Los operadores de alimentos y agronegocios a menudo gestionan de forma simultánea pagos a proveedores, costos de inventario, facturas mayoristas, pedidos minoristas y desembolsos específicos por canal. Estas variables en constante movimiento pueden hacer que el flujo de caja parezca caótico, incluso cuando las ventas son fuertes. A continuación, presentamos algunas ideas que le ayudarán a concluir cada jornada con mayor claridad financiera.

  • El flujo de caja a menudo parece complejo para los operadores de alimentos y agronegocios. Muchas empresas deben pagar a proveedores, administrar el inventario o la vida útil de los productos, procesar pedidos de clientes, facturar a compradores mayoristas y conciliar liquidaciones en múltiples canales de venta.
  • Consolidar las herramientas de pago puede simplificar la conciliación a través de los canales B2B (de empresa a empresa), minoristas y digitales.
  • Separar los fondos de la empresa en una cuenta operativa principal y subcuentas dedicadas puede proporcionar una visión más clara del efectivo disponible.
  • Desarrollar el hábito de la conciliación diaria puede ayudar a detectar pequeñas discrepancias de manera oportuna.
  • A medida que su empresa crece, las estrategias avanzadas, tales como líneas de crédito con garantía para empresas, proyecciones continuas de flujo de caja y herramientas de prevención del fraude, pueden ayudarle a gestionar la complejidad adicional que a menudo acompaña al crecimiento.

Las compañías de alimentos y agronegocios a menudo operan en el espacio intermedio entre la producción agrícola primaria y el cliente final. Estas empresas pueden abastecerse de ingredientes o productos provenientes de granjas para luego procesarlos, empacarlos, distribuirlos, comercializarlos o venderlos mediante canales mayoristas, minoristas, de servicios alimentarios, de comercio electrónico u otros canales.

Ese ciclo de “adquisición, procesamiento y venta” puede generar una gran complejidad en el flujo de caja. Por ejemplo, los pagos a proveedores pueden vencer antes de que se vendan los productos terminados, el inventario puede ser perecedero o sensible al tiempo, los compradores mayoristas pueden pagar en plazos de crédito establecidos, y los canales minoristas y digitales pueden liquidar en calendarios diferentes. Incluso cuando los ingresos son saludables, puede resultar difícil saber exactamente cuánto efectivo hay disponible.

A continuación, analizamos más de cerca los desafíos de la administración de efectivo que pueden enfrentar los operadores de alimentos y agronegocios, y sugerimos maneras de aportar mayor estructura al flujo de caja diario.

Por qué el flujo de caja se complica para los operadores de alimentos y agronegocios

Para muchas compañías de alimentos y agronegocios, la complejidad del flujo de caja radica en los plazos de cobro y pago. Es posible que deba pagar a proveedores, fabricantes de empaques, transportistas, empleados y servicios públicos antes de recibir los pagos de los clientes. Al mismo tiempo, es posible que el inventario deba movilizarse rápidamente para preservar su frescura, calidad y margen de ganancia.

Por ejemplo, un fabricante de alimentos especializados puede comprar ingredientes al por mayor, pagar el empaque, programar la producción, realizar envíos a compradores mayoristas y esperar 15, 30 o más días para el pago de las facturas. Es posible que un distribuidor necesite pagar a los proveedores y cubrir los costos de transporte antes de recibir el pago de los minoristas o de los clientes de servicios de alimentos. Una marca de productos envasados puede vender mediante canales de comercio electrónico, ventas mayoristas y ventas minoristas, cada uno con diferentes plazos de liquidación y requisitos de presentación de informes.

Estas variables en constante movimiento pueden dificultar la respuesta a una pregunta simple pero importante: “¿Con cuánto efectivo disponible contamos realmente hoy?”

Las ventas multicanal complican la contabilidad

Los operadores de alimentos y agronegocios suelen vender a través de varios canales simultáneamente. Cada canal puede generar su propio ritmo de pagos, su formato de informes y su proceso de conciliación.

