• Las empresas deben evaluar si su flujo de caja y sus reservas de capital son suficientes para respaldar la expansión sin poner en riesgo las operaciones existentes.
  • La elaboración de presupuestos precisos requiere que se consideren los costos ocultos, los retrasos en la puesta en marcha y una reserva realista para contingencias.
  • El éxito de las múltiples ubicaciones se ve afectado en parte por el uso de sistemas financieros centralizados, la elaboración rigurosa de proyecciones y la planificación fiscal proactiva.

La apertura de una segunda ubicación es un hito empresarial importante. Aún así, también es un compromiso financiero considerable que puede poner tensión en su flujo de caja, así como en sus reservas y recursos si no está preparado financieramente. Antes de trasladarse a otra ubicación, prepárela para el éxito sostenible al tratarla como una inversión que necesita una planificación cuidadosa y finanzas sólidas. A continuación se presentan los aspectos financieros principales que debe considerar. 

1. Evaluar su preparación financiera

La rentabilidad constante durante varios trimestres o años puede ser indicativo de la preparación financiera. Inicie analizando sus registros contables detenidamente para asegurar que el flujo de caja de su primera ubicación sea positivo de forma constante y pueda resistir la expansión. Deberá evaluar sus finanzas para asegurar que se cuente con ingresos, ganancias y flujo de caja suficientes para sostener la nueva tienda mientras la tienda original se mantiene funcionando sin contratiempos. 

Por ejemplo, si su restaurante ha satisfecho o superado los márgenes de ganancias promedio de la industria y tiene más clientes o pedidos de los que una sola ubicación puede manejar, esto indica que quizás usted posea una fórmula que vale la pena repetir. 

Además, considere si tiene fondos suficientes para apartar un 10 % o un 20 % extra del costo de proyecto total de la segunda ubicación como reserva para gastos de expansión imprevistos. 

2. Elaboración de presupuestos para los costos de expansión

En esta consideración financiera, elabore un presupuesto detallado que enumere todas las categorías de costos de su ubicación actual y los nuevos gastos de su segunda ubicación. Los costos de expansión pueden incluir: 

  • Bienes raíces.
  • Construcción y renovaciones.
  • Compras de equipos.
  • Inventario inicial.
  • Contratación de personal.
  • Licencias y permisos. 
  • Seguro.
  • Honorarios profesionales de los abogados (negociación de contratos de arrendamiento, permisos).
  • Contador.
  • Publicidad para la fiesta de inauguración.

Incluso si considera que lo tiene todo cubierto, nunca está de más conversar con colegas propietarios de empresas o mentores pertenecientes a su industria para ver si olvidó algo. 

La SBA además sugiere proyectar cuando menos un año de gastos mensuales (idealmente hasta cinco años) al calcular los costos de la nueva ubicación.[1] Tener cuando menos esa cantidad ahorrada puede ayudarle a mantenerse a flote el primer año, en caso de que la empresa no arranque tan rápido como se esperaba. 

3. Obtener fondos y opciones de financiamiento

Una vez que tenga una estimación sólida de la cantidad de capital que necesita, considere las mejores maneras de financiar la expansión. Muchos propietarios de pequeñas empresas utilizan una combinación de fuentes de financiamiento, tales como: 

Antes de solicitar financiamiento, debe preparar estados financieros actualizados para su empresa actual. Puede resultar útil que un contador público certificado audite sus documentos. Los prestamistas probablemente solicitarán declaraciones de impuestos, proyecciones financieras, análisis del uso de fondos y demás documentos de respaldo. 

4. Administración del flujo de caja operativo

Dirigir dos ubicaciones naturalmente aumentará sus gastos generales, ya que se duplicará el alquiler y las facturas de servicios públicos y habrá mayores costos de nómina e inventario. Considere administrar sus gastos al actualizar sus presupuestos para contemplar los nuevos costos recurrentes partida por partida. Debe monitorearlos de cerca una vez que abra la segunda tienda. 

Tener dos ubicaciones puede hacer que la proyección del flujo de caja sea más compleja. Considere utilizar un sistema de administración financiera centralizado, por ejemplo, una plataforma contable alojada en la nube que cuente con apoyo para múltiples ubicaciones, lo que le permitirá monitorear el rendimiento de cada tienda en tiempo real. 

Utilice el sistema para crear y mantener una proyección de flujo de caja actualizada que proyecte tanto las entradas (recibos de venta) como las salidas (gastos, pagos de préstamos, compras de inventario) para cada ubicación y para su empresa en su totalidad.

5. Comprender las consecuencias fiscales y regulatorias

Expandirse en un nuevo estado o ciudad puede introducir nuevas cargas tributarias y normas fiscales. Por ejemplo, si su segunda ubicación se encuentra en un estado diferente (o incluso en un condado diferente), probablemente será necesario que se registre en calidad de empresa extranjera en dicho estado y que pague los impuestos y cargos de informes anuales de dicho estado además de los correspondientes a su estado de origen.[2] Es posible que esto requiera la presentación de declaraciones de impuestos adicionales, como la declaración del impuesto sobre los ingresos estatal o la declaración del impuesto de franquicia, para el nuevo estado, al igual que los impuestos a la actividad empresarial locales. 

Quizás valga la pena invertir en un servicio de nómina respetado o contratar un contador que esté familiarizado con las leyes y procedimientos locales de la nueva ubicación, para así garantizar que siga todas las regulaciones de forma correcta. 

Investigue y pregunte a su contador sobre los incentivos locales disponibles, tales como créditos fiscales, subvenciones o programas de descuentos. Los recursos como los mentores de SCORE o los centros de desarrollo de pequeñas empresas también pueden brindar orientación gratuita referente a las regulaciones y los incentivos locales. 

Prepare a su expansión para el éxito

La apertura de una segunda ubicación comercial requiere de una planificación financiera detenida, así como una estrategia. Asegurar que usted esté preparado en términos financieros con un flujo de caja estable, ganancias sólidas y amplias reservas representa un sólido primer paso. A partir de ahí, la elaboración de presupuestos meticulosa y la obtención de los fondos adecuados sentará las bases para el éxito. Hable con un banquero local hoy mismo sobre sus opciones y lo que necesita para empezar a financiar su segunda ubicación comercial.