Cómo aceptar pagos en línea: guía para pequeñas empresas

Los pagos en línea pueden mejorar la conveniencia, el flujo de caja y el alcance a los clientes.
Elija soluciones de pago basadas en su modelo de negocio, canales de ventas y las necesidades de los clientes.
Logre brindar una experiencia de compra rápida y segura desde cualquier dispositivo.
Considere usar una variedad de herramientas de pago, como pasarelas, cuentas de comerciante o plataformas de pago digitales.
Céntrese en una configuración inteligente, integración fluida y seguridad sólida.
El seguimiento de las mejores prácticas puede ayudar a reducir el fraude, disminuir los costos y generar confianza.

Los clientes desean contar con formas de pago convenientes, seguras y flexibles. Ya sea que administre una tienda, una empresa basada en servicios o una marca exclusivamente digital, la capacidad de aceptar pagos en línea es indispensable.

Este cambio hacia las transacciones digitales presenta tanto nuevas oportunidades como desafíos para las pequeñas empresas. ¿Cómo decidir cuáles sistemas usar? ¿Qué métodos de pago ofrecer? ¿Y cómo puede garantizar que los pagos sean seguros y sin contratiempos?

En esta guía, analizaremos cómo aceptar pagos en línea, qué herramientas podría necesitar y cómo elegir la configuración adecuada para su empresa.

Cómo aceptar pagos en línea

La configuración adecuada depende de su modelo de negocio, las preferencias del cliente y sus metas a largo plazo. Esta sección explicará cómo evaluar sus necesidades, elegir los métodos de pago adecuados y comparar los sistemas de pago en línea para encontrar la opción más adecuada.

Comprender las necesidades de su empresa

Antes de seleccionar una solución de pago en línea, es importante evaluar cómo funciona su empresa, al igual que cómo desea recibir los pagos. Plantear las preguntas adecuadas desde el comienzo puede ayudarle a guiar sus decisiones y reducir cualquier fricción más adelante. Tenga en cuenta:

¿Dónde realiza ventas? ¿En su sitio web, en una plataforma externa, en redes sociales o enviando facturas por correo electrónico?
¿Quiénes son sus clientes? ¿Son consumidores u otras empresas? ¿Son expertos en tecnología y priorizan los dispositivos móviles?
¿Cómo prefieren pagar sus clientes? ¿Tarjetas de crédito, billeteras digitales, transferencias ACH u opciones de comprar ahora, pagar después (Buy Now, Pay Later, BNPL)?
¿Cuál es su volumen de ventas y monto de transacción normales? Un volumen bajo puede requerir una configuración más sencilla, mientras que un volumen elevado puede beneficiarse de una mayor personalización o menores cargos por transacción.
¿Espera tener crecimiento o expansión en nuevos mercados? Quizás usted quiera una solución adaptable que pueda evolucionar según sus necesidades.

Tener respuestas claras a estas preguntas puede ayudarle a priorizar las características, prever los desafíos y elegir socios de tecnología de una manera más eficaz.

Identificar los métodos de pago adecuados

Ofrecer la combinación adecuada de opciones de pago puede ayudarle a aumentar las tasas de conversión y la satisfacción del cliente. Los métodos de pago en línea populares incluyen:

Tarjetas de crédito y débito: varios propietarios de empresas quieren saber cómo aceptar pagos con tarjeta de crédito, ya que son una de las formas más ampliamente utilizadas de pago en línea. Busque proveedores que admitan las principales redes de tarjetas, como Visa®, Mastercard®, Discover® y American Express®.

Billeteras digitales: los servicios como Apple Pay®, Google Pay™ y PayPal® permiten a los clientes pagar rápidamente usando la información almacenada de la tarjeta o el banco. Estos pueden simplificar el proceso de compra.

Transferencias bancarias a través de la Cámara de Compensación Automatizada (Automated Clearing House, ACH): ACH puede ser una opción rentable para las transacciones de monto más elevado o para los pagos recurrentes. Esto es común para las ventas de empresa a empresa (Business-to-Business, B2B), las suscripciones o los pagos de servicios costosos.

Comprar ahora, pagar después (BNPL): los servicios BNPL cada vez son más populares entre los consumidores que buscan flexibilidad. Estos pueden mejorar las ventas, aunque es posible que incluyan cargos más elevados.

No es necesario que ofrezca todas las opciones. Simplemente enfóquese en lo que prefiere su cliente objetivo y lo que coincide con sus metas. Empiece con lo básico e incluya más opciones según sea necesario.

