Crear un plan de continuidad operativa puede proteger a su compañía de las interrupciones y asegurar la fluidez de las operaciones durante un evento importante y después de este.

  • Un plan de continuidad operativa (business continuity plan, BCP) ayuda a su compañía a prepararse para las interrupciones imprevistas, como los desastres naturales o los ataques cibernéticos, así como a recuperarse de dichas interrupciones.
  • Un plan de continuidad debidamente desarrollado ayuda a eliminar las conjeturas al responder a eventos imprevistos.
  • Los cinco componentes principales de un BCP incluyen la evaluación de riesgos, el análisis de impacto, las estrategias de recuperación, la capacitación y la mejora continua.
  • Comprender los objetivos de tiempo de recuperación y punto de recuperación de su empresa permite respuestas más rápidas y eficientes.
  • Probar y revisar su plan con regularidad puede reforzar la resiliencia y reducir el tiempo de inactividad.

Sin importar la cantidad de noticias que vea, la cantidad de datos que procese o cuánto se prepare, en ocasiones pueden ocurrir cosas. Durante una crisis, incluso unos cuantos días o unas cuantas horas de tiempo de inactividad pueden tener consecuencias perdurables. Sin embargo, un tipo de plan específico puede ofrecer una manera para responder y recuperarse rápidamente de tal forma que las operaciones continúen con una interrupción mínima. Esto es lo que debe saber sobre los planes de continuidad operativa.

Conozca los componentes constitutivos de un plan de continuidad operativa

Antes de que pueda diseñar su BCP, resulta útil que sepa lo que esto implica.

Qué es un plan de continuidad operativa y por qué es importante

Un plan de continuidad operativa resume los procedimientos, los recursos y las estrategias de comunicación que su empresa empleará para mantener las funciones indispensables durante una emergencia. Sin embargo, va más allá de la simple recuperación o mitigación de desastres. Se trata de la documentación completa de las funciones, los sistemas críticos y los pasos de recuperación para ayudar a proteger a sus empleados y clientes, así como la reputación de su marca.

Componentes principales: Desmitificación de las 4 P y los 5 pilares

Los expertos a menudo describen los planes de continuidad operativa en términos de las 4 P o los 5 pilares. Ambos son marcos para el desarrollo, pero cada uno se centra en aspectos un poco diferentes del proceso.

Las 4 P se centran en proteger los componentes básicos de la empresa, tanto durante como después de la interrupción:

  • Personas: seguridad de los empleados, comunicación y planes de sucesión para las funciones fundamentales.
  • Procesos: flujos de trabajo operativos, generación de ingresos y procesos de servicio al cliente.
  • Propiedades: los espacios físicos y demás activos de la empresa, la mitigación de daños a la propiedad y la ruta del proceso para regresar a la normalidad de las operaciones.
  • Proveedores: vendedores terceros, socios externos y demás proveedores con la intención de generar resiliencia en su cadena de suministro.

Los 5 pilares se centran en el ciclo de vida de la planificación de la continuidad: 

  • Evaluación y análisis de riesgos: la parte de “prevención” del plan, manejar la identificación de las interrupciones potenciales y sus efectos.
  • Desarrollo de estrategias: el aspecto de “preparación”, o lo que la empresa hará para mantener y restablecer las operaciones.
  • Documentación del plan: la respuesta formal, documentada en pasos claros y funciones.
  • Implementación: cómo se llevará a cabo la recuperación una vez que haya ocurrido el desastre.
  • Pruebas y mantenimiento: revisión del plan tanto en situaciones reales como en un entorno de pruebas para que el plan se adapte y mejore continuamente.

Considerar su continuidad operativa desde cada uno de estos ángulos puede ayudarle a crear un plan más completo que cubra todos los ángulos.

Tipos comunes de interrupciones y su impacto en la empresa

No todas las interrupciones son desastres a gran escala. Esas forman parte de su BCP, pero también pueden surgir otros tipos de interrupciones. 

1. Tecnología e incidentes cibernéticos

La Perspectiva de ciberseguridad 2025 del Foro Económico Mundial destacó cuán complejo se ha vuelto el panorama de ciberseguridad.[1] Las cadenas de suministro son el principal riesgo, mientras que la introducción de la IA ha presentado nuevas vulnerabilidades. Estos incidentes generan costos de millones para las compañías cada año.

