"¿Cómo puedo asegurarme de que mis hijos estén preparados para el patrimonio?" Esta es una pregunta común que los responsables de la toma de decisiones de la familia hacen a sus asesores, generalmente en un momento crucial de la experiencia colectiva de la familia. Por ejemplo, tal vez un fallecimiento en la familia acaba de causar un cambio importante en el patrimonio familiar, o la venta de una empresa familiar cambia el principal activo de la familia de acciones de la empresa a dinero en efectivo.

Otras veces, la discusión puede iniciarse porque el patriarca o la matriarca de la familia quiere que la familia tenga una comprensión clara del patrimonio familiar: tanto cómo el patrimonio llegó a ser y cómo se ha mantenido. O tal vez los miembros más jóvenes de la familia están llegando finalmente a una edad en la que las conversaciones sobre el patrimonio familiar pueden ser más sólidas.

Has tratado de inculcar en tu familia los valores que conducen a una relación exitosa con el patrimonio. De hecho, gran parte de este trabajo se realiza todos los días y en conversaciones que tienen lugar en el automóvil o alrededor de la mesa de la cena. Los cimientos de la educación sobre el patrimonio se construyen mejor de manera lenta y natural, a lo largo del tiempo.

Una reunión familiar formal puede crear una plataforma de lanzamiento para conversaciones más detalladas y sofisticadas con la próxima generación de tu familia.

La oportunidad de reunir a toda la familia y tener a tus asesores presentes también puede ayudar a iniciar conversaciones únicas.

Cada reunión familiar es diferente, y puede que quieras personalizar tu reunión familiar para que refleje tus metas y objetivos. A continuación, se presentan algunas consideraciones clave para ayudarte a crear la reunión más eficaz posible.

  • Determina tus metas y objetivos para la reunión.
  • Considera tu papel en la reunión.
  • Prepara a la familia para la reunión.
  • Desarrolla un plan de acción para reuniones futuras.

Paso 1: Determina las metas y objetivos para la reunión.

Una reunión familiar puede significar muchas cosas para muchas personas, por lo que es crucial pasar mucho tiempo con tu equipo asesor para desarrollar la agenda de la reunión. Tu agenda podría abordar algo de lo siguiente:

Educación financiera

Muchas familias pueden confiar en su equipo de asesores para comenzar un proceso de educación financiera para la próxima generación.

Tus asesores pueden trabajar contigo de manera cercana para ayudarte a entender el estilo de aprendizaje de cada persona y en qué punto se encuentra tu familia en el proceso educativo.

Tal vez esta educación sea un fin en sí mismo, o tal vez esperes que los miembros más jóvenes de la familia entiendan los aspectos fundamentales de las inversiones, los fideicomisos, la banca y la planificación antes de compartir los detalles sobre el patrimonio de la familia.

Tus asesores pueden ofrecer una visión de los métodos que, según su experiencia, han conducido a las reuniones más eficaces. Pueden comenzar con conceptos amplios que pueden ayudar a fundamentar la conversación para los principiantes, haciendo preguntas como:

  • ¿Cuándo y por qué surgieron los fideicomisos?
  • ¿Cómo ganan dinero los bancos?
  • ¿Por qué las compañías deciden cotizar en la bolsa?

A medida que la conversación se hace más sofisticada, tus asesores deben continuar reduciendo y refinando los temas más relevantes para tu familia, y adaptar el material a tus necesidades.

Preparación de un heredero responsable

Puede que hayas mantenido ciertos aspectos de tu patrimonio en privado y ahora sientes que tus hijos están en la etapa correcta para escuchar acerca de ese patrimonio y cómo beneficia a la familia. Incluso si sabes lo que quieres compartir, las conversaciones que explican el flujo de activos, según tus documentos de planificación de bienes, o la discusión de los fideicomisos familiares requieren de una consideración cuidadosa.

Pregúntate a ti mismo, ¿todos comienzan con el mismo nivel de conocimiento y comprensión? Si no es así, una reunión de educación financiera en la que se puedan revisar los términos y conceptos antes de la reunión familiar formal podría ser beneficiosa. ¿Quieres hablar sobre las responsabilidades, el valor del dólar, o ambos? Algunas familias encuentran el éxito educando a los hijos sobre la presencia de los fideicomisos familiares y el papel futuro del hijo, así como en la comprensión del valor en dólares del fideicomiso una vez que los hijos sean mayores.

 Tu equipo de asesores puede compartir con las familias métodos que tienden a ser exitosos y ayudarte a anticipar la dirección de la conversación.

