrendamiento puede seguir siendo lógico para las empresas que priorizan la liquidez o la rápida rotación de la tecnología, aunque quizás no resulte útil en los casos en los que la estabilidad a largo plazo, la adaptabilidad o el control del costo total son las principales prioridades.
Cuándo es posible que el financiamiento no sea la mejor opción
Aunque el financiamiento puede permitirle ser dueño del equipo y ofrecerle posibles ventajas fiscales, no es ideal para todas las empresas ni para todos los tipos de activos. La estructura puede aumentar el riesgo en los entornos en los que los la tecnología cambia rápidamente o en los que el flujo de caja fluctúa de forma estacional.
El financiamiento ata el capital de trabajo a una obligación a largo plazo. Si el modelo de negocio cambia o algo sucede, podría ser más difícil librarse de los pagos del préstamo que contraer una penalización por rescindir el arrendamiento anticipadamente. Además, la omisión de pagos o los pagos atrasados podría afectar el panorama del crédito empresarialo personal, lo que pondría en riesgo la estabilidad financiera a largo plazo.
También existe el problema del riesgo de depreciación. En las industrias en las que el equipo puede someterse a enormes actualizaciones o cambios en un período de tiempo relativamente breve, una empresa podría tener que quedarse con un modelo de equipo más antiguo. Además, la responsabilidad total del mantenimiento y las reparaciones recae en la compañía, por lo que el tiempo de inactividad repentino podría ser un desafío mucho mayor que un arrendamiento.
Quizás el financiamiento aún le sirva a las compañías que tienen ingresos estables y un caso de uso claro a largo plazo para el equipo. Sin embargo, para quienes manejan un rápido crecimiento, actualizaciones frecuentes o liquidez limitada, el compromiso puede presentar un mayor riesgo en comparación con las recompensas.
Elegir la vía correcta para la adquisición de su equipo
Realizar una revisión exhaustiva de su panorama financiero y sus metas empresariales puede ayudarle a resolver el debate entre el arrendamiento y el financiamiento de equipo. Uno de los mejores lugares para empezar puede ser revisar el costo total de propiedad, los efectos en el balance general y las consecuencias fiscales para llegar a la decisión correcta para el futuro de su empresa.
