Empezar una pequeña empresa puede ser un emprendimiento intimidante, aunque también puede representar un momento sumamente emocionante y fundamental en su vida.

Los empresarios persiguen este emprendimiento por varios motivos, incluida la posibilidad de ser su propio jefe, aumentar sus ingresos y lograr el equilibrio adecuado entre la vida y el trabajo.

Los aspirantes a convertirse en propietarios de pequeñas empresas quizás también tengan un interés personal en su comunidad. Por ejemplo, una vez que descubra cómo empezar su propia empresa, sus metas pueden tener un efecto dominó positivo considerable en la comunidad local. Según la Administración de Pequeñas Empresas (SBA), las pequeñas empresas no solo comprenden el 99.9 % de las empresas estadounidenses, sino también el 46.8 % de los empleos en los Estados Unidos.

Sin importar cuál sea el motivo por el cual quiere tener su propia empresa, es fundamental que encuentre recursos y orientación adecuados, y que cree una estrategia rigurosa para alcanzar sus metas.

Hay muchos elementos que debe incorporar a su lista de verificación de “Cómo empezar una empresa”, lo que incluye elegir una estructura comercial, cómo registrar su empresa, pólizas de seguro, investigación de mercado, abrir una cuenta bancaria y financiar su empresa, entre otras cosas. Esa lista puede variar en función de la industria a la que pertenece su empresa y de sus necesidades, y puede ser abrumadora al principio. Sin embargo, existen prácticas generales y habituales que puede seguir para empezar.

A continuación presentamos una guía paso a paso para propietarios de pequeñas empresas, en la que se describe cómo pueden comenzar su trayecto y lo que necesitarán sobre la marcha.

Refinar su idea

Al refinar su concepto de empresa, así como sus metas y qué es exactamente lo que ofrecerá, siempre es una buena idea pensar específicamente por qué sus clientes objetivo querrían o necesitarían lo que usted pretende ofrecer. Comprender si su empresa atendería una necesidad de su comunidad es un primer paso indispensable. Pregúntese a sí mismo si puede demostrar una necesidad que las personas quizás ni siquiera se hayan percatado que tienen y cómo usted puede dar a conocer su producto y sus servicios como una solución. Si no existe una necesidad en particular, exprese con claridad si su producto o servicio tiene demanda en su base de clientes objetivo, o por qué a los consumidores o las empresas les llamaría la atención lo que usted tiene para ofrecer.

Redactar un plan de negocio

Redactar un plan de negocio antes de abrir la ubicación física o virtual de su compañía es una de las mejores maneras de preparar su empresa para el éxito y el crecimiento sostenible. Incluso puede dar claridad a lo que quiere lograr en el futuro a corto y largo plazo. Para crear un plan de negocio eficaz, es indispensable establecer, resumir y describir claramente las metas que quiere lograr para hacer crecer su empresa con el tiempo. Al servir como estrategia para su emprendimiento, su plan de negocio puede ayudarle a mantenerse enfocado durante todo el ciclo de vida operativo, sin importar cuan grande o pequeña sea su empresa emergente. Desarrollar un plan de negocio puede ayudarle a determinar el tipo de financiamiento que puede necesitar, distinguir los tipos de cuentas que puede abrir, elaborar su plan de mercadeo, detallar su estructura comercial e incluso perfeccionar la misión general de su compañía.

Investigación de mercado

La investigación de mercado incluye un análisis de proyecciones futuras referente a las tendencias que afectan el sector al que pertenece y su mercado objetivo. En general existen cuatro métodos de investigación directa, que incluyen encuestas, cuestionarios, grupos de enfoque y entrevistas a fondo. Sus tácticas de investigación de mercado también deben incluir un análisis competitivo que exponga lo que están haciendo sus competidores, así como cualquier necesidad insatisfecha del mercado. Los propietarios de pequeñas empresas deben evaluar la participación del mercado, las fortalezas y debilidades de los competidores, el periodo de oportunidad para ingresar al mercado, las barreras que se pueden topar en el camino y los competidores indirectos o secundarios que pueden afectar sus metas.

Elegir su estructura comercial

Su estructura comercial se relacionará con casi todo lo que haga como propietario de una pequeña empresa. Esto incluye elegir si hará negocios usando una estructura de sociedad de responsabilidad limitada (LLC), corporación, organización sin fines de lucro o empresa unipersonal, entre otras. Este es uno de los pasos más importantes, ya que ciertas estructuras tienen diferentes requerimientos de registro o se les cobran impuestos de una forma diferente a las demás. Tenga en cuenta que la forma en que estructure su empresa también afectará su responsabilidad personal. Si opta por una estructura LLC, es posible que sus activos personales no estén en riesgo si su empresa se declara en quiebra o está sujeta a una sentencia.  Por el contrario, con una estructura de empresa unipersonal, sus activos personales están en riesgo.  Hay muchos aspectos para considerar al momento de elegir su estructura comercial, y algunos de estos también pueden verse limitados en función de su ubicación. Evalúe las ventajas y desventajas de cada estructura y piense detenidamente en lo que le conviene a su empresa durante esta fase clave.  Además, hable con su abogado, contador o asesor fiscal sobre el tipo de estructura comercial que le conviene.