Oportunidad para explorar la historia familiar y hablar de los valores

Las familias de hoy en día están dispersas por todo el país, lo que hace que cada momento en que una familia está junta sea mucho más importante. Considera si quieres que la reunión familiar incorpore la narración de historias o incluso la investigación genealógica sobre la historia familiar. Recuerda, las historias que crees que son bien conocidas pueden no ser tan familiares para la generación más joven. Del mismo modo, un ejercicio y una discusión sobre los valores familiares pueden dar vida a la historia familiar y ayudar a que tu familia entienda la dirección que puede tomar la próxima generación. Estos ejercicios, cuando son facilitados por tu equipo de asesores, pueden ser una forma divertida y a la vez estimulante de aprender más sobre los diferentes factores de motivación de cada miembro de la familia.

Una reunión familiar también es una maravillosa oportunidad para que un patriarca o matriarca tome la palabra y comparta historias de la historia familiar. No te sientas como si tu familia no quisiera escuchar estas historias, lo más probable es que sí quieran. Antes de la reunión, podrías trabajar con un historiador familiar o con un cineasta para elaborar una historia familiar y apoyarte en ella para ayudar a transmitir tu mensaje. Cuando este segmento de la historia familiar es una parte específica de la agenda, es más probable que suceda realmente y que no se deje de lado debido a las limitaciones de tiempo. También puede dar a la conversación una formalidad y nivel de seriedad que anime a todos los miembros de la familia a prestar atención.

Toma de decisiones en grupo

¿Hay un peso de decisión importante sobre la familia? Tal vez el destino de una casa o propiedad familiar querida necesita analizarse con los asesores para ofrecer una perspectiva de planificación. Tal vez tu familia anticipa una serie de eventos futuros de toma de decisiones y quiere estructurar ese proceso. Una reunión de administración familiar puede ayudar a enseñar a tu familia cómo utilizar un método formal y acordado para que todos los miembros de la familia se sientan confiados en el proceso y es más probable que respeten el resultado final.

Paso 2: Considera tu papel en la reunión

Una vez que hayas determinado las metas clave de la reunión inicial, el siguiente paso es trabajar con tu equipo asesor para crear una agenda. Tu equipo te ayudará a determinar el papel que quieres tener en la reunión, que podría ser algo que no hayas considerado.

¿Quieres sentarte a observar la reunión con el resto de la familia? ¿Quieres tener un papel significativo en la agenda? Independientemente de cómo te sientas, no tengas miedo de participar en la reunión de la manera en que te sientas más cómodo.

No es raro que un equipo asesor lleve a cabo la mayor parte de la conversación durante una reunión y deje espacio para una conversación familiar abierta después de que el equipo se haya ido. Podrías considerar una reunión de 90 minutos, después de la cual la familia vaya a almorzar o cenar juntos y tenga una conversación abierta sobre lo que hayan escuchado.

Alternativamente, puede que prefieras un segmento de tiempo en la agenda para hacer algunas observaciones. Tal vez quieras compartir historias sobre cómo te enteraste del patrimonio de la familia o cómo fue el manejo del negocio familiar. Tal vez quieras compartir la filosofía de inversión que ha ayudado a tu familia a adquirir el patrimonio o hablar de las principales organizaciones benéficas que has apoyado a lo largo de los años. No subestimes el poder que algunas observaciones al inicio o al final de la reunión puedan tener si las das tú. Puedes ayudar a establecer el tono y hacer que todos se sientan bienvenidos e incluidos.

También podrías vincular un análisis de la historia familiar con la presentación del equipo asesor. Por ejemplo, ya sea antes o después de que el asesor revise varios fideicomisos familiares importantes, podrías agregar datos familiares e información acerca de los fideicomitentes del fideicomiso. Iniciar una reunión familiar con un ejercicio del árbol genealógico, complementándolo con datos relevantes e información sobre los aspectos más destacados de la historia familiar, puede ayudar a romper el hielo y a la vez ayudar a la familia a centrarse en la esencia del día.

No hay una manera correcta o incorrecta de participar en una reunión, y tanto tu familia como tu equipo de asesores probablemente apreciarán tus ideas. Decide el tipo de experiencia y el papel que quieres, y transmítelo a tu equipo de asesores.

