- Los retrasos en la facturación y en los pagos de los clientes pueden generar variaciones de flujo de caja que podrían dejar a su empresa más vulnerable en términos financieros o generar un impacto negativo en las operaciones diarias de su empresa.
- Las estrategias prácticas, como enviar las facturas de inmediato, utilizar las plataformas contables automatizadas y ofrecer múltiples opciones de pago, pueden ayudar a su empresa a disminuir los ciclos de pago y reducir el tiempo administrativo que se dedica a la facturación y el cobro de facturas.
- Los bancos pueden apoyar a su empresa con herramientas y servicios diseñados para proveedores de servicios profesionales, como las herramientas de administración de tesorería, los servicios para comerciantes y los paneles de flujo de caja.
Los retrasos en la facturación y en los pagos pueden interrumpir el flujo de caja de los proveedores de servicios profesionales, lo que puede impedir que las empresas inviertan en personal, amplíen su oferta de servicios o aprovechen las oportunidades de crecimiento.
Tomar un enfoque diferente en cuanto a la facturación puede ser una manera para que las compañías avancen hacia un flujo de caja más estable y predecible. A continuación presentamos una serie de estrategias avanzadas, herramientas digitales y soluciones bancarias a tener en cuenta para implementarlas en su empresa. Estas sugerencias pueden ayudarle a invertir menos tiempo persiguiendo los pagos y más tiempo atendiendo a los clientes.
Analizamos algunos de los desafíos de pago comunes de las empresas de servicios profesionales
Resulta útil determinar cuál es el problema antes de buscar soluciones. A continuación, se presentan algunos de los posibles puntos débiles a los que los proveedores de servicios se pueden enfrentar al momento de facturar y recibir los pagos a tiempo.
Pagos atrasados o impredecibles
Los retrasos en los pagos de los clientes pueden ocurrir por varios motivos. En ocasiones, es posible que los clientes prioricen el pago de facturas correspondientes a los bienes físicos que su empresa necesita por encima de las facturas de servicios. Otras veces, es posible que la factura requiera una aprobación interna en varios niveles antes de que el cliente pueda pagar.
Facturación manual
Es posible que resulte sencillo para los clientes dejar las facturas impresas que reciben por correo en una pila de otros pendientes debido al trabajo que se requiere para pagarlas. Ya sea que llamen a su oficina o envíen un cheque por correo, se trata de un proceso de varios pasos que requiere el tiempo del que los profesionales ocupados no disponen. Algunas facturas quizás nunca salgan de la pila de pendientes, que quedan olvidadas entre otras tareas que requieren mucho trabajo de las que “se ocuparán más tarde”. De manera similar, el envío de documentos en PDF sin un enlace de pago claro puede tener un destino similar. En lugar de poder hacer clic en un enlace e ingresar la información de su tarjeta rápidamente, es posible que el cliente tenga que seguir pasos similares a los que sigue cuando realiza el pago de una factura impresa.
El monitoreo de las facturas impagas enviadas por correo postal o electrónico también puede requerir un seguimiento manual, lo que lleva tiempo y ralentiza el ciclo de pago.
Ampliación del alcance y términos poco claros
Algunos clientes pueden dudar en pagar una cantidad mayor al precio acordado inicialmente, incluso cuando el proyecto se amplía más allá del alcance de trabajo original. Los clientes quizás también piensen que tienen más tiempo para pagar si usted no detalla los términos de pago en los contratos y en las facturas.
El panorama confuso de las facturas pendientes:
Si no tiene un resumen claro de quién debe qué cantidad y cuál es la fecha límite, pueden pasar semanas antes de que se dé cuenta que un cliente no ha pagado. Puede perderse la oportunidad de ayudar al cliente a evitar los pagos atrasados si usted envía recordatorios o si se pone en contacto de inmediato después de la fecha límite para mantener el proceso de pago por buen camino.
Tres enfoques de facturación que pueden ayudar a reducir los retrasos
Enviar facturas con rapidez, detallar sus servicios con claridad y ser transparente en cuanto a sus términos de pago son tan solo algunas maneras que pueden evitar que sus cuentas por cobrar lleguen a ser muy elevadas. Este es un análisis más detallado de dichos enfoques:
- Envíe las facturas de inmediato: en lugar de agrupar las facturas para enviarlas al final del mes, considere enviar las facturas tan pronto como complete un proyecto. También puede optar por dividir el proyecto en fases y emitir una factura después de terminar cada fase.
- Establezca términos claro desde el principio: considere resumir los términos, los métodos de pago aceptados y los cargos por pago atrasado en los contratos para motivar a los clientes a pagar a tiempo. También considere solicitar depósitos por adelantado para los proyectos grandes de una sola ocasión a fin de tener la posibilidad de reducir las consecuencias financieras de los retrasos de los pagos de monto elevado a medida que el proyecto avanza.
- Detalle los servicios de forma clara: Mostrar transparencia con respecto a sus servicios es un enfoque que puede ayudar a reducir el rechazo del cliente cuando se producen ampliaciones del alcance o cuando se realizan cambios al contrato original.
Explorar herramientas digitales que pueden ayudar a agilizar los pagos
Si su proceso de facturación y cobro de facturas implica mucho trabajo manual, considere usar herramientas digitales para mejorar la velocidad y la precisión de sus procesos. Algunas herramientas que puede considerar para su empresa incluyen las siguientes:
- Facturación automática o plataformas contables: la adopción de software de facturación o plataformas contables con automatización pueden reducir el tiempo de administración y los errores.