Registrar su empresa

La forma de estructurar su empresa y lo que necesitará (cargos y documentos complementarios) para registrar su empresa puede depender de su ubicación, ya que hay diferentes requerimientos que se basan en las leyes, reglas y regulaciones locales (ciudad y condado) y estatales. Se recomienda que consulte con su abogado, contador o asesor fiscal para obtener más información sobre cómo establecer y registrar su entidad empresarial.

Obtener un número de identificación fiscal federal

¿Qué es un número de identificación fiscal federal y por qué lo necesita? Un número de identificación fiscal federal, que también se conoce como Número de Identificación del Empleador (EIN) es necesario para que su pequeña empresa pague impuestos federales, obtenga una licencia comercial o abra una cuenta bancaria empresarial. Para obtener un EIN, tendrá que solicitarlo en el Servicio de Impuestos Internos (IRS).[1] Es posible que también deba obtener un número de identificación fiscal estatal si el estado en el que se ubica su empresa exige el pago de impuestos estatales.

Obtener una licencia comercial

Registrar su empresa no es lo mismo que obtener una licencia comercial. Es posible que necesite una licencia además del registro para poder operar su empresa. El tipo de licencia que su empresa podría necesitar depende de la industria a la que pertenezca, si su producto o sus servicios son regulados por una agencia federal y la ubicación de la empresa, entre otras cosas.

Financiar su nueva empresa emergente

Cada propietario de empresa debe determinar cuál es el mejor camino de financiamiento en función de su situación financiera personal, su capacidad para pagar a los acreedores y la disposición para compartir la participación de la empresa.

Existen muchas maneras para abordar el financiamiento de una empresa, y algunas opciones de financiamiento incluso se pueden combinar, dependiendo de su situación. Algunos ejemplos de cómo financiar una empresa incluyen los siguientes, entre otros:

  • Financiamiento de capital: Esto puede incluir el hecho de que los propietarios de empresas potenciales usen su cuenta de ahorros o su cuenta de jubilación para invertir en su idea de negocio. Otras variaciones del financiamiento de capital pueden incluir inversionistas ángel o de capital privado, es decir, aquellos que invierten capital en empresas a cambio de una participación en la empresa.
  • Financiamiento de deuda: La mayoría de las veces, esto incluye préstamos empresariales tradicionales de su institución financiera o de una agencia del gobierno, como la Administración de Pequeñas Empresas (SBA), o préstamos de amigos y familiares.
  • Subvenciones para pequeñas empresas: Estos tipos de subvenciones básicamente proporcionan financiamiento para empresas emergentes y empresas que buscan expandirse y requieren mucho tiempo y esfuerzo para presentar la solicitud. En algunos casos, solicitar estas subvenciones requiere mucho tiempo y esfuerzo. Varias subvenciones se especializan y se ofrecen a empresas de industrias específicas, provienen de agencias gubernamentales federales, estatales o regionales o son proporcionadas por corporaciones, entre otras fuentes.

Abrir una cuenta bancaria empresarial

Estratégicamente, iniciar una relación bancaria empresarial y abrir su primera cuenta bancaria empresarial puede ser tan fácil como entrar a una sucursal o conectarse a Internet. Lo que necesita para abrir una cuenta bancaria empresarial también es sencillo, pero es igual de importante tenerlo a mano. Además de su identificación personal, como su licencia de conducir, los documentos normales que necesitará para abrir una cuenta de cheques para empresas de PNC incluyen los siguientes:

  • Número de Identificación del Empleador (EIN): Esta es la identificación fiscal federal de su empresa. Tendrá que solicitar un EIN con el Servicio de Impuestos Internos.
  • Licencia comercial: Hay varias licencias que quizás necesite para abrir una empresa, ya no se diga una cuenta bancaria empresarial. Esto puede depender del tipo de industria a la que pertenece su pequeña empresa, y también depende de si el producto o servicio que usted vende es regulado por su estado o por el gobierno federal.
  • Dirección de correo electrónico válida: Es necesaria si solicita una cuenta en línea.
  • Identificación con fotografía expedida por el gobierno: Puede presentar dos tipos de identificación primaria, o un tipo de identificación primaria y una identificación secundaria. Puede encontrar una lista de ambos ejemplos aquí.
  • Documentos constitutivos: Estos son los documentos que una entidad empresarial utiliza para establecer y dirigir su empresa.  Por ejemplo, una corporación se crea al presentar el acta constitutiva ante al estado correspondiente y la corporación se rige por sus estatutos.  Una sociedad de responsabilidad limitada se crea al presentar el acta constitutiva ante el estado correspondiente y se rige por su contrato de operación.

