Una fundación patrocinada por una compañía tiene muchos beneficios, ya que permite que las compañías tengan un impacto positivo en las comunidades donde viven y trabajan sus empleados y clientes, ayuda a establecer una imagen de marca positiva y puede atraer y retener talento. De manera similar a la administración de una compañía, la administración de una fundación requiere procesos y procedimientos sólidos; sin embargo, a diferencia de la mayoría de las compañías, muchas fundaciones corporativas no cuentan con un gran número de empleados de tiempo completo dedicados a gestionar dichas operaciones. Por lo tanto, es indispensable que la junta directiva evalúe periódicamente las prácticas operativas y de gobernanza de la organización, e implemente políticas y procedimientos actualizados para mantenerse alineada con su misión y cumplir con los requisitos exigidos por la ley.

Si bien no existe un enfoque universal para la gestión de la gobernanza de fundaciones patrocinadas por compañías, existen prácticas recomendadas que deben incorporarse a las actividades de supervisión de la fundación. Un enfoque organizado y estructurado es indispensable para gestionar su fundación de manera eficaz, evitar sanciones legales o financieras y promover su misión.

La siguiente lista de verificación está diseñada para ayudar a identificar e incorporar prácticas sólidas de gobernanza en la gestión de su fundación. Aunque no es una lista exhaustiva, proporciona un punto de partida para su evaluación.

Gobierno

Sí

No

N/A

¿Consulta anualmente con asesores legales o profesionales fiscales para confirmar que cumple con las leyes estatales o federales?

 

 

 

¿La fundación cuenta con una junta directiva o fiduciarios dedicados que sean responsables de la supervisión de la misma?

 

 

 

¿Están claramente establecidas y articuladas la misión y los objetivos de la fundación?

 

 

 

¿La junta directiva revisa periódicamente la misión de la fundación y evalúa si las actividades y el otorgamiento de subvenciones se alinean con dicho propósito benéfico? Si se han realizado cambios sustanciales, ¿se actualizaron las declaraciones obligatorias y demás materiales para reflejar dichos cambios?

 

 

 

¿Se revisan los documentos rectores, tales como el acta constitutiva, la declaración de fideicomiso, los estatutos, las políticas y los procedimientos, al menos una vez al año?

 

 

 

¿Es necesaria alguna modificación a los documentos rectores o a las actividades actuales? De ser así, ¿se documentaron adecuadamente dichas modificaciones?

 

 

 

¿La junta directiva tiene un plan de sucesión?

 

 

 

¿La junta directiva y el personal participan en actividades periódicas de educación o capacitación que les ayuden a desempeñar sus funciones, servir a la comunidad o promover su misión?

 

 

 

¿Están definidas, comunicadas y aceptadas las funciones, responsabilidades y expectativas de los directivos, fiduciarios y miembros de la junta directiva?

 

 

 

¿La fundación cuenta con una política de conflictos de interés por escrito que sea reconocida por los fiduciarios, directivos y miembros de la junta directiva?

 

 

 

¿La junta directiva está al tanto de las limitaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre el beneficio indebido y evalúa regularmente si ha habido alguna infracción? ¿Existe una política vigente para prevenir tales infracciones?

 

 

 

¿Se llevan a cabo las reuniones de la junta directiva con la regularidad que exigen los documentos rectores de la fundación? ¿La junta directiva mantiene y revisa las actas de las reuniones?

 

 

 

¿La fundación cuenta con un plan estratégico que se revise al menos una vez al año?

 

 

 

¿La fundación revisa periódicamente su cobertura de seguros, incluido el seguro de responsabilidad civil para directivos y funcionarios, para asegurar que la cobertura sea suficiente?

 

 

 

¿La fundación cuenta con otros contratos o acuerdos, por ejemplo, con consultores o contadores? De ser así, ¿los contratos se revisan a cabalidad de forma periódica?

 

 

 

¿Las políticas y los procedimientos laborales están bien definidos y se han comunicado claramente al personal?

 

 

 

 

Finanzas e inversiones

Sí

No

N/A

¿La junta directiva aprueba el presupuesto anualmente?

 

 

 

¿La organización está en camino de cumplir con la distribución mínima anual obligatoria antes del cierre del año? ¿La organización cumplió con este requisito el año anterior?

 

 

 

¿La junta directiva está al tanto de las reglas para fundaciones privadas sobre activos de inversión, tales como las pautas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre inversiones que ponen en peligro la solvencia de la fundación?

 

 

 

¿La junta directiva revisa y aprueba anualmente la declaración de política de inversión?

 

 

 

¿Existe un proceso establecido para monitorear el rendimiento de las inversiones de manera continua?

 

 

 

¿Se analiza el rendimiento de las inversiones con los administradores de inversiones al menos una vez al año?

 

 

 

En caso de ser auditados, ¿la junta directiva revisa el informe de auditoría anual?

 

 

 

 

Impuestos

Sí

No

N/A

¿Se encuentran archivadas las solicitudes de exención de impuestos federales (formulario 1023) y el registro estatal con todos sus anexos, apéndices y la correspondencia del Servicio de Impuestos Internos (IRS) relacionada con la aprobación de la exención?

 

 

 

¿Está la carta de determinación del Servicio de Impuestos Internos (IRS) en archivo y disponible para su consulta inmediata?

 

 

 

¿Se comparten con la junta directiva y se conservan en el archivo las comunicaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y de la agencia de registro estatal, como las resoluciones mediante carta privada?

 

 

 

¿Se calculan y pagan de manera oportuna todos los pagos estimados de impuestos requeridos, incluidos los pagos estimados de impuestos especiales, las multas por no cumplir con los requisitos de distribución mínima o el impuesto sobre los ingresos de empresas no relacionadas?

 

 

 

¿La junta directiva revisa la declaración de impuestos correspondiente al formulario 990-PF antes de que se firme y se presente?

 

 

 

¿La declaración de impuestos de la fundación está disponible al público cuando se solicita, conforme a las pautas del Servicio de Impuestos Internos (IRS)?

 

 

 

 

Subvenciones

Sí

No

N/A

¿Revisa usted las pautas para el otorgamiento de subvenciones anualmente para verificar que sigan alineadas con la misión de la fundación?

 

 

 

¿Se evalúan periódicamente los procesos de solicitud y otorgamiento de subvenciones para determinar si se realiza la debida diligencia en la selección de los beneficiarios, incluida la verificación del estado de exención de impuestos de cada uno, y asegurar que no se otorguen fondos a personas descalificadas ni para apoyar actividades de cabildeo o campañas políticas?

 

 

 

¿Revisa su proceso de otorgamiento de subvenciones periódicamente para identificar oportunidades de mejora u optimización y reducir la carga administrativa tanto para el personal de la fundación como para los beneficiarios?

 

 

 

Si aplica, ¿cuenta con la aprobación del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre sus procedimientos de otorgamiento de subvenciones archivada en sus registros (se requiere para algunos programas, como el de becas)?

 

 

 

¿Ha revisado sus requisitos de solicitud y de presentación de informes de sus subvenciones para asegurar que solo se solicite información pertinente y no se imponga una carga indebida a sus beneficiarios?