Los compradores mayoristas pueden pagar las facturas en plazos de crédito neto a 15 o 30 días, o incluso a plazos mayores. Los clientes minoristas pueden pagar con tarjeta, billetera digital o sistemas de punto de venta. Los pedidos de comercio electrónico pueden liquidarse a través de un procesador de pagos. Las cuentas de servicios de alimentos pueden pagar mediante ACH o cheque. Los pagos provenientes de mercados digitales, servicios de entrega o distribuidores pueden recibirse en lotes con los cargos ya deducidos.

El resultado es, a menudo, una combinación de depósitos, facturas, informes del procesador de pagos, registros de ventas, cargos, reembolsos y actividad bancaria que deben conciliarse entre sí. Sin un proceso constante, las pequeñas discrepancias pueden volverse más difíciles de detectar y el efectivo disponible puede volverse más difícil de comprender.

Tres estrategias que pueden ayudar a simplificar la administración del flujo de caja

Si bien cada operador de alimentos y agronegocios cuenta con una combinación diferente de clientes, modelo operativo y ciclo de ventas, algunos cambios estructurales pueden ayudar a reducir la complejidad contable y mejorar la visibilidad. Estas son algunas sugerencias a tener en cuenta:

1. Mantener las herramientas de pago ágiles y consolidadas

Es posible que no necesite métodos de pago o procesadores independientes para cada canal de ventas. Consolidar las herramientas de pago siempre que sea posible puede facilitar el seguimiento de las ventas, la conciliación de los depósitos y la comprensión del rendimiento de cada canal.

Para ventas al por menor, comercio electrónico y ventas directas

Si su empresa realiza ventas mediante un establecimiento minorista, una tienda de comercio electrónico, un evento o una plataforma de pedidos digitales, considere si una única relación de servicios para comerciantes puede respaldar pagos con tarjeta, con billetera digital, en línea y en el punto de venta. Esto puede permitir que la actividad de ventas se revise mediante un menor número de informes y se concilie de manera más eficiente con los depósitos bancarios.

Es posible que algunas empresas aún requieran software especializado para el inventario, las suscripciones, los pedidos, los envíos o la administración de clientes. En tales casos, es posible que la meta no sea eliminar todas las plataformas. En su lugar, el objetivo debe ser reducir las duplicaciones innecesarias y crear un proceso claro sobre cómo se conecta cada sistema con su gestión contable.

También puede considerar limitar el número de métodos de pago que acepta en determinados canales. Por ejemplo, los pagos con tarjeta y con billetera digital pueden cubrir la mayoría de las necesidades de los clientes en un entorno minorista, mientras que las transferencias ACH pueden ser más adecuadas para pagos B2B de mayor volumen.

Para pedidos mayoristas y B2B

Considere establecer las transferencias ACH como el método de pago preferido para compradores mayoristas, minoristas, restaurantes, cuentas de servicios alimentarios, distribuidores y otros clientes B2B. Las transferencias ACH pueden ser más rentables que los pagos con tarjeta para facturas más grandes y pueden lograr un seguimiento de pagos más predecible.

Para incentivar los pagos ACH, indique ACH como el método de pago preferido en las facturas, proporcione instrucciones de pago claras y estandarice la terminología de las facturas para todos los tipos de clientes. También puede considerar establecer las expectativas durante la incorporación de clientes, de modo que las preferencias de pago queden claras desde el principio.

Para compradores recurrentes o de alto volumen, las prácticas uniformes de pago ACH pueden ayudar a reducir los costos de procesamiento, simplificar la conciliación y mejorar la visibilidad de las entradas de efectivo previstas.

En todos los canales

Si su procesador de pagos y su cuenta de cheques para empresas pertenecen al mismo banco, es posible que tenga acceso a opciones de financiamiento que agilicen la disponibilidad de los depósitos. Un acceso más rápido a los fondos provenientes de pagos con tarjeta puede ser de gran ayuda cuando se necesita efectivo para la nómina, los pagos a proveedores, el transporte, los empaques u otros gastos operativos a corto plazo.

