El fraude puede tener un impacto sobre las pequeñas empresas mediante pérdidas financieras, interrupciones en sus operaciones y daños a su reputación, por lo que es fundamental contar con estrategias proactivas de prevención y respuesta.
- Los riesgos pueden provenir de actividades internas, estafas externas o amenazas cibernéticas, como la suplantación de identidad (phishing) y la vulneración del correo electrónico de la empresa.
- Los controles internos, la capacitación de los empleados y un monitoreo periódico pueden ayudar a reducir la exposición al fraude.
- Contar con un plan de respuesta claro puede ayudar a las empresas a actuar con rapidez y a reforzar las medidas de protección tras un incidente.
El fraude tiene consecuencias reales y de gran alcance para las pequeñas empresas. Afortunadamente, el fraude se puede prevenir de manera proactiva con la preparación adecuada y una relación sólida con el banco.
Por qué la mitigación del fraude es importante para las pequeñas empresas
El fraude puede tener graves consecuencias para cualquier empresa. Incluso una pérdida relativamente menor puede tener un impacto notable, por lo que es fundamental mitigar el fraude.
El costo y las consecuencias del fraude
El fraude suele provocar pérdidas financieras tras el incidente. Sin embargo, hay consecuencias a las que las pequeñas empresas podrían enfrentarse:
- Alteraciones operativas mientras se investiga y resuelve el problema.
- Daño a la reputación que podría afectar la confianza y la retención de clientes.
- Complicaciones legales o de cumplimiento, según la naturaleza del incidente.
- Un aumento en los costos del seguro o dificultades para obtener cobertura en el futuro.
Un reporte de TransUnion de 2025 reveló que las empresas con sede en Estados Unidos perdieron, en promedio, el equivalente al 9.8 % de sus ingresos debido al fraude.[1] A nivel global, el reporte reveló que el principal tipo de fraude fue el fraude por uso autorizado, en el que se engaña a las víctimas para que autoricen un pago fraudulento. Tomar medidas para verificar los fondos a medida que ingresan y salen de las cuentas de la empresa puede ayudar a reducir el riesgo y evitar consecuencias desfavorables.
Tipos comunes de fraude dirigidos a las pequeñas empresas
Es posible que ciertos tipos de fraude sigan siendo habituales, por lo que puede resultar conveniente que las empresas conozcan estas estafas habituales y cómo funcionan.
El fraude interno
El fraude interno se produce a través de las personas y los procesos dentro de una organización. Esto puede incluir:
- Robo de efectivo, inventario o activos de la compañía por parte de los empleados
- Malversación mediante la manipulación de registros financieros
- Fraude en la nómina, como horas falsificadas o pagos no autorizados
Debido a que es posible que los empleados ya cuenten con acceso de confianza, estos casos a veces pueden pasar inadvertidos durante períodos más prolongados.
Fraude externo (fraude de proveedores, estafas del cliente)
El fraude externo consiste en que terceros intenten engañar o aprovecharse de una empresa, con o sin acceso al sistema. Algunos ejemplos pueden incluir:
- Fraude de proveedores, como facturas falsas o datos de pago alterados
- Estafas del cliente, incluyendo devoluciones fraudulentas o disputas de pago
- Esquemas de suplantación diseñados para desviar pagos
Los usuarios no autorizados suelen crear una sensación de urgencia para evitar los métodos tradicionales de detección. Pueden intentar parecer legítimos utilizando correos electrónicos falsos, información de contacto similar a la de una fuente confiable o incluso engaños por correo electrónico, mensaje de texto, voz o video mejorados con inteligencia artificial (IA).
