• Centralice el flujo de caja para ayudar a eliminar los puntos ciegos a medida que aumenta el volumen de transacciones.
  • Alinee los métodos de pago con el comportamiento del cliente en todos los canales.
  • Proteja los fondos con aprobaciones, controles de acceso y alertas en tiempo real.
  • Reduzca los problemas de conciliación con subcuentas y un “calendario financiero”.

¿Está listo para aumentar su plantilla, ampliar los mercados o incrementar el volumen de transacciones? Su sistema bancario debe expandirse con usted. Siga estas decisiones fundamentales de banca para prevenir el caos financiero.

Convierta su cuenta de depósito operativa en la única fuente de verdad

Dirija todas las liquidaciones de tarjetas, desembolsos del mercado, créditos ACH y reembolsos a una sola cuenta operativa para evitar los procesos propensos a errores de conciliación de saldos entre cuentas desconectadas. También debe crear subcuentas para incrementar la claridad y el control:

  • Una subcuenta para reembolsos/devoluciones aísla los recargos y los reembolsos para evitar que alteren su saldo operativo. La claridad además le ayuda a identificar cualquier actividad inusual rápidamente.
  • Una subcuenta de impuesto sobre las ventas transfiere automáticamente un porcentaje fijo de sus depósitos diarios, reservando efectivo para el pago de impuestos.
  • Las subcuentas por ubicación o línea de negocio brindan visibilidad con respecto al rendimiento a nivel de tienda o de canal. Transfiera el saldo a la cuenta operativa diariamente para simplificar la elaboración de informes.

Ofrezca métodos de pago que coincidan con las preferencias del cliente

A medida que su empresa crece, será necesario que acepte diferentes métodos de pago, como los pagos en línea, en la tienda, en la aplicación, en la acera o mediante factura, a fin de reducir la fricción en el proceso de compra.

Habilite las billeteras digitales y sin contacto para las compras en tienda y configure terminales con descriptores de estado de cuenta claros para reducir las disputas. Priorice las billeteras digitales (p. ej., Apple Pay®, Google Pay®), ofrezca la opción de pagar como invitado y el llenado automático para el comercio electrónico, y utilice tokens de red para incrementar las tasas de autorización de los clientes que regresan.

Los vendedores B2B (de empresa a empresa) pueden ofrecer la opción de pagar mediante un enlace y ACH para las transacciones de monto elevado a fin de reducir los costos de aceptación. Por otra parte, si realiza ventas en mercados, estandarice los cargos y la programación de pagos para que los fondos fluyan sin contratiempos a su cuenta de depósito operativa.

El banco adecuado puede ayudarle a conectar los puntos e integrar todos sus canales. Por ejemplo, PNC Merchant Services admite la aceptación de tarjetas y billeteras en los puntos de venta (POS) y canales de comercio electrónico, ofreciéndole informes unificados para una toma de decisiones precisa.

Proteja sus fondos con aprobaciones, derechos y alertas

Implemente estas medidas de seguridad para proteger las transacciones y mantener la rapidez de estas a medida que un mayor número de partes interesadas manejan los fondos y las finanzas:

  • Aprobación doble de pagos ACH y transferencias electrónicas. Funciones separadas de “crear” y “aprobar”, integrando un segundo aprobador para las transacciones que superen un límite específico.
  • Derechos de privilegio de arrendamiento. Restrinja la capacidad de agregar beneficiarios o liberar fondos a los directivos de finanzas. Revise el privilegio de acceso trimestralmente.
  • Controles de fraude. Habilite el Pago positivo con coincidencia de beneficiarios para los cheques restantes. Además, utilice bloques o filtros de ACH para rechazar automáticamente débitos desconocidos.
  • Alertas en tiempo real. Dirija las alertas de saldo bajo, débito/crédito de monto elevado, beneficiario por primera vez y devolución de ACH a dos personas mediante una simple regla de derivación fuera de horario laboral.

Las características adecuadas de banca en línea le ayudan a prevenir errores costosos sin aumentar la carga administrativa. Por ejemplo, con PINACLE® de PNC, puede integrar aprobaciones a nivel de empresa y establecer alertas para un mayor control y visibilidad.

Establezca cortes, logística de efectivo y un “calendario financiero”

Genere un “calendario financiero” de una página para su equipo, con el fin de reducir las situaciones del estilo ¿dónde está el dinero? y agilizar el proceso de cierre. El documento debe especificar los cortes de depósito diarios correspondientes a ACH, las transferencias ACH el mismo día y los lotes de comerciantes. También debe establecer ciclos de financiamiento de nómina, alquiler, servicios públicos, transporte y pagos de impuestos.

Incluya un manual de localización para indicar quién realiza la conciliación de los libros y cuándo debe hacerlo, dónde se realizan los depósitos de efectivo (p. ej., cajero automático Smart Deposit, servicio de mensajería programado) y quién toma las decisiones de excepción de tarjetas. Además, respalde su ciclo de reembolsos con un flujo de trabajo estandarizado “elegibilidad → aprobación → pago (RTP® o ACH el mismo día para agilizar el procesamiento) → aviso automático al cliente".

Siga esta lista de verificación previa a la expansión

Verifique nuevamente que cuenta con las herramientas y medidas de protección adecuadas:

  • Establezca una sola cuenta de depósito operativa como su centro de efectivo.
  • Cree subcuentas para manejar los reembolsos y el impuesto sobre las ventas.
  • Acepte diversos métodos de pago para atender las preferencias de los clientes.
  • Implemente controles de acceso de doble aprobación y mínimo privilegio.
  • Utilice herramientas de prevención de fraude, como Pago positivo y bloqueos/filtros de ACH.
  • Trabaje con un banco que pueda apoyar su plan de crecimiento.

Establezca una base bancaria que crezca con usted

Cuestionarse dónde está su dinero no debería ser una parte de su trayecto de crecimiento. Con una estructura bancaria escalable, la expansión de su negocio ya no supone riesgos operativos. Un banco respetable como PNC ofrece las herramientas adecuadas en cada etapa para ayudar en su expansión. Programe una cita y póngase en manos de un representante bancario con experiencia.