• Muchos consultorios de atención médica enfrentan problemas de flujo de caja debido a razones fuera de su control, que incluyen los retrasos de los reembolsos del seguro, las fluctuaciones estacionales que complican la elaboración de pronósticos y el flujo de caja reducido a principios del año a medida que la responsabilidad de los pacientes aumenta debido a la prevalencia de los planes de salud de deducible alto.
  • Crear una base financiera más sólida puede ayudar a su consultorio de atención médica a estabilizar su flujo de caja y reducir el impacto de los retrasos en la facturación. Una manera de lograrlo puede ser asegurar que los pacientes estén preparados con el pago en el momento de su cita. Capacitar al personal y utilizar sistemas de pago modernos para los pacientes puede ayudar a mejorar los índices de falta de pago en general, así como a cobrar los fondos de una forma más rápida y rentable.
  • Incluso si se cuenta con una administración y una planificación proactivas, las interrupciones de flujo de caja son inevitables. Las soluciones bancarias, como las líneas de crédito empresariales, las herramientas de protección contra el fraude y los paneles de control de flujo de caja, pueden ayudar a reducir al mínimo estas brechas.

Es posible que los consultorios de atención médica, incluidos los de propiedad privada, dependan en gran medida de un flujo de caja constante para mantener sus operaciones diarias y prestar servicios a los pacientes. Las interrupciones de flujo de caja pueden provocar dificultades para cubrir la nómina y pagar rápidamente a los proveedores, lo que puede crear un efecto dominó en la experiencia del paciente y en la calidad de la atención. Para ayudarle a establecer una base financiera más sólida, hemos creado una hoja de ruta con estrategias y soluciones bancarias que pueden preparar a su consultorio de una mejor manera para las fluctuaciones de flujo de caja. 

Causas comunes de los problemas de flujo de caja en los consultorios de atención médica

Algunas de las razones más comunes de los problemas de flujo de caja en los consultorios de atención médica son los retrasos en los reembolsos del seguro, la mayor responsabilidad que tienen los pacientes y la ineficiencia administrativa. Analicemos más de cerca estos factores y otros para adquirir una mejor comprensión de las posibles soluciones. 

  • Reembolsos lentos del seguro: las aseguradoras pueden tardar semanas o meses en pagar, y los rechazos pueden prolongar los reembolsos incluso más tiempo. 
  • Errores de codificación y errores en los reclamos: incluso los errores pequeños que se realicen durante el proceso de facturación pueden retrasar los pagos.
  • Mayor responsabilidad de los pacientes: un número cada vez mayor de pacientes tienen planes de deducible alto. Eso significa que los consultorios ahora cobran una mayor cantidad de dinero directamente a los pacientes, lo que genera retrasos en los pagos mientras los pacientes tienen dificultades para cumplir el pago de los deducibles elevados.  
  • Procesos de facturación obsoletos: algunos pequeños consultorios independientes quizás aún dependan de la impresión de facturas y su envío por correo postal en lugar de enviarlas electrónicamente. Otros no utilizan la automatización de forma eficaz para ayudar a mejorar los índices de pago de los pacientes. 
  • Volumen de pacientes impredecible: las fluctuaciones estacionales, como la temporada de gripe y la programación de procedimientos opcionales, pueden provocar que la elaboración de pronósticos de flujo de caja precisos sea más complicada. 

Aunque solo una de estas causas de las interrupciones de flujo de caja puede bastar para dejar a los propietarios de consultorios en una posición financiera complicada, la realidad es que muchos consultorios de atención médica pueden enfrentar varios de estos problemas al mismo tiempo. 

Tres estrategias para reducir los retrasos en la facturación y acelerar los ingresos

Contar con los sistemas adecuados puede brindar visibilidad y predictibilidad en cuanto a su flujo de caja, lo que ayuda a prevenir interrupciones o a reducir la gravedad de las fluctuaciones. No existe una solución universal para los consultorios de atención médica, pero estas son algunas de las principales estrategias a tener en cuenta que pueden ayudarle a tener un menor número de retrasos en la facturación al igual que ciclos de ingresos más rápidos. 

Automatizar y agilizar los procesos de facturación

Algunas de las maneras en las que podría automatizar y agilizar sus operaciones de atención médica incluyen las siguientes: 

  • Optimizar sus actuales sistemas de administración de consultorio. A menudo puede manejar la programación, la verificación de elegibilidad del seguro, la presentación de reclamos y el registro de pagos en la misma plataforma de software de administración de consultorio. El siguiente paso es avanzar hacia la automatización avanzada, por ejemplo, realizar la extracción automática de los servicios facturables de las notas de los médicos para reducir los cargos omitidos y el ingreso manual de datos.
  • Utilizar herramientas de compensación médica que verifiquen automáticamente los reclamos para identificar errores antes de su envío, lo que reduce el número de rechazos. Estos servicios de terceros sirven como punto de verificación. Marcan la información faltante o incorrecta para que el personal pueda corregirla antes de enviar el reclamo a la aseguradora. 
  • Utilizar el análisis de pago predictivo para identificar a las personas que podrían encontrarse en un mayor riesgo de falta de pago al momento de la prestación del servicio, por ejemplo, los pacientes que pagan por cuenta propia y los que tienen planes de salud con deducible alto. Su personal puede ayudar a los pacientes a prepararse al ofrecer estimaciones de costos y cobrar los copagos o saldos parciales por adelantado. 