Fraude cibernético (suplantación de identidad, secuestro de datos, vulneración del correo electrónico de la empresa)
Las compañías dependen en gran medida de los sistemas digitales para almacenar información, ofrecer una experiencia fluida al cliente y apoyar las operaciones diarias. El fraude cibernético se aprovecha de esta dependencia. Las formas comunes incluyen:
- Correos electrónicos, mensajes de texto o llamadas telefónicas de suplantación de identidad (phishing) diseñados para robar credenciales para iniciar sesión o información financiera
- Ataques de secuestro de datos que bloquean el acceso a los sistemas o a los datos
- Fraude de vulneración del correo electrónico de la empresa (BEC), donde los atacantes se hacen pasar por personas de confianza (por ejemplo, ejecutivos o proveedores) para inducir a realizar pagos no autorizados o a revelar información confidencial
Cualquier organización puede ser blanco de un ataque, y el daño que esto pueda ocasionar puede ser más grave, especialmente si carece de medidas avanzadas de ciberseguridad.
Ejemplos reales de fraude en la pequeña empresa
Estos son algunos ejemplos de cómo puede manifestarse el fraude:
- Una compañía utiliza los servicios de una empresa externa para gestionar la nómina. Después de unos meses o años, la empresa descubre que un miembro del equipo ha creado un segundo empleado ficticio para la nómina y ha desviado esos pagos a su propia cuenta.
- La empresa recibe una llamada telefónica de la compañía de servicios públicos en la que le informan que hay un pago atrasado. La persona que llama le pide al empleado que contesta la llamada que envíe el pago de inmediato para evitar que se corte el servicio.
- Un miembro del equipo recibe un correo electrónico del director ejecutivo en el que se le pide que haga clic en un enlace para cambiar sus credenciales de acceso al paquete de software de operaciones. Una vez que lo hacen, el usuario no autorizado puede acceder a sistemas importantes a través del enlace.
Estrategias esenciales para mitigar el fraude
Prevenir el fraude o, en el peor de los casos, mitigar sus efectos una vez que ha ocurrido, puede requerir el esfuerzo de toda la compañía. Estas son algunas estrategias:
- Educar y capacitar a los empleados: son la primera línea de defensa, así que enséñeles a reconocer los indicios de fraude, a desenvolverse en los procesos del mundo real y a fomentar una cultura de comunicación.
- Reconocer señales de alerta y estafas: pueden surgir nuevas formas de fraude, pero muchas de las mismas tácticas siguen utilizándose porque dan resultado. Saber reconocer las señales de alerta y las estafas más comunes puede ayudar a los empleados a evitar los tipos más frecuentes.
- Desarrollar procedimientos sencillos para reportar y fomentar una cultura de concientización sobre el fraude: los procedimientos claros para reportar pueden facilitar que los empleados expresen sus inquietudes sin dudar. Las empresas podrían considerar la posibilidad de establecer un proceso definido para reportar actividades sospechosas.
- Fortalecer los controles internos: la automatización de los procesos y la definición de procedimientos aceptables pueden ayudar a reducir el riesgo.
- Separación de funciones: si una sola persona se encarga de muchos de los procesos más importantes de la empresa, puede resultar más fácil para usuarios no autorizados aprovecharse de esos sistemas. Dividir las responsabilidades puede ayudar a contener cualquier amenaza.
- Realizar auditorías y conciliaciones de rutina: las revisiones periódicas de los registros financieros pueden ayudar a identificar discrepancias antes de que aumenten.
- Crear flujos de trabajo de aprobación para transacciones: establecer procesos claros de autorización para pagos y decisiones financieras puede reducir el riesgo de actividades no autorizadas.
Aprovechar la tecnología para seguridad
La tecnología puede ayudar mediante la automatización y la reducción de los casos de error humano.
- Sistemas y procesos de pago seguros: las empresas pueden reducir el fraude limitando el acceso a los sistemas de pago según el cargo, verificando los cambios en las instrucciones de pago a través de canales secundarios y utilizando herramientas que detecten patrones de transacciones inusuales.
- Autenticación multifactorial y administración de contraseñas: estas medidas de protección pueden ayudar a reducir la probabilidad de que usuarios no autorizados puedan acceder a credenciales robadas y se muevan por los sistemas.
- Actualizaciones periódicas de software y copias de seguridad: mantener los sistemas actualizados puede ayudar a solucionar las vulnerabilidades conocidas. Las copias de seguridad periódicas de datos también pueden respaldar la recuperación en caso de un incidente cibernético.