Paso 3: Prepara a la familia para la reunión

Si tú eres el que toma las decisiones en la familia, estarás emocionado de que todos se reúnan. Sin embargo, es posible que otros miembros de tu familia no sepan qué esperar o podrían pensar que la reunión es para abordar otras metas totalmente diferentes. Si bien tu equipo asesor estaría feliz de ayudarte a presentar el propósito de la reunión, el mensaje sería mejor recibido si viniera de ti. Algunas consideraciones logísticas incluyen:

¿Quién estará ahí? ¿Se invitará a la familia política a la reunión? ¿Habrá un límite de edad para los niños? Si esta reunión tiene por objeto transmitir las obligaciones de ciertos encargados de la toma de decisiones en el futuro (los fideicomisarios de los fideicomisos familiares, por ejemplo), ¿habrá una sesión separada para que ellos conozcan más acerca de sus obligaciones? ¿Tu abogado o contador estarán presentes en la reunión? ¿U otros asesores, como las personas importantes para tu empresa familiar? Si estarán presentes, ¿hablarán en la reunión?

¿Dónde será la reunión? La oficina de un asesor podría ser un espacio neutral para la reunión si te preocupa que las tensiones pudieran llegar a un punto alto. Otra opción es reunirse en tu casa, en donde tu familia se sentirá más cómoda.

También podrías realizar la reunión familiar en un lugar que sea históricamente significativo para la familia. Por ejemplo, una universidad a la que asistieron algunos miembros de la familia, un museo que ahora contiene reliquias familiares, una ciudad en la que se expandió el negocio familiar, todo ello constituye una experiencia significativa y única.

¿Qué temas se cubrirán? Recomendamos que se comparta la agenda de la reunión con antelación para que los miembros de la familia comprendan la experiencia de la reunión familiar. Una agenda de una página con los aspectos más importantes de la conversación será generalmente suficiente; no es necesario proporcionar todos los detalles. De hecho, una sobreabundancia de materiales preparatorios puede ser abrumadora.

Otros materiales preparatorios pueden ayudar a informar a tu familia sobre lo que se espera el día de la reunión. Un glosario simple de términos financieros podría dar a todos una comprensión básica sobre lo que se tratará. Un árbol familiar podría recordarle a los miembros de la familia sobre sus ancestros cuyas decisiones afectaron el patrimonio de la familia hoy. Un cuestionario para la familia puede ayudar a presentar preguntas iniciales para que los miembros de la familia las consideren de antemano y compartan las respuestas entre ellos. 

Por último, aunque te sientas cómodo con tu equipo asesor, recuerda que puede ser la primera vez que los demás miembros de tu familia se reúnen con el grupo. No es raro que los miembros de la familia se enteren de que el equipo asesor tiene un conocimiento tan profundo de la familia, y de hecho esto podría sorprender a algunas personas. Tu confianza expresada en tu equipo ayudará a que la reunión sea un éxito.

Paso 4: Desarrolla un plan de acción para reuniones futuras

La energía creada por una reunión puede aprovecharse o perderse a medida que la vida cotidiana se interpone en el camino. Puede ser beneficioso dedicar tiempo al final de la reunión para crear una estrategia para los siguientes pasos. De esta manera, los miembros de la familia salen de la sala comprometidos con el mismo camino a seguir y conscientes de sus obligaciones.

Algunas veces, los próximos pasos pueden ser elementos de acción específicos. Por ejemplo, si una reunión familiar dio como resultado un calendario filantrópico familiar en el que todas las donaciones caritativas se harían en una fecha específica, es bastante fácil saber si estás en el camino correcto. Pero algunos de los siguientes pasos pueden ser amplios. Si tu próximo paso es continuar con una educación sobre un tema en particular, por ejemplo, la inversión socialmente responsable, puedes depender en gran medida de tu equipo de asesores para que guíen el progreso de tu familia en esta área.

Considera si el seguimiento apropiado para tu familia es una sesión similar con el equipo asesor y lo que cubriría esa sesión. ¿Tu familia quiere profundizar en el tema que se acaba de introducir o aplicar esa misma energía a un nuevo tema? Por ejemplo, si la primera reunión familiar reveló el plan patrimonial de los padres, ¿quieres que la segunda reunión se centre en entender los derechos y obligaciones según los fideicomisos familiares? ¿O quieres cambiar totalmente y enfocar a tu familia en los esfuerzos filantrópicos?

Al determinar los próximos pasos, designa a la persona que será responsable ante el grupo. ¿Deseas que los asesores te sugieran la próxima reunión, o la familia quiere fijar la fecha de la próxima reunión, tal vez mientras todos están juntos en la primera reunión? Si las personas tienen acciones de seguimiento específicas (por ejemplo, si los niños necesitan hacer saber a sus padres si quieren participar en el negocio familiar), establece una fecha límite igualmente específica.

Trata cualquier reunión de seguimiento con la misma seriedad con la que tratarías una asignación de trabajo.

Una amplia preparación puede permitir que tu reunión familiar sea no solo un éxito sino también un evento transformador de la forma en que la familia se comunica y opera.