Dependiendo del banco que elija y del tipo de cuenta que abra, es posible que también se necesite un depósito de apertura mínimo. Por ejemplo, la cuenta de cheques empresarial de PNC requiere un depósito mínimo de $100.

Obtener el seguro comercial adecuado

Siempre es una buena idea protegerse y proteger su empresa, en particular cuando apenas empieza. Una póliza de seguro comercial puede proteger sus activos personales y empresariales en caso de que ocurra un giro de eventos inesperado. Por ejemplo, si se encuentra en una zona del país en la que su empresa corre el riesgo de daños generados por desastres naturales, una póliza de seguro puede mitigar ciertas pérdidas. El seguro de responsabilidad de productos puede dar cobertura que puede brindar protección contra pérdidas financieras debido a un producto defectuoso. El tipo de seguro que necesitará será distinto al de otras pequeñas empresas y, en algunos casos, se requieren ciertos tipos de pólizas de seguro.

Determine cómo recibirá pagos

Aceptar pagos de clientes como propietario de una pequeña empresa nueva puede parecer un concepto claro, pero hay muchos aspectos a considerar para comprender lo que más conviene a su empresa. Existen varias formas de pago, incluidas las aplicaciones de pagos móviles, las billeteras digitales, las transferencias ACH y, en algunos casos, la manera antigua de pagar con dinero en efectivo y cheques físicos. Dado que hay tantas opciones a disposición de los consumidores, los propietarios de empresas deben pensar detenidamente sobre lo que es mejor para su empresa y para la conveniencia de sus clientes. Una respuesta sencilla podría ser aceptar todas las formas de pago. Sin embargo, definitivamente no se trata de una situación que se ajuste a todos los casos.

Cómo pagar a los empleados

Manejar su nómina es un gran trabajo. Debe preparar, reportar y distribuir la nómina, y después debe presentar los pagos de los impuestos de sus empleados. Hay un sinnúmero de opciones a disposición de los propietarios de pequeñas empresas: desde el procesamiento en línea que pueden realizar por cuenta propia hasta el procesamiento completamente administrado por proveedores externos. Estos también se pueden ajustar específicamente para su empresa y se pueden diseñar para ayudar a eliminar las dificultades del procesamiento de nómina.

Establecer el equipo adecuado

Invertir en su empresa significa invertir en los empleados. Si bien es una buena idea reducir los gastos generales cuando apenas se está empezando, a medida que su empresa crece podría estar limitando su potencial al no invertir en el personal. Desde un vendedor nuevo que pueda supervisar el desarrollo de la empresa hasta un asistente que pueda mantener la empresa organizada y apoyar en las tareas administrativas, contratar apoyo adicional puede dejar libre al propietario de una pequeña empresa para que se ocupe del trabajo de mayor impacto, como centrarse en la estrategia o el crecimiento. Contratar los candidatos adecuados es una tarea difícil. Cuando piense en quién contratar, piense en su candidato ideal. Resalta las habilidades interpersonales y técnicas que deseas. Comprender la idea que tiene con respecto al candidato perfecto también puede ayudar al aspirante a hacerse una idea de la cultura de trabajo de la empresa, y a saber si cree en su misión.

Hacer crecer su nueva empresa

Si quiere abrir una segunda sucursal de su empresa o contratar más empleados, necesitará dinero. Es posible que deba contratar un préstamo o establecer reservas de dinero en efectivo. En la planificación pudiera parecer que puede permitirse pagar el crecimiento de la empresa, pero recuerde que debe tener en cuenta los ingresos potenciales. ¿Incorporar más empleados, una segunda sucursal o maquinaria hará crecer sus ventas considerablemente, y cuánto tardará dicho crecimiento? Además, debe asegurar que tenga un flujo de caja constante durante un periodo de tiempo sostenido antes del crecimiento. Esto le demostrará a usted, y a los posibles prestamistas o inversionistas, que su empresa tiene la seguridad financiera suficiente para asumir un mayor riesgo.

Utilizar sus recursos

Hay muchas decisiones que los propietarios de pequeñas empresas deben tomar al empezar su empresa desde cero. Los pasos expuestos anteriormente serán distintos dependiendo de las necesidades específicas de su empresa, y se necesitará una mayor orientación para adaptar dichas decisiones para que se ajusten perfectamente a sus metas. Hay recursos que los empresarios pueden aprovechar, incluida la página Cómo empezar su pequeña empresa de PNC, así como los numerosos asesores de pequeñas empresas del banco que se especializan en ayudar a los propietarios a empezar y hacer crecer sus operaciones. Para más información sobre las etapas iniciales, productos, servicios y otros temas, haga clic aquí y tome esos primeros pasos para el logro de sus metas.