Planificar las interrupciones de ciberseguridad y tecnología implican tanto precauciones antes del incidente, por ejemplo, firewalls, autenticación multifactorial y cifrado de datos, como el proceso posterior a cuando se presente un incidente. 

2. Eventos naturales y ambientales

Los eventos climáticos severos como los huracanes y las tormentas de nieve pueden interrumpir las cadenas de suministro e inhabilitar las redes eléctricas durante días, pero incluso los apagones menores pueden afectar los sistemas de punto de venta o poner en riesgo el inventario controlado por el clima.

Las reparaciones temporales tanto de los servicios públicos como de los desafíos de espacio pueden ayudar. Los sistemas de suministro de energía alternativos podrían cerrar la brecha hasta que la energía regrese, o diseñar un sistema que funcione sin energía también puede ayudar. Además, considerar espacios alternativos en los que pueda almacenar el inventario, realizar entregas y recolecciones por parte de los clientes, o almacenar el inventario de forma segura puede mitigar los efectos de los eventos naturales. 

3. Interrupciones de la cadena de suministro y proveedores

Incluso las pequeñas empresas tratan con una red compleja de proveedores. Las empresas que solo tienen un proveedor también deben depender de la cadena externa de dicho proveedor, y si un enlace falla, la compañía puede experimentar desafíos en cadena. La escasez de la mano de obra o las huelgas, los retrasos en el transporte y los efectos de los demás eventos de esta lista (como los eventos ambientales que afectan al suministro original) pueden influir.

La diversificación de proveedores podría ofrecer seguridad adicional contra las interrupciones en la cadena de suministro, aunque un enfoque más claro con respecto a cómo administrar el inventario también puede ayudar. 

4. Fallos operativos y del equipo

El mal funcionamiento de la maquinaria o de los sistemas críticos pueden retrasar la producción o la entrega de servicios. Por ejemplo, la avería de una unidad de refrigeración en un restaurante o el fallo de un servidor en una empresa de TI podría detener las operaciones por completo. El mantenimiento de rutina y el monitoreo del equipo pueden prevenir algunas de estas interrupciones costosas.

Las herramientas de mantenimiento predictivas también pueden ofrecer maneras para manejar los fallos operativos y del equipo. Como parte del BCP, programar el mantenimiento antes de que se presenten los fallos y monitorear el rendimiento podrían brindar un contexto crucial para definir los pasos a seguir durante un evento.

5. Factores humanos y de fuerza laboral

En ocasiones, resulta difícil ver que todo depende del conocimiento y la experiencia de uno o dos empleados, especialmente en el caso de las operaciones de las pequeñas empresas. Sin embargo, las transiciones de liderazgo y la pérdida de conocimiento clave también pueden ralentizar la toma de decisiones. Además, los empleados enfermos, la rotación imprevista o, en el panorama más amplio, las disputas laborales pueden dar lugar a la falta de personal repentina. 

Realizar la capacitación cruzada de los empleados y establecer una planificación de sucesión clara pueden ayudar a asegurar la continuidad, ya que esto provee un respaldo de conocimiento crítico. También resulta útil saber cómo dirigir las consultas de los clientes y administrar las tareas con demoras mínimas, ya que esa velocidad podría conservar la buena voluntad de los clientes.

6. Crisis de salud pública y sociales

La interrupción por la pandemia de COVID-19 llevó a muchas pequeñas empresas al borde del cierre. No había manera de saber que una simple cuarentena de dos semanas para aplanar la curva se extendería durante tantos meses. Los eventos como las pandemias, la agitación civil o las interrupciones económicas o de transporte a gran escala pueden afectar la seguridad de los empleados y la accesibilidad de los clientes.

Un BCP puede incluir planes de comunicación para tales interrupciones. También resume el trabajo flexible o incluso los protocolos de acceso a distancia que permiten a la empresa funcionar en los períodos cuando resulta difícil que todos entren al edificio.

7. Cambios financieros o reglamentarios

Las recesiones económicas pueden afectar las tasas de los préstamos empresariales de tasa variable o los posibles nuevos préstamos de expansión. Los nuevos requisitos de cumplimiento podrían generar cronogramas acelerados para las mejoras o podrían obligar a la realización de ajustes operativos que ponen presión en los ahorros de la empresa.

