La industria de planes de jubilación está cambiando rápidamente. Ante las fusiones actuales entre gestores de registros, en ocasiones se produce una disminución en la calidad del servicio tanto para los patrocinadores de los planes como para los participantes. Si usted participa en la administración de un plan de jubilación, es fundamental que evalúe con regularidad si su proveedor continúa satisfaciendo sus necesidades y apoya las metas de jubilación de sus participantes. Estos son algunos factores clave que debe tener en cuenta al evaluar el gestor de registros de su plan de jubilación:
La atención es importante
Apoyo proactivo: ¿Su gestor de registros toma la iniciativa en cuestiones de comunicación o es usted quien siempre se tiene que poner en contacto? Cuando surgen preguntas, ¿puede usted acceder directamente a su administrador de cuentas o a un centro de llamadas? Las relaciones sólidas prosperan cuando la comunicación es abierta y proactiva. El acercamiento regular por parte de su equipo de atención demuestra que dicho equipo tiene el compromiso de brindar asistencia de alta calidad.
Responsabilidad: ¿Su gestor de registros asume la responsabilidad de sus errores? Las correcciones ocasionales son normales, pero los errores repetidos o culpar a otros puede indicar que los sistemas son débiles y los procesos deficientes.
Fácil acceso: ¿Puede acceder fácilmente a la información y reportes principales del plan? Un buen gestor de registros debe facilitar la búsqueda de datos del plan y de los participantes, manteniéndolos a disposición cuando sea necesario.
Conocimiento: ¿Qué tan informado está el equipo de atención de su gestor de registros? ¿Cuenta el equipo con la capacitación y la experiencia adecuadas? ¿Cuánto tiempo lleva el equipo trabajando con su plan? Un equipo fuerte debe conocer la oferta del proveedor, mantenerse al tanto de las tendencias de la industria y ofrecer servicios adaptados a su fuerza laboral. La constancia es importante, ya que genera familiaridad con su organización y las metas de esta. La rotación ocurre incluso en las mejores empresas, pero ¿cuál es el plan de respaldo si su equipo no está disponible?
Confiabilidad: ¿Su gestor de registros tiene un interés real en la empresa? ¿Son los servicios de registros un enfoque central para la organización del gestor de registros? Dado que las fusiones frecuentes alteran la industria, es de suma importancia saber si su proveedor ha establecido un compromiso con la inversión constante en tecnología, innovación y personal capacitado para cumplir y superar las normas de la industria a largo plazo.
Un equipo de atención constante y dedicado genera familiaridad con su organización y su plan de jubilación, lo que crea un apoyo más sólido, una menor cantidad de errores y una asociación que verdaderamente conoce sus metas.
Producto de calidad
Inclusividad: ¿Su gestor de registros ofrece recursos que le sirven a todos los integrantes de su plan? La comunicación con los participantes, los materiales educativos y los sitios web deben estar diseñados para atender a una fuerza laboral diversa, lo que incluye participantes con diferentes necesidades de accesibilidad y aquellos que hablan idiomas distintos al inglés.
Precisión y velocidad: ¿Su gestor de registros conserva los datos del plan de forma precisa y procesa las transacciones rápidamente? Los retrasos no solo generan frustración en los participantes, sino que también pueden dar lugar a problemas de cumplimiento que ponen su plan en riesgo.
Opciones de inversión: ¿Su gestor de registros proporciona una plataforma de arquitectura abierta con amplias opciones de inversión? Manténgase atento a los cargos ocultos relacionados con los fondos propios. Asegúrese de que las opciones que necesita, ahora y en el futuro, estén disponibles, tales como los fondos de fecha objetivo, las plataformas de corretaje autodirigido y los productos de renta vitalicia.
Seguridad cibernética: ¿Su gestor de registros ha tomado medidas para brindar protección contra el fraude y las amenazas cibernéticas? ¿Su gestor de registros utiliza medidas de seguridad como la autenticación multifactorial y software de seguridad avanzado? Busque prácticas de seguridad sólidas y herramientas de seguridad avanzadas. Estas medidas demuestran que se toma la ciberseguridad con seriedad.
Transparencia de los cargos: ¿Su contrato establece claramente el costo de cada servicio? Algunas propuestas suponen que los cargos serán cubiertos mediante el reparto de ingresos, inversiones propias u otros complementos. Solicite un desglose detallado que indique todos los costos de forma clara.
La industria de planes de jubilación está atravesando una oleada de fusiones de gestores de registros en este momento, y estos cambios pueden tener un impacto significativo en la calidad del servicio y los productos a los que usted recurre.
En resumen
Si después de revisar estos puntos se ha quedado con más preguntas que respuestas, quizás sea el momento de explorar sus opciones. Puede empezar con una “Solicitud de información” (Request for Information, RFI) o profundizar aún más con una “Solicitud de propuesta” (Request for Proposal, RFP) para encontrar una mejor opción. Para obtener más información con respecto a cómo PNC puede ayudar con la evaluación de gestores de registros, por favor póngase en contacto con su asesor de plan de jubilación de PNC.
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