- Monitoreo de tiempo y facturación integrados: tener un sistema que monitoree el tiempo de los proyectos puede ayudar a asegurar que todas las horas facturables se registren con precisión. También existe un registro claro que se puede usar para respaldar las revisiones internas o resolver las preguntas que los clientes tienen con respecto a la facturación.
- Opciones de pago digital: agregar las opciones de pago ACH y con tarjeta de crédito a sus facturas puede ayudar a acelerar el ciclo de pago, en particular en comparación con la recepción de cheques físicos. Otra idea es considerar agregar una opción de pago en el portal de clientes.
- Recordatorios de pagos automáticos: los recordatorios amables antes de que venzan los pagos en ocasiones pueden bastar para que su empresa reciba los pagos a tiempo. En otros casos, derivar a una instancia superior los avisos de facturas vencidas puede ayudar a dar prioridad a las facturas atrasadas en el caso de los clientes ocupados.
Tres estrategias para facilitar el flujo de caja entre facturas
Los retrasos en la facturación y en los pagos son dos de las razones de las interrupciones del flujo de caja, pero, ¿qué sucede con el tiempo que transcurre entre facturas? Si realiza la facturación al final del mes, la mayoría de sus cuentas por cobrar podrían pagarse en un tiempo similar. Los gastos imprevistos o las oportunidades de inversión repentinas pueden dejarle con una cantidad de efectivo en mano menor a la que necesita hasta que reciba los pagos de las cuentas por cobrar del próximo mes.
Tener una administración eficaz durante dichos períodos de flujo de caja limitado puede ayudar a su empresa a mantenerse estable en sus operaciones diarias, lo que incluye cubrir los gastos habituales, como la nómina y los pagos de sus proveedores.
Si necesita ayuda para cerrar o identificar los posibles períodos de brechas de flujo de caja, considere si alguna de estas tres estrategias le conviene a su empresa:
- Línea de crédito empresarial: una línea de crédito empresarial se puede usar como una solución de financiamiento a corto plazo para ayudar a cerrar la brecha entre la facturación y la fecha en la que se reciben los fondos esperados.
- Reservas de efectivo: considere conservar una reserva de efectivo equivalente a tres o seis meses de gastos operativos en una cuenta de ahorros o money market. Esta reserva puede ayudar a su empresa a resistir las crisis financieras y la escasez de flujo de caja de una mejor manera.
- Análisis del ciclo de flujo de caja: un enfoque para manejar las fluctuaciones de flujo de caja es ser proactivo en lugar de reactivo. Identificar las posibles brechas estacionales y cíclicas del flujo de caja puede ayudarle a programar los pagos a proveedores y empleados de una forma más estratégica. Analizar su flujo de caja con regularidad mediante el uso de herramientas digitales también puede ayudar a identificar los posibles problemas antes de que ocurran.
Cómo los bancos pueden apoyar a los proveedores de servicios profesionales
Los bancos brindan apoyo a los proveedores de servicios profesionales de varias maneras. Quienes atienden a pequeñas empresas pueden ofrecer una gama de herramientas financieras que apoyan sus necesidades empresariales. Cuando se trata de mejorar los sistemas de facturación y flujo de caja, considere buscar los bancos que ofrezcan algunos de estos servicios, o todos ellos:
- Herramientas de administración de tesorería: los servicios como el depósito de cheques a distancia, el débito ACH y los portales en línea para consultar los pagos de los clientes pueden ayudar a agilizar las cuentas por cobrar y reducir los tiempos de pago.
- Cuentas de cheques para empresas integradas y servicios para comerciantes: tener el procesamiento de ACH, transferencias de dinero y tarjetas vinculado a su cuenta empresarial puede ayudar a simplificar el número de sistemas que utiliza para los pagos de los clientes y reducir el tiempo que tarda en reconciliar las cuentas.
- Panel de flujo de caja: puede enviar facturas digitales, consultar información en tiempo real sobre sus cuentas por cobrar, monitorear y pronosticar su flujo de caja y hacer un seguimiento de los gastos, todo desde el mismo lugar en el que realiza operaciones bancarias.
- Banca de relaciones: algunos banqueros se especializan en trabajar con empresas de servicios profesionales. Eso significa que están familiarizados con muchos de los puntos débiles financieros de la industria y pueden ofrecer un asesoramiento más personalizado sobre los problemas de pago de su empresa.
Dar forma a un enfoque más resiliente en cuanto al flujo de caja
Los métodos de facturación y cobro de su compañía pueden influir en la forma de pago de los clientes, así como en cuándo pagarán. Modificar uno o varios de sus procesos puede dar lugar a pagos más predecibles de los clientes, una menor inversión de tiempo administrativo en la facturación y el envío de recordatorios, y flujos entrantes de efectivo más estables. Puede encontrarse en una situación en la que tenga más tiempo para atender a los clientes y reinvertir en el éxito de su empresa cuando dedica menos tiempo a perseguir los pagos.
La combinación de prácticas recomendadas con herramientas digitales y un banco que respalde las operaciones de su empresa puede permitirle tener más tiempo para atender a los clientes y disponer de efectivo para reinvertirlo en el éxito de su empresa. PNC está aquí para atenderle con productos y servicios que pueden ayudar a su empresa a funcionar de una manera más eficiente. Obtenga más información sobre las soluciones de PNC para proveedores de servicios profesionales.