Evaluar varios sistemas de pago en línea

Para aceptar pagos en línea, es posible que necesite uno o varios de los siguientes:

1. Proveedor de servicios de pago (Payment Service Provider, PSP)

Un PSP le permite aceptar pagos con tarjeta y billetera digital sin tener una cuenta de comerciante separada. Estas plataformas “listas para usarse” pueden ser favorables para las empresas más nuevas o pequeñas.

Ventajas:

Configuración rápida y sencilla
Herramientas todo en uno (facturación, elaboración de informes, detección de fraude)

Desventajas:

Cargos por transacción normalmente más altos
Personalización limitada
Riesgo de retenciones en la cuenta o retrasos de financiamiento

2. Cuenta de comerciante + Pasarela de pago

Esta combinación es común para las empresas en crecimiento o las empresas establecidas que quieren tener un mayor control o procesar un alto volumen de transacciones.

La cuenta de comerciante permite que las empresas acepten y procesen pagos electrónicos, reteniendo los fondos de estos pagos de los clientes temporalmente hasta que sean transferidos a su cuenta depositaria designada.

La pasarela de pago transmite los datos del pago o de la tarjeta de forma segura entre su sitio y el procesador de pagos.

Ventajas:

Puede ofrecer un mayor control y flexibilidad
Los cargos normalmente son más bajos para los comerciantes que manejan volúmenes elevados
Integración y experiencia personalizables para el usuario

Desventajas:

Posibilidad de que la configuración sea más compleja
Puede requerir suscripción o verificación de crédito
Puede requerir un mayor esfuerzo inicial

3. Integración de plataforma de comercio electrónico

Las plataformas de comercio electrónico a menudo incluyen procesamiento de pagos integrado o integraciones sencillas, lo cual es una muy buena opción si se enfoca en las ventas minoristas en línea. Elija una solución que se integre adecuadamente con sus herramientas contables, de envíos, CRM y de mercadeo para optimizar las operaciones.

Beneficios de los pagos en línea

Analicemos más de cerca las ventajas de aceptar pagos en línea, desde mejorar la satisfacción del cliente hasta simplificar las operaciones y generar nuevas oportunidades de ingresos.

Mejorar la experiencia del cliente

Proporcionar opciones de pago en línea puede mejorar la experiencia del cliente al ofrecer:

Conveniencia: los clientes pueden realizar transacciones en cualquier momento desde cualquier lugar.
Velocidad: los pagos digitales se procesan rápidamente, lo que reduce los tiempos de espera.
Seguridad: los sistemas de pago reconocidos normalmente ofrecen medidas sólidas de seguridad para proteger los datos de los clientes.

Después de todo, ofrecer una experiencia de pago sin contratiempos puede dar lugar a una mayor satisfacción y lealtad de los clientes.

Optimizar las operaciones de la empresa

Los sistemas de pago en línea pueden automatizar y simplificar varios aspectos de las operaciones de su empresa. Algunas de estas son:

Facturación automatizada
Informes en tiempo real
Administración de inventarios
Tareas administrativas

Optimizar estos procesos puede ayudarle a ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de errores.

Impulsar el potencial de ingresos

Aceptar pagos en línea puede abrir nuevos flujos de ingresos y aumentar las ventas al:

Ampliar su alcance de mercado
Permitirle ofrecer modelos de suscripción
Generar oportunidades para realizar ventas adicionales
Reducir el abandono de la compra en carrito de compras

Opciones de pago en línea

Una vez que haya elegido la forma de aceptar pagos en línea, el siguiente paso es decidir qué métodos de pago ofrecerá y cómo implementarlos de forma eficaz. Analicemos algunas opciones comunes.

Pagos con tarjeta de crédito y débito

Aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito es indispensable para la mayoría de las empresas en línea. Para configurarlo:

Elija un procesador de pagos: seleccione un PSP o un proveedor de cuenta de comerciante que admita pagos con tarjeta.
Realice la integración con su sitio web: utilice API o plugins para conectar su sistema de pago con su sitio web.
Asegure el cumplimiento: acate las reglas de la red, lo que incluye las normas de seguridad obligatorias diseñadas para proteger los datos de los titulares de tarjetas.

Débito ACH y transferencias bancarias

Los débitos ACH y las transferencias bancarias pueden ser una opción rentable para las empresas que tienen necesidades de facturación recurrentes. Normalmente ofrecen:

Cargos por transacción más bajos: las transferencias bancarias suelen ser mucho menos costosas que el procesamiento de las tarjetas de crédito.
Pagos recurrentes: pueden ser ideales para los servicios por suscripción.
Menor número de devoluciones de cargo: las transferencias bancarias normalmente son menos susceptibles las devoluciones de cargo en comparación con los pagos con tarjeta.