Mejorar la precisión de la codificación del seguro

Realizar auditorías de las tablas internas con regularidad puede ayudar a mejorar la calidad de las notas de los pacientes. Por ejemplo, puede optar por auditar 10 tablas aleatorias al mes para cada uno de sus médicos. Los códigos de facturación se basan en lo que está escrito en la tabla del paciente, por lo que es indispensable que las tablas de los pacientes sean precisas y estén completas para mejorar la precisión de la codificación. 

Verificar la elegibilidad del seguro por adelantado

Verificar la elegibilidad del seguro cuando menos un día antes de la cita del paciente puede ayudar a reducir las sorpresas tanto para el personal como para los pacientes. Además, asegurarse de seguir los protocolos de autorización previa del seguro correspondientes a los procedimientos y a la obtención de imágenes de alto costo puede ayudar a prevenir los rechazos una vez que ya se haya proporcionado la atención. 

Cómo reforzar los procesos de cobro y pago de los pacientes

Reducir los retrasos en la facturación es un paso fundamental para posiblemente mitigar los problemas de flujo de caja. Otro enfoque es reforzar los procesos de cobro y pago de los pacientes al ser proactivo y transparente en su facturación y cobros. Estas son algunas ideas que pueden ayudarle a hacer eso.

  • Ofrezca cotizaciones por adelantado y precios transparentes: es posible que sus pacientes estén más que dispuestos a pagar si saben exactamente y con antelación la cantidad que adeudarán.
  • Opciones flexibles de pagos digitales: estas permiten que sea más sencillo para los pacientes realizar pagos, lo que posiblemente reduce el tiempo que las cuentas tardan en saldarse. Considere ofrecer planes de pago, mantener las tarjetas de crédito en archivo y aceptar pagos móviles. 
  • Ofrezca portales de autopago: cree portales seguros de administración de cuentas en línea que permitan a los pacientes consultar sus cargos y saldos y hacer pagos en cualquier momento. Esto da a los pacientes un mayor control sobre la administración y el pago de sus facturas y ayuda a reducir el seguimiento administrativo. 

Tres herramientas financieras importantes para mejorar la estabilidad del flujo de caja

Contar con los sistemas anteriores puede ayudar con las fluctuaciones de flujo de caja. Aún así, probablemente no haya una estrategia que cierre por completo la brecha entre el momento en que se prestan los servicios y el momento en que se reciben los pagos. Sin embargo, algunas herramientas financieras pueden ayudar a mejorar la estabilidad de su flujo de caja cuando otras estrategias no bastan. A continuación, revisamos tres de las herramientas más importantes a solicitar a su gerente de relaciones bancarias de atención médica. 

1. Líneas de crédito empresariales y préstamos de capital de trabajo a corto plazo

Estas herramientas financieras pueden ayudar a reducir los retrasos en los reembolsos de las aseguradoras y garantizar que no haya interrupciones en la nómina, alquiler o compras de suministros. También puede ayudar a cubrir las fluctuaciones estacionales de flujo de caja antes mencionadas y permitir que su consultorio de atención médica mantenga un abasto de suministros clínicos importantes.

2. Herramientas de flujo de caja y paneles de control digitales

Las herramientas de administración de flujo de caja digitales son invaluables para monitorear y planificar su flujo de caja. Una herramienta básica de administración de flujo de caja podría permitirle:

  • Programar los pagos de sus facturas
  • Enviar recordatorios de facturas
  • Hacer transferencias
  • Monitorear los gastos y compararlos con los de meses anteriores 

Las herramientas más consolidadas pueden contar con características adicionales como las siguientes:

  • Comparar cómo sus transacciones actuales y proyectadas tienen un impacto en las finanzas de su empresa
  • Ejecutar diferentes escenarios financieros presentes y futuros 
  • Monitorear el gasto de los empleados usando tarjetas de compras individuales
  • Pronosticar automáticamente el pago de su tarjeta de crédito bancaria cuando su estado de cuenta esté disponible

3. Herramientas de protección contra el fraude

Las herramientas de protección contra el fraude pueden ayudar a proteger las cuentas bancarias de su consultorio. Las herramientas que verifican las transacciones, impiden los retiros no autorizados y envían alertas de transacciones en tiempo real pueden ayudar a detectar eventos de fraude antes de que las transacciones sean autorizadas. Al señalar las actividades irregulares anticipadamente, estos servicios pueden ayudar a su consultorio de atención médica a evitar costosos déficits de flujo de caja. 

Establecer una base financiera más sana

Los problemas de flujo de caja son un desafío persistente para los consultorios de atención médica, en particular para los de propiedad privada, en los que el flujo de caja estable puede ser fundamental para garantizar que las operaciones del consultorio sean fluidas y la atención a los pacientes se lleve a cabo sin contratiempos. Sin embargo, combinar estrategias como modernizar los procesos de facturación y hacer uso de las soluciones bancarias puede resultar útil para estabilizar el flujo de caja de su consultorio.

PNC es un líder en cuanto a proporcionar soluciones para el sector de la atención médica. Hable con un banquero empresarial del Sector de salud de PNC hoy mismo para analizar cuáles son las soluciones que mejor pueden ayudar a minimizar sus problemas de flujo de caja.