Ejercer como fiduciario de un plan de beneficios para empleados conlleva responsabilidades importantes conforme a la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974, según fue reformada (ERISA). En términos generales, ERISA protege a los participantes y beneficiarios mediante las divulgaciones obligatorias, normas de conducta exigibles y recursos legales en caso de incumplimiento de dichas normas.

La condición de fiduciario se basa en la función, no en el título. Una persona puede convertirse en fiduciario al ejercer facultades discrecionales sobre la gestión o administración del plan, controlar los activos del plan o proporcionar asesoramiento de inversión por un cargo. La mejor defensa es un proceso consistente y bien documentado. Las cinco prácticas a continuación pueden ayudar.

1) Confirmar las funciones fiduciarias y definir quién hace qué

Aclare dónde radica la responsabilidad fiduciaria dentro de la organización y cómo se documenta. ERISA reconoce tanto a los fiduciarios designados (p. ej., el fiduciario nombrado, el administrador del plan y el fideicomisario) como a los fiduciarios funcionales según su conducta. Las definiciones claras de las funciones ayudan a reducir las brechas y a evitar responsabilidades imprevistas.

  • Documente las designaciones y delegaciones: verifique que el documento del plan (y los estatutos del comité, si se utilizan) asigne las responsabilidades.
  • Capacite a los responsables de la toma de decisiones: confirme que cualquier persona con facultades discrecionales comprenda qué constituye un acto fiduciario.
  • Supervise a los proveedores de servicios: los proveedores pueden ejecutar tareas, pero los fiduciarios siguen siendo responsables de su selección y monitoreo.

2) Priorizar los intereses de los participantes y gestionar los conflictos de manera proactiva

El deber de lealtad de ERISA exige que los fiduciarios actúen únicamente en interés de los participantes y beneficiarios, y que paguen solo gastos razonables del plan. En la práctica, eso significa identificar y gestionar los conflictos antes de que influyan en las decisiones.

  • Utilice un proceso para la gestión de conflictos de interés: recopile las divulgaciones, documente las recusaciones y mantenga las decisiones centradas en los participantes.
  • Esté alerta a los conflictos "indirectos”: relaciones con proveedores, acuerdos de referencia, inversiones de exclusividad, obsequios y entretenimiento, o decisiones que beneficien al empleador a expensas de los participantes.
  • Identifique oportunamente el riesgo de transacciones prohibidas: ERISA restringe ciertas operaciones con partes relacionadas; consulte con un abogado en caso de duda.

Consejo: documente la justificación de cada decisión, incluidos los servicios, los resultados, los cargos y las necesidades de los participantes, de modo que el registro demuestre que la decisión se tomó por motivos relacionados con el plan.

3) Seguir un proceso de toma de decisiones repetible y prudente, y documentarlo

El deber de prudencia de ERISA se centra en el proceso. Los fiduciarios deben actuar con el cuidado, la pericia y la diligencia que una persona prudente emplearía en una función similar y bajo circunstancias similares. No se exige perfección. Un enfoque reflexivo, informado y repetible es lo que se necesita.

  • Defina el ritmo: utilice un calendario del comité con puntos fijos en el orden del día (p. ej., inversiones, cargos, operaciones, resultados de los participantes y proveedores).
  • Utilice datos relevantes: evalúe la decisión, las alternativas disponibles, los riesgos asociados y el impacto en los participantes.
  • Registre el “por qué”: las actas de las reuniones deben reflejar los datos clave, las discusiones y la justificación.

4) Alinear las acciones con los términos del plan y confirmar que los proveedores puedan administrarlas

Los fiduciarios deben cumplir con los términos del plan, a menos que dichos términos sean incompatibles con ERISA. Las áreas comunes de riesgo operativo incluyen el incumplimiento de las fechas límite, las determinaciones incorrectas de elegibilidad, los cálculos inexactos de las contribuciones equivalentes y las distribuciones indebidas. Los controles sólidos y la supervisión de proveedores ayudan a prevenir errores y respaldan una corrección oportuna cuando surgen problemas.

  • Mantenga un "manual de procedimientos" de administración: una guía en lenguaje sencillo sobre las disposiciones clave (p. ej., elegibilidad, contribuciones equivalentes, derechos de adquisición, préstamos, distribuciones y características especiales).
  • Confirme los controles de los proveedores: los encargados de registros deben administrar las disposiciones correctamente y señalar las excepciones.
  • Realice pruebas e implemente soluciones: utilice informes de auditoría o de excepciones, documente las acciones correctivas y describa las medidas para ayudar a prevenir la recurrencia.

5) Fortalecer la supervisión de las inversiones y de los cargos (diversificación, monitoreo y razonabilidad)

En los planes dirigidos por los participantes, los fiduciarios generalmente se enfocan en ofrecer un menú de inversión diversificado, seleccionar y monitorear las opciones, y confirmar que los cargos pagados con los activos del plan sean razonables conforme a los servicios prestados.

Supervisión de inversiones:

  • Utilice una declaración de política de inversión o pautas de inversión: defina los criterios de evaluación, las listas de vigilancia y los factores desencadenantes de reemplazo.
  • Monitoree y actúe: revise el rendimiento, los cargos y los cambios cualitativos; documente las decisiones de retención, vigilancia y reemplazo.
  • Apoye la diversificación: ofrezca opciones en diferentes perfiles de riesgo y rendimiento, y una opción predeterminada prudente cuando corresponda.

Supervisión de cargos:

  • Revise los cargos periódicamente: compare los cargos de registro, inversión y asesoría con los servicios y la complejidad del plan.
  • Utilice las divulgaciones como insumos: revise las divulgaciones de los proveedores y sea capaz de explicar qué se paga y por qué.
  • Documente la justificación: “razonable” no siempre significa “el menor costo”, por lo que las compensaciones deben quedar claramente documentadas.

La labor fiduciaria bajo ERISA exige una gestión disciplinada. Al actuar en interés de los participantes, cumplir con los términos del plan y utilizar un proceso prudente, repetible y bien documentado, los fiduciarios pueden fortalecer la gestión, mejorar los resultados y reducir el riesgo fiduciario.

Si desea poner en práctica estas recomendaciones para su plan, comuníquese con su representante de PNC Institutional Asset Management para continuar con la conversación.