Ya sea establecidas por una familia, una compañía o un colectivo, las fundaciones privadas se crean para apoyar causas sociales mediante donaciones financieras o en especie. Si bien las fundaciones privadas funcionan de manera distinta según diversos factores, incluidos su misión, recursos y tamaño, es fundamental contar con procesos y procedimientos sólidos para dirigir eficazmente los medios hacia la misión y mantener el estado exento de impuestos de la organización. Por tal motivo, la junta directiva debe evaluar con regularidad las prácticas operativas y de gobierno de la organización.

Si bien no existe un enfoque universal que pueda aplicarse de manera general a todas las fundaciones, existen prácticas recomendadas que deben incorporarse en la gobernanza y las operaciones de la fundación. Un enfoque organizado y estructurado es indispensable para gestionar la fundación de manera eficaz, evitar sanciones legales o financieras y promover su misión.

La siguiente lista de verificación está diseñada para ayudar a identificar e incorporar prácticas sólidas de gobernanza en la gestión de su fundación. Aunque no es una lista exhaustiva, proporciona un punto de partida para su evaluación.

Gobierno

Sí

No

N/A

¿Consulta anualmente con asesores legales o profesionales fiscales para confirmar que cumple con las leyes estatales o federales?

 

 

 

¿La fundación cuenta con una junta directiva o fiduciarios dedicados que sean responsables de la supervisión de la misma?

 

 

 

¿Revisa la junta directiva la misión de la fundación con regularidad? Si se han realizado cambios sustanciales, ¿se actualizaron las declaraciones obligatorias y demás materiales para reflejar dichos cambios?

 

 

 

¿Evalúa la junta directiva regularmente si las actividades y el otorgamiento de subvenciones de la fundación se alinean con su misión o propósito benéfico declarado?

 

 

 

¿Se revisan los documentos rectores, tales como el acta constitutiva, la declaración de fideicomiso, los estatutos, las políticas y los procedimientos, al menos una vez al año?

 

 

 

Cuando se realizan modificaciones a los estatutos, ¿se notifica al IRS en la declaración del formulario 990?

 

 

 

¿La junta directiva tiene un plan de sucesión?

 

 

 

¿Se realizan los cambios en la composición de la junta directiva de acuerdo con los estatutos de la fundación y se documentan debidamente?

 

 

 

¿La junta directiva se reúne con regularidad? ¿Se documentan las acciones y decisiones importantes?

 

 

 

¿La junta directiva y el personal participan en actividades periódicas de educación o capacitación que les ayuden a desempeñar sus funciones, servir a la comunidad o promover su misión?

 

 

 

¿Están claras, se han documentado, se han comunicado y han sido aceptadas las funciones, responsabilidades y expectativas de los directivos, fiduciarios y miembros de la junta directiva?

 

 

 

¿Cuenta la fundación con una política por escrito sobre conflictos de intereses? ¿La política sobre conflictos de interés es revisada y aceptada anualmente por todos los fiduciarios, directores, funcionarios y empleados?

 

 

 

¿La fundación cuenta con un plan estratégico que se revise al menos una vez al año?

 

 

 

¿La fundación revisa periódicamente su cobertura de seguros, incluido el seguro de responsabilidad civil para directivos y funcionarios, para asegurar que la cobertura sea suficiente?

 

 

 

¿La fundación cuenta con otros contratos o acuerdos, por ejemplo, con consultores o contadores? De ser así, ¿los contratos se revisan a cabalidad de forma periódica?

 

 

 

¿La junta directiva está al tanto de las limitaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre el beneficio indebido y evalúa regularmente si ha habido alguna infracción? ¿Existe una política vigente para prevenir tales infracciones?

 

 

 

 

Finanzas e inversiones

Sí

No

N/A

¿La junta directiva aprueba el presupuesto anualmente?

 

 

 

¿Existe un proceso establecido para monitorear el presupuesto de manera continua?

 

 

 

¿La organización está en camino de cumplir con la distribución mínima anual obligatoria antes del cierre del año? ¿La organización cumplió con este requisito el año anterior?

 

 

 

¿La junta directiva está al tanto de las reglas para fundaciones privadas sobre activos de inversión, tales como las pautas del IRS sobre inversiones que ponen en peligro la solvencia de la fundación?

 

 

 

¿La junta directiva revisa y aprueba la declaración de política de inversión anualmente?

 

 

 

¿Existe un proceso establecido para monitorear el rendimiento de las inversiones de manera continua?

 

 

 

¿Se analiza el rendimiento de las inversiones con los administradores de inversiones al menos una vez al año?

 

 

 

En caso de ser auditados, ¿la junta directiva revisa el informe de auditoría anual?

 

 

 

 

Impuestos

Sí

No

N/A

¿Se encuentran archivadas las solicitudes de exención de impuestos federales (formulario 1023) y el registro estatal con todos sus anexos, apéndices y la correspondencia del IRS relacionada con la aprobación de la exención?

 

 

 

¿Está la carta de determinación del Servicio de Impuestos Internos (IRS) en archivo y disponible para su consulta inmediata?

 

 

 

¿Se encuentra en archivo toda la comunicación del IRS y de la agencia de registro estatal, como las resoluciones mediante carta privada?

 

 

 

¿Se calculan y pagan de manera oportuna todos los pagos estimados de impuestos requeridos, incluidos los pagos estimados de impuestos especiales, las multas por no cumplir con los requisitos de distribución mínima o el impuesto sobre los ingresos de empresas no relacionadas?

 

 

 

¿La junta directiva revisa la declaración de impuestos correspondiente al formulario 990-PF antes de que se firme y se presente?

 

 

 

¿La declaración de impuestos de la fundación está disponible al público cuando se solicita, conforme a las pautas del Servicio de Impuestos Internos (IRS)?

 

 

 

 

Subvenciones

Sí

No

N/A

¿Cuenta la organización con pautas de subsidio publicadas que sean claras, estén alineadas con su misión y se revisen con regularidad?

 

 

 

¿Se evalúan periódicamente los procesos de solicitud y otorgamiento de subvenciones para determinar si se realiza la debida diligencia en la selección de los beneficiarios, incluida la verificación del estado de exención de impuestos de cada uno, y asegurar que no se otorguen fondos a personas descalificadas ni para apoyar actividades de cabildeo o campañas políticas?

 

 

 

Si aplica, ¿ha verificado que la correspondencia del IRS relativa a los programas de otorgamiento de subvenciones esté archivada (se requiere para algunos programas, como las becas)?

 

 

 

¿Ha revisado sus requisitos de solicitud de subvenciones y de elaboración de informes para identificar oportunidades de mejora y para asegurar que solo se solicite información pertinente y no se imponga una carga indebida a sus beneficiarios?