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Cada vez más, los estados se centran en los bienes no reclamados como una manera de obtener fuentes de ingresos adicionales para hacer frente a sus déficits presupuestarios. La propiedad no reclamada es la propiedad tangible o intangible de la cual es titular una compañía que ha abandonado dicha propiedad o no la ha reclamado durante un periodo de tiempo específico, generalmente debido a la inactividad de las cuentas o la falta de contacto con el propietario.[1]

La propiedad no reclamada en posesión de una compañía puede incluir cheques de nómina no reclamados, cheques de proveedores pendientes, créditos de proveedores, créditos de cuentas por cobrar, tarjetas de regalo, reembolsos y depósitos de clientes.[2] También puede incluir cuentas bancarias abandonadas o cuentas de comercio de acciones, pagos de reclamos de seguro no pagados, beneficios de pensión no reclamados y bienes inmuebles como los objetos de valor dejados en una caja de seguridad.

Se requiere que las compañías reporten y remitan la propiedad no reclamada al estado en el que vive el dueño, el cual actúa como custodio hasta que la propiedad sea reclamada. Los 50 estados y el Distrito de Columbia mantienen leyes de "reversión al estado" (escheatment) que requieren la presentación de informes y el envío al estado de la propiedad no reclamada.[3] Los estados hacen esfuerzos para encontrar a los propietarios y devolver la propiedad, pero si nadie se presenta a reclamarla, la propiedad vuelve al estado. 

Más estados que auditan la propiedad no reclamada

Muchos estados han intensificado sus esfuerzos para auditar y adquirir las propiedades no reclamadas de las compañías. Los auditores externos de los estados a menudo son compensados sobre la base de honorarios contingentes, por lo que el incentivo puede ser alto para estimar la responsabilidad corporativa y ejecutar el cumplimiento y las remesas.[4] Los auditores tienden a centrarse en una industria específica a la vez, adquieren conocimientos y luego los aprovechan en varios estados. Las industrias que han sido objeto de un minucioso escrutinio en los últimos años incluyen los seguros sobre la propiedad y contra accidentes, los corredores financieros y los comerciantes, así como la fabricación y la distribución.[5]

Debido a que históricamente se ha pasado por alto el cumplimiento de las leyes de la propiedad no reclamada, los periodos de revisión de las auditorías pueden extenderse hasta 25 años atrás.[6] Las auditorías pueden extenderse a lo largo de los múltiples estados en los que una compañía hace negocios. Las auditorías de la propiedad no reclamada pueden ocasionar que una compañía tenga que enfrentar penalidades inesperadas, así como pagos altos si es tomada por sorpresa y no se ha preparado adecuadamente.

Pasos para mitigar los riesgos de la propiedad no reclamada

Con el aumento del interés de los estados en la propiedad no reclamada, las compañías son prudentes al tomar varias medidas para mitigar los riesgos financieros y operativos:

  • Identifica las áreas de riesgo: ser proactivo y evaluar las áreas de riesgo potencial es el primer paso que debe dar una compañía. La empresa de contabilidad externa de la compañía o el departamento de finanzas puede determinar qué cuentas están en riesgo y estimar el valor potencial de la propiedad no reclamada. 
  • Políticas y procedimientos institucionales: las políticas y procedimientos corporativos que localizan sistemáticamente a los propietarios desaparecidos, ayudan a devolver los fondos y a reconciliar las cuentas pueden reducir significativamente la responsabilidad de la propiedad no reclamada. Estas políticas y procedimientos pueden reducir los requisitos de presentación de informes, proporcionar documentación de defensa de la auditoría y disminuir el riesgo general de la auditoría.
  • Evaluar el riesgo financiero potencial: una vez que se establecen los procedimientos para evaluar el riesgo, una compañía puede determinar el riesgo potencial de los reclamos actuales y pasados relacionados con propiedad no reclamada por parte del estado. La firma de contabilidad de una compañía o un consultor puede ayudar a descubrir y totalizar el pasivo financiero potencial.
  • Considera contratos de divulgación voluntaria (VDA): para limitar proactivamente la exposición de una compañía a la responsabilidad de propiedad no reclamada para el año actual y los años anteriores, las compañías pueden suscribir un VDA con el estado. Las compañías también pueden presentar una solicitud “de actualización” de cualquier propiedad no reclamada que no haya sido revertida al estado en años anteriores. 
  • Permanece alerta a las nuevas áreas de riesgo: los auditores estatales están continuamente encontrando nuevas áreas de responsabilidad sobre la propiedad no reclamada. Las asociaciones comerciales a menudo tienen bibliografía sobre áreas de riesgo de propiedad no reclamada y asesoramiento sobre patrones cambiantes, matices y nuevas áreas de interés para los auditores estatales.
  • Mantener procesos de cumplimiento continuo: para disminuir el riesgo y reducir las reclamaciones financieras de los estados, los informes de propiedad no reclamada deben presentarse anualmente y las políticas deben hacerse cumplir como parte del plan de cumplimiento general de la compañía. Un sistema de control del cumplimiento puede evaluar automáticamente los riesgos y la posible responsabilidad financiera de forma continua y ayudar a completar las presentaciones requeridas.

Para discutir estos temas con más detalle, por favor, contacta a tu gerente de relaciones de PNC.