Un BCP podría incluir la modelación de cómo estos cambios afectarían los ingresos de la empresa y luego documentar los procedimientos para ayudar a mantener la liquidez. Por ejemplo, la empresa puede contratar una línea de crédito empresarial o determinar los procedimientos de dotación de personal y gastos. También puede resultar útil revisar los procesos contractuales para facilitar cambios más sencillos en el supuesto de una interrupción financiera.

Pasos sencillos para desarrollar su plan de continuidad operativa 

Ahora que conoce los marcos y los posibles tipos de interrupciones, el siguiente paso es establecer un plan.

Paso 1: Realizar un análisis de impacto empresarial (Business Impact Analysis, BIA)

En varios de los tipos de interrupciones anteriores, mencionamos modelar cómo esa interrupción particular podría afectar a su empresa. Un análisis de impacto empresarial hace precisamente eso. El BIA identifica las interrupciones potenciales y resume las posibles consecuencias de varios aspectos de las operaciones y el flujo de caja. 

La primera parte de este proceso es identificar las funciones críticas. ¿Cuáles procesos empresariales son los más importantes para mantener el funcionamiento de la empresa durante una interrupción? ¿Cuáles se pueden modificar o flexibilizar para permitir que las funciones básicas de una empresa continúen de la manera más fluida posible? También podría considerar estas preguntas desde múltiples perspectivas, no solo desde la perspectiva de los ingresos. Por ejemplo, ¿cómo afectarán las interrupciones a la moral de los clientes y empleados?

Paso 2: Realizar una evaluación de riesgos

Lo siguiente es evaluar el impacto. ¿Cómo se verán afectadas las operaciones por los diferentes tipos de interrupciones, lo que incluye la perspectiva financiera, legal o en cuestiones de reputación? Podría evaluar la probabilidad y la gravedad de cada riesgo, asignar calificaciones a los riesgos y desarrollar estrategias de mitigación, tales como realizar el respaldo de datos o contar con proveedores alternativos. 

Identificar las piezas fundamentales que mantienen la empresa en funcionamiento puede permitir que sea más sencillo identificar lo que podría amenazar dichos procesos. Esto puede ayudar a fundamentar su plan en la realidad al mismo tiempo que brinda la consideración suficiente para abarcar una gama de interrupciones más amplia.

También puede ofrecer un panorama más claro si analiza las dependencias. ¿Cuáles son los sistemas y procesos secundarios que respaldan estas funciones cruciales? ¿Cómo puede equilibrar la función de estos con la priorización de los fondos y las operaciones para los que tienen una naturaleza crítica?

Paso 3: Definir los objetivos de recuperación (RTO y RPO)

Una vez que haya identificado los objetivos fundamentales y evaluado cómo estos podrían verse afectados por cualquier tipo de interrupción, puede comenzar a priorizar los esfuerzos de recuperación. Existen dos medidas principales para ayudar a guiar y evaluar la planificación de la recuperación:

  • Objetivo de tiempo de recuperación (Recovery Time Objective, RTO): El tiempo máximo aceptable que su empresa puede permanecer inactiva.
  • Objetivo de punto de recuperación (Recovery Point Objective, RPO): La pérdida de datos máxima que puede tolerar, desde el momento en que se presenta un evento de interrupción hasta el último respaldo adecuado.

Por ejemplo, si los datos de su empresa cambian diariamente, un respaldo de la semana pasada podría ser desastroso. Un tiempo de inactividad superior a un día podría poner fin definitivamente a los procesos de la empresa. Un plan de recuperación puede ayudar a determinar el tipo de cronograma que su empresa puede ser capaz de resistir para que usted no cruce dicho límite accidentalmente y genere más daños.

Paso 4: Desarrollar procedimientos de respuesta y recuperación

Ahora que ha realizado todos los pasos, puede comenzar a desarrollar sus planes de recuperación. ¿Cómo reúne toda esta información en un plan lógico y fácil de seguir que los empleados y los directivos puedan consultar en el supuesto de que se presenten interrupciones pequeñas o grandes? 