Proteger su entorno digital
Crear un entorno digital seguro puede ayudar a respaldar los esfuerzos generales en materia de seguridad.
- Firewalls, antivirus y cifrado: las herramientas básicas de ciberseguridad pueden ofrecer una capa fundamental de protección, mientras que el cifrado puede ayudar a proteger los datos confidenciales.
- Planificación de la respuesta ante incidentes: contar con un plan establecido antes de que ocurra un incidente puede ayudar a reducir el tiempo de respuesta. Un plan básico puede incluir contactos clave y responsabilidades, medidas para aislar los sistemas afectados y protocolos de comunicación para empleados y partes interesadas.
Monitorear la actividad financiera
Por último, el monitoreo continuo de toda la actividad financiera puede ayudar a detectar posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas graves.
- Alertas de cuenta y revisiones diarias: revise periódicamente los datos y alertas para detectar anomalías.
- Conciliar los estados de cuenta bancarios y de proveedores: esto puede ayudar a detectar cualquier problema, ya sea intencional o no.
Asociarse para protección
Es posible que un banco pueda ofrecer productos y servicios financieros con características integradas de seguridad y detección de fraudes.
- Utilizar los servicios de prevención de fraudes ofrecidos por los bancos y por terceros: estos pueden incluir verificación de pago y alertas sobre actividades inusuales, así como otras automatizaciones.
- Consultar con profesionales financieros y legales: los asesores pueden brindar orientación para evaluar el riesgo y fortalecer las políticas de seguridad.
Cómo responder ante un presunto fraude
¿Qué sucede cuando sospecha que hay un fraude? Estos son algunos aspectos a tener en cuenta.
Medidas inmediatas que se deben tomar
Actuar con rapidez puede ayudar a contener el problema y evitar el movimiento lateral, que ocurre cuando usuarios no autorizados pueden acceder a otros sistemas después de vulnerar una ubicación.
Los primeros pasos pueden incluir:
- Asegurar cuentas y sistemas
- Notificar a las instituciones financieras o a los proveedores de servicios de pago
- Poner en pausa las transacciones o procesos afectados
Conservar evidencia y reportar incidentes
Una vez que se ha producido un incidente, conservar la evidencia y la documentación puede ayudar a prevenir incidentes futuros y respaldar los esfuerzos de recuperación. Esto puede incluir:
- Registros de transacciones y comunicaciones
- Registros del sistema o datos de acceso
- Documentación de acciones tomadas
Reforzar los controles después de un incidente
Después de reportar el incidente a todas las entidades policiales pertinentes, es posible que las compañías también deseen evaluar los controles existentes para identificar las brechas que pueden haber dado lugar al incidente en primer lugar. Es posible que las empresas también deseen realizar más capacitación y actualizar los manuales de políticas para garantizar que se cuente con medidas de protección adicionales establecidas.
Mantenerse a la vanguardia: Educación continua y adaptación
La tecnología cambia y los riesgos siguen evolucionando. La educación continua permite comprender mejor las nuevas amenazas y las maneras en que las empresas pueden adaptar sus medidas de seguridad para hacerles frente.
- Mantenerse al día con las nuevas tendencias de fraude: las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, facilitan a las empresas la lucha contra el fraude, pero también pueden impulsar la evolución del propio fraude. Estar al tanto de cómo evolucionan las últimas tendencias podría evitar sorpresas.
- Mejora continua de las medidas para mitigar el fraude: las medidas para mitigar el fraude son un proceso continuo, no una configuración de seguridad de un solo uso. La disposición a adaptarse y mejorar según las condiciones actuales puede ayudar a fortalecer las medidas de mitigación.
Proteger su empresa con la mitigación del fraude
El fraude evoluciona, la tecnología cambia y proteger a su empresa contra el fraude también es un proceso continuo. Con controles claros y un sistema de comunicación, las compañías pueden crear una base sólida de seguridad que abarque todos los procesos y permita a los empleados tomar decisiones informadas.