La adopción de convenciones de nomenclatura uniformes también puede facilitar la conciliación. Utilice los mismos nombres de producto, SKU, paquetes, clientes y canales en su sistema de POS, plataforma de facturación, tienda de comercio electrónico, sistema contable y herramientas de informes bancarios. Si una factura mayorista describe un producto de una manera y su sistema de comercio electrónico lo identifica de otra, es posible que los totales de ventas requieran una revisión manual antes de poder conciliarse.

Una estructura de nomenclatura estandarizada puede ayudar a su equipo a realizar el cierre diario con mayor rapidez y a comprender qué canales, clientes o productos impulsan el flujo de caja.

2. Organizar cuentas para una mayor claridad operativa

El uso de una sola cuenta de cheques para todas las operaciones empresariales puede dificultar la distinción entre el efectivo operativo y los fondos reservados para otros fines. Por ejemplo, un saldo de $75,000 puede parecer sólido hasta que se consideran la nómina, el impuesto sobre las ventas, los pagos a proveedores, las reparaciones de equipos, los pedidos de empaques y los pagos de préstamos ya programados.

En su lugar, considere separar las cuentas según el propósito. Mantenga una cuenta operativa principal para el efectivo operativo y configure subcuentas dedicadas para impuestos, nómina, pagos a proveedores, equipos, distribuciones del propietario, gestión de deudas, reservas de inventario u otras necesidades planificadas.

Cada subcuenta debe tener una función clara. Esto puede facilitar la comprensión del efectivo que realmente está disponible para las decisiones cotidianas frente a lo que ya está asignado.

También puede automatizar las transferencias de fondos entre su cuenta operativa y las subcuentas. Cada depósito en la cuenta principal puede activar la transferencia de un monto fijo o un porcentaje hacia las cuentas designadas. Automatizar estas transferencias puede reducir las tareas manuales y ayudar a que su estructura de efectivo se mantenga constante a medida que varía el volumen de ventas.

Para los operadores de agronegocios que gestionan costos de inventario variables, esta estructura también puede respaldar una mejor planificación. Reservar fondos para compras estacionales a proveedores, producciones de empaques, aumentos en los costos de transporte o mantenimiento de equipos puede ayudar a reducir sorpresas financieras cuando se presentan gastos mayores.

3. Desarrollar el hábito de la conciliación diaria

Cuando se gestionan múltiples canales de ventas, pagos diferidos, cargos del procesador y facturas B2B, detectar las discrepancias puede resultar más difícil. Un hábito de conciliación diaria puede ayudarle a detectar los problemas mientras aún son pequeños y más fáciles de corregir.

Un cuadre diario de saldos no tiene por qué requerir mucho tiempo. Considere dedicar 10
minutos al final de cada día laboral para:

  • Obtener los informes diarios de los sistemas de punto de venta, las plataformas de comercio electrónico y facturación, o los procesadores de pagos.
  • Conciliar los depósitos previstos con los fondos disponibles en el banco o en tránsito.
  • Revisar los pagos mediante ACH, tarjeta, cheque y medios digitales por cada canal.
  • Registrar cualquier discrepancia con una fecha y una breve explicación.
  • Archivar recibos, facturas, informes del procesador y registros de depósitos en una ubicación
    accesible.
  • Detectar pagos de clientes atrasados, saldos incompletos o falta de datos de
    remesa.

Este hábito puede resultar particularmente útil para las empresas que gestionan compradores mayoristas, contracargos de minoristas, deducciones de distribuidores, cargos por procesamiento, reembolsos o múltiples calendarios de liquidación. Al revisar la actividad diariamente, puede reducir el riesgo de imprevistos al cierre de mes y mejorar la precisión de su posición de caja.

Estrategias avanzadas para gestionar el crecimiento y los plazos del flujo de caja

Una vez que su contabilidad sea más clara, sus sistemas de pago se hayan simplificado y sus cuentas estén organizadas, es posible que esté listo para considerar estrategias de administración de efectivo más avanzadas.