Enlaces de pago e integración de pasarela de pago

Para empresas que no tienen una implementación de comercio electrónico completa, los enlaces de pago y las pasarelas de pago pueden ofrecer soluciones flexibles:

Enlaces de pago: genere y comparta enlaces a través del correo electrónico, mensajes de texto o redes sociales para solicitar pagos.
Pasarelas de pago: integre pasarelas de pago en su sitio web para procesar los pagos de una manera más segura.
Compatibilidad móvil: asegúrese de que sus opciones de pago sean fáciles de integrar en los dispositivos móviles para ofrecer una experiencia fluida a los clientes desde distintos dispositivos.

Abrir una cuenta de comerciante

Si ha determinado que una cuenta de comerciante es la opción adecuada para su empresa, es importante que comprenda cómo funciona y qué debe buscar en un proveedor. Esta es una descripción general de las cuentas de comerciante, la función que tienen en el procesamiento de pagos y cómo puede elegir la mejor opción según sus necesidades.

Definición y descripción general

Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta que permite a las empresas aceptar y procesar transacciones de forma electrónica con tarjetas de pago. Los fondos de los pagos de los clientes se retienen temporalmente en la cuenta de comerciante antes de transferirse a su cuenta bancaria empresarial.

Función en el procesamiento de pagos

Las cuentas de comerciante son una parte fundamental del ecosistema de procesamiento de pagos. Tienen la responsabilidad de:

Autorización: verificar la disponibilidad de los fondos y aprobar las transacciones.
Liquidación: transferir los fondos del banco del cliente a su cuenta de comerciante.
Financiamiento: depositar los fondos liquidados en su cuenta bancaria empresarial.

Elegir la solución adecuada

Al seleccionar un proveedor de cuenta de comerciante, debe considerar los siguientes factores:

Estructura de cargos: compare los cargos por transacción, los cargos mensuales y cualquier cargo adicional.
Términos contractuales: revise la duración del contrato y las políticas de rescisión.
Capacidades de integración: garantice la compatibilidad con sus sistemas y plataformas actuales.
Asistencia al cliente: evalúe la capacidad de respuesta y los canales de asistencia del proveedor.

Proteger las transacciones en línea

Una serie de prácticas de seguridad, estrategias de prevención del fraude y requisitos de cumplimiento esenciales que pueden ayudarle a proteger a sus clientes y a su empresa.

Proteger a los clientes con seguridad mejorada

Implementar medidas de seguridad es fundamental para proteger los datos de los clientes y mantener la confianza. Dichas medidas incluyen:

Certificados SSL: cifrar los datos que se transmiten entre su sitio web y sus clientes.
Tokenización: sustituir los datos sensibles con identificadores únicos para prevenir el acceso no autorizado.
Pasarelas de pago seguras: usar pasarelas de pago reconocidas que cumplan con las normas de seguridad.

Implementar medidas de prevención del fraude

Para disminuir el riesgo de transacciones fraudulentas, asegúrese de implementar las siguientes verificaciones:

Sistema de verificación de direcciones (Address Verification System, AVS): compare la dirección de facturación proporcionada por el cliente con la dirección que tiene registrada el emisor de la tarjeta.
Valor de verificación de la tarjeta (Card Verification Value, CVV): solicite el código CVV para las transacciones sin tarjeta presente.
Monitoreo de transacciones: las compañías importantes como Visa®, Mastercard®, American Express® y PayPal® tienen herramientas de monitoreo de transacciones integradas para detectar patrones de compra o comportamientos inusuales. Aunque a menudo estas funcionan tras bambalinas, es posible que usted tenga acceso a paneles de control o alertas que le ayuden a actuar con rapidez si algo parece sospechoso.

Mantener el cumplimiento de PCI

La Norma de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (Payment Card Industry Data Security Standard, PCI DSS) establece los requisitos para las empresas que transmiten, almacenan o manejan datos de titulares de tarjetas, tales como:

Evaluaciones de seguridad regulares: verifique que sus controles de seguridad funcionen según lo previsto, identifique las vulnerabilidades y pruebe sus sistemas para detectar debilidades.
Controles de acceso: limite el acceso a los datos sensibles únicamente al personal autorizado.
Políticas de retención de datos: solo guarde los datos que sean necesarios de los titulares de tarjetas.

Estrategias de implementación para los sistemas de pagos en línea

Cuando esté listo para implementar pagos en línea, es importante que se centre tanto en la configuración técnica como en la experiencia del cliente. Aquí le explicamos cómo elegir los proveedores adecuados, crear un proceso de compra fluido y gestionar los cargos por transacción de forma efectiva.