Es aquí donde el plan se vuelve viable. Incluya comunicaciones, instrucciones para reiniciar y restablecer los datos y las operaciones importantes, así como listas de contactos tanto para los proveedores como para los miembros cruciales del equipo. Puede resultar útil tener una copia digital y en físico para cubrir los diferentes tipos de interrupciones.

Paso 5: Asignar funciones y capacitar a los miembros del equipo

Si se presenta un desastre, poner el plan en marcha a tiempo puede ayudar a prevenir los peores daños. Podría ayudar a la implementación oportuna asignar las funciones y responsabilidades anticipadamente para que usted tenga tiempo de informar a esos miembros del equipo y ofrecer la capacitación necesaria.

Reforzar la resiliencia con medidas proactivas 

Un plan de continuidad es un documento dinámico. Este crece con su empresa y cambia a medida que cambia el panorama de amenazas. Las estrategias proactivas pueden ofrecer una manera para mantener un plan de continuidad claro que no se vuelva demasiado estricto para aplicarlo en el futuro.

Mantener la agilidad mediante pruebas y mejora continua

Tener su BCP documentado en papel es el primer paso, pero es complicado saber si este cubre todo a menos que se presente una interrupción. Puede ser capaz de ayudar a someter el plan a una prueba de estrés sin generar los efectos completos de un evento desastroso al ponerlo a prueba primero. La simulación de interrupciones revela los puntos débiles antes de que se conviertan en problemas reales. Después de cada prueba o evento real, revise su plan para incorporar las lecciones aprendidas.

A menudo, se tiene la meta de la mejora continua, en lugar de perfeccionar un plan a través de la investigación. Una vez que establezca sus bases y realice el trabajo de responder a cada uno de los componentes del plan, tener tiempo para ponerlo a prueba y posteriormente mejorarlo puede generar mejores resultados en el caso de que se presente una interrupción real.

Preguntas frecuentes: Aclarar la confusión en torno a la continuidad operativa

Aclaremos algunos términos y normas comunes para ayudar a refinar su enfoque.

¿Cuáles son los cinco componentes de un plan de continuidad operativa?

Si bien los marcos pueden variar dependiendo de la fuente, un plan de continuidad operativa integral generalmente incluye cinco componentes básicos:

  • Gobierno y funciones: definir la titularidad y las responsabilidades.
  • Evaluación de riesgos y análisis de impacto empresarial: identificar las amenazas y las funciones críticas.
  • Desarrollo de estrategias: describir los enfoques para mantener o restablecer las operaciones.
  • Implementación y documentación del plan: crear procedimientos, pasos de comunicación y listas de recursos.
  • Pruebas y mejora continua: revisar el rendimiento y actualizar el plan con regularidad.

¿Qué contiene un plan de continuidad operativa?

Un plan de continuidad operativa es un marco para resistir las interrupciones al emplear un conjunto predefinido de medidas de acción. Identifica los procesos básicos de la empresa, asigna las funciones clave y ofrece una ruta clara durante y después de la interrupción para mantener las operaciones y realizar la reapertura de la empresa. Su principal beneficio es que no depende de decisiones impulsivas tomadas en el momento, sino de un plan proactivo y estratégico creado mediante una consideración meditada antes de que algo salga mal.

¿Cuáles son las normas del BCP?

Varias organizaciones hacen referencias a marcos normalizados como el ISO 22301 de la Organización Internacional de Normalización.[2] Este marco ofrece orientación explícita referente a cómo evaluar los riesgos comerciales, desarrollar estrategias de continuidad, implementar controles y revisar el rendimiento. También se pueden aplicar las reglamentaciones específicas por industria o la orientación regional, pero ISO 22301 sigue siendo la referencia más reconocida para la planificación de la continuidad.

La resiliencia inicia con la planificación anticipada

Un plan de continuidad operativa ofrece una ruta diferente a las decisiones reaccionarias una vez que se presenta una interrupción. Un plan debidamente documentado e investigado ofrece pasos claros a los miembros de su equipo para mantener las operaciones de la empresa en la medida posible y eliminar las conjeturas en cuanto a las funciones y la comunicación. Una vez que esto se haya implementado, ofrece a la empresa una manera para mitigar los efectos de los desafíos no planificados y puede permitir que la compañía se recupere adecuadamente y con dignidad.