Para los operadores de alimentos y agronegocios en crecimiento, un mayor volumen a menudo conlleva una mayor complejidad. Un mayor número de clientes puede significar más facturas. Un mayor número de canales puede significar más calendarios de liquidación. Un mayor volumen de inventario puede significar más efectivo atado antes de realizar el cobro de las ventas.

Estas son algunas estrategias que podrían ayudar.

Utilizar una línea de crédito con garantía para cerrar la brecha de las cuentas por cobrar

En lugar de esperar a recibir los pagos de las facturas de ventas mayoristas o B2B, considere si una línea de crédito con garantía para empresas podría ayudar a cerrar las brechas de flujo de caja a corto plazo. Esto puede resultar útil cuando el pago a proveedores, la nómina, los costos de transporte o los costos de producción vencen antes de realizar el cobro de las ventas a los clientes.

Una línea de crédito puede ofrecer mayor flexibilidad que un préstamo a plazos, ya que, generalmente, usted solo dispone de lo que necesita y paga intereses únicamente sobre el monto utilizado. Para las empresas con órdenes de compra previsibles, cuentas por cobrar o fluctuaciones estacionales en el volumen, este tipo de financiamiento puede ayudar a mejorar la sincronización del flujo de caja.

Elaborar un pronóstico de flujo de caja continuo a 13 semanas

Un pronóstico de flujo de caja continuo de 13 semanas puede ayudar a los operadores de alimentos y agronegocios a planificar en función de los pagos a proveedores, las compras de inventario, la nómina, el alquiler, los servicios públicos, los pagos de deudas, las cuentas por cobrar previstas y las ventas anticipadas.

A diferencia de un presupuesto anual estático, un pronóstico continuo se actualiza de manera regular. Esto puede dar una idea más práctica de lo que podría ocurrir en las próximas semanas y en qué puntos podrían presentarse presiones de liquidez.

En la actualidad, muchos bancos ofrecen herramientas y paneles digitales de flujo de caja que pueden ayudar a los propietarios de empresas a monitorear la actividad, revisar los saldos y realizar pronósticos con mayor precisión.

Fortalecer los controles de pago y la protección contra el fraude

A medida que aumentan su volumen de transacciones, su base de proveedores y su actividad de ventas mayoristas, su exposición al fraude de pago también puede incrementarse. El fraude con cheque, el fraude ACH, el fraude de facturas y la vulneración del correo electrónico empresarial pueden generar alteraciones financieras y operativas.

Los servicios de administración de tesorería como el pago positivo y los bloqueos de ACH pueden ayudar a reducir el riesgo. La herramienta de Pago positivo permite a los bancos verificar los cheques girados frente a los datos de pago aprobados. Los bloqueos de ACH pueden ayudar a evitar que se registren débitos no autorizados en su cuenta.

Los sistemas de aprobación doble también pueden resultar útiles. Por ejemplo, un miembro del equipo puede iniciar un pago mientras otro lo revisa y aprueba. Este control adicional puede reducir el riesgo de pagos no autorizados o erróneos.

Aportar calma y claridad al flujo de caja

Los operadores de alimentos y agronegocios a menudo gestionan múltiples variables de forma simultánea. Incluso cuando las ventas son sólidas, el efectivo puede ser difícil de rastrear sin la estructura adecuada.

Es posible lograr un mayor control mediante la consolidación de las herramientas de pago, la asignación de cuentas de depósito para diferentes fines y la conciliación de la actividad diaria entre los sistemas. A medida que su empresa crece, las líneas de crédito con garantía empresarial, los pronósticos continuos de flujo de caja y las herramientas de protección contra el fraude pueden ayudar a reducir la complejidad financiera y hacerla más manejable.

Cada empresa de alimentos y agronegocios cuenta con una combinación única de proveedores, clientes, canales de ventas y necesidades operativas. Descubra más estrategias y soluciones para su industria en nuestra página de Soluciones para la industria de alimentos, bebidas y agronegocios.