Elegir un procesador de pagos y una cuenta de comerciante

Seleccionar el procesador de pagos adecuado y la cuenta de comerciante implica lo siguiente:

Evaluar el tipo de empresa: algunos proveedores se especializan en ciertas industrias o tamaños de empresas.
Comparar los costos: Analice todos los cargos relacionados, lo que incluye cargos por transacción, cargos mensuales, cargos por establecimiento, cargos por transacciones devueltas, etc.
Evaluar el apoyo al cliente: elija un proveedor que ofrezca apoyo accesible en caso de que surja algún problema.
Leer las reseñas: consulte los testimonios y las opiniones de terceros para determinar la confiabilidad y la calidad del servicio del proveedor.

Establecer una experiencia de compra sencilla para el usuario

El proceso de pago de compra es donde los clientes toman la decisión definitiva, por lo que debe ser rápido, sencillo e intuitivo. Estas son algunas maneras para mejorar esta experiencia:

Minimizar los pasos: reduzca el número de clics y formularios necesarios para realizar una compra.
Ofrecer un proceso de compra sin inscribirse: permite que los clientes realicen la compra rápidamente y se inscriban después.
Llenado automático y validación: utilice el llenado automático de formularios y la validación en tiempo real para reducir los errores y agilizar el proceso.
Mostrar opciones de pago claras: permita que los clientes vean sus opciones con antelación y que seleccionen fácilmente su método de pago preferido.
Optimizar el entorno móvil: asegúrese de que el proceso de compra funcione sin contratiempos en teléfonos inteligentes y tabletas, tal como lo hace en la computadora de escritorio.

Monitoreo y optimización de los cargos por transacción

Los cargos por transacción son una parte necesaria de aceptar pagos en línea. Estas son algunas estrategias para gestionarlos de forma proactiva:

Comprender su estructura de cargos: conozca la diferencia entre los modelos de tarifa única, intercambio plus y precios escalonados. Elija el modelo que se ajuste a su volumen de transacciones y tipo de empresa.
Negociar las tasas: a medida que aumenta su volumen de ventas es posible que obtenga mejores tasas con su proveedor.
Promover los métodos de pago con menores cargos: promueva las transferencias ACH o los pagos con tarjeta de débito cuando resulte apropiado, ya que estos pueden generar menores cargos que las tarjetas de crédito o los servicios BNPL.
Evitar las devoluciones de cargos innecesarias: busque reducir las disputas y los cargos relacionados mediante una comunicación clara, un excelente servicio al cliente y la documentación adecuada.

Preguntas frecuentes

¿Cómo reciben las pequeñas empresas los pagos en línea?

Las pequeñas empresas pueden recibir pagos en línea a través de un proveedor de servicio de pagos (PSP) o al establecer una cuenta de comerciante con una pasarela de pago. También pueden usar enlaces de pago, aplicaciones móviles o plataformas de comercio en línea para cobrar los pagos.

¿Cómo configuro pagos en línea para una pequeña empresa?

Para configurar pagos en línea:

Elija un proveedor de pagos en función de sus necesidades y presupuesto.
Abra una cuenta empresarial con el proveedor.
Conéctela con su sitio web, tienda en línea o redes sociales.
Configure opciones de pago.
Pruebe su configuración y actívela.

Asegúrese de seguir las mejores prácticas de seguridad y cumpla con los requisitos PCI-DSS.

¿Cómo configuro un sitio web para aceptar pagos?

Para aceptar pagos en su sitio web:

Elija una plataforma de comercio electrónico o agregue un plugin de pago a su sitio actual.
Conéctese con una pasarela de pago o un proveedor.
Asegúrese de que su sitio utilice HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) y tenga un certificado SSL (Secure Sockets Layer).
Agregue páginas de finalización de compra y métodos de pago.
Pruebe el sistema para asegurar que todo funcione de forma segura y sin contratiempos.

Empodere a su empresa con herramientas de pago en línea

Aceptar pagos en línea no solo es conveniente, es una decisión que puede mejorar la experiencia del cliente, aumentar el flujo de caja y respaldar el crecimiento.

Ya sea que esté empezando de cero o perfeccionando su configuración, la solución adecuada puede simplificar las operaciones y abrir nuevas oportunidades para generar ingresos.

Al alinear su sistema de pago con sus necesidades, ofrecer opciones flexibles y priorizar la seguridad y la integración, puede preparar a su empresa para el éxito